+7 (495) 956-79-28

Модули

Модули CompanyMedia — прикладные решения, каждое из которых предназначено для автоматизации бизнес-процессов, относящихся к определенной предметной области. Модули могут применяться в качестве самостоятельных приложений и в комбинированном режиме — в этом случае гибкое сочетание функциональности модулей позволяет создавать комплексные решения, максимально соответствующие потребностям заказчика. Таким образом, автоматизация документооборота на предприятии реализуется в соответствии с потребностями конкретного заказчика. Для взаимодействия прикладных подсистем используется инфраструктура ActiveFrame, являющаяся каркасом, информационным ядром CompanyMedia.


В состав CompanyMedia входят модули:


  • Делопроизводство

Модуль CompanyMedia «Делопроизводство» предназначен для автоматизации внутренних и внешних электронных коммуникаций. Подсистема объединяет такие компоненты, как «Входящие документы», «Исходящие документы», «Внутренние документы» и другие. В модуле реализовано сочетание современных моделей ведения бизнеса и лучших практик российского документооборота и делопроизводства (ГСДОУ).

Система обеспечивает автоматизацию документооборота в рамках следующих функций:


  • фиксирование всех реквизитов документов в соответствии с ГСДОУ и требованиями заказчика;
  • распределенное (на местах) внесение поручений и резолюций;
  • контроль исполнения документа в целом, отдельных поручений и исполнителей;
  • фиксирование в системе передачи бумажных экземпляров и копий (смешанный документооборот);
  • автоматическое формирование дел при отнесении документов к номенклатурным делам;
  • поиск по набору реквизитов или по контексту;
  • построение отчетов по найденным или выделенным документам в соответствии с шаблоном отчета;
  • заверение содержания документов, поручений и отчетов об исполнении с помощью ЭП;
  • возможность учета в системе всей (в том числе нерегистрируемой) входящей корреспонденции;
  • работа с сопроводительными письмами в рамках электронного документооборота
  • Нормативные и распорядительные документы (НРД)

Подсистема CompanyMedia «Нормативно-распорядительные документы» предназначена для публикации и хранения официальных действующих на предприятии, а также устаревших нормативных и распорядительных документов. Модуль позволяет управлять комплексом документов, к числу которых относятся государственные и корпоративные нормативные акты, регламенты и инструкции, а также постановления, решения, приказы, распоряжения и указания.

Автоматизируемые участки документооборота:


  • подготовка, согласование проектов документов, их публикация и последующее хранение, поддержка версионности, отменяющих и заменяющих документов, полностью и в частях;
  • поддержка ЭП при согласовании и утверждении (подписании) документа;
  • работа с гиперссылками, позволяющими поддерживать базу документов в актуальном состоянии;
  • документооборот в обособленных подразделениях и филиалах, публикация документов филиалами.
  • Договоры


Документооборот в сфере договорной документации — один из наиболее значимых участков работы с корпоративным контентом. Модуль «CompanyMedia - Договоры» — это автоматизация всего жизненного цикла контрактной документации, включая создание проектов договоров, их согласование, формирование электронного архива. Система позволяет существенно сократить сроки согласования по договорам и полностью исключить риск потери документов.

Автоматизация документооборота по договорам:


  • подготовка текста договора на основе шаблонов типовых договоров;
  • подготовка нетиповых договоров, в том числе с поддержкой юридической логики;
  • контроль прохождения (где и у кого находится), фиксация сроков согласования и резолюций, версий договоров;
  • заключительное визирование договоров ответственным сотрудником или руководителем (ЭП);
  • организация централизованного реестра договоров компании или предприятия в электронной форме (регистрация и учет, хранение оригиналов и версий договоров, приложений, сопроводительных документов);
  • поиск, оперативное получение информации и отчетов;
  • предоставление информации по договору подразделениям компании или отдельным сотрудникам;
  • учет выдачи и возврата оригиналов документов;
  • организация электронного архива завершенных и расторгнутых договоров.
  • Заявки


Автоматизация внутреннего документооборота требует корректной работы с заявками в электронном виде. Модуль автоматизирует процессы, связанные с подготовкой и рассмотрением различных видов заявок, посредством которых подразделения организации взаимодействуют и оказывают услуги друг другу. В основе модуля – карточка «универсальной» заявки, которая может служить шаблоном для реализации заявок разных видов.

Возможности системы позволяют сотрудникам организации:


  • создавать заявки и регистрировать их;
  • обрабатывать заявки и контролировать их исполнение;
  • архивировать выполненные заявки.
  • Заседания

Модуль «CompanyMedia - Заседания» предназначен для комплексной автоматизации подготовки, проведения и контроля исполнения решений, принимаемых в ходе заседаний коллегиальных органов, включая заседания наблюдательных советов. Одна из ключевых особенностей модуля – возможность дистанционного участия в работе заседаний с применением планшетных устройств. Электронный документооборот, связанный с заседаниями, позволяет существенно экономить время руководителей высшего звена и сотрудников, участвующих в подготовке необходимых материалов.

Сквозная автоматизация на всех этапах:


  • формирование проекта повестки дня;
  • подготовка вопросов к заседанию (материалов по вопросам, проектов решений и приложений к ним);
  • утверждение повестки заседания;
  • рассылка документов к заседанию и повестки дня участникам заседания;
  • проведение заседания в очной или заочной форме;
  • подготовка и согласование протокола заседания;
  • подписание и регистрация протокола;
  • рассылка протокола участникам;
  • выдача поручений и контроль исполнения решений, принятых по итогам заседания.
  • Корпоративный электронный архив


Корпоративный электронный архив предназначен для организации эффективной работы с архивными документами в соответствии с государственными, отраслевыми и ведомственными нормами. Таким образом, система CompanyMedia обеспечивает решение задач завершающей фазы жизненного цикла документов и замыкает весь комплекс процессов документооборота.

Модуль позволяет решать задачи:


  • «электронное» хранение (документы, которые обрабатываются и хранятся только в электронном виде);
  • бумажное хранение (документы, для которых хранение предусмотрено только на бумажном носителе);
  • смешанное хранение (документы, которые обрабатываются и хранятся как на бумажном носителе, так и в электронном виде).
  • Обращения граждан

Модуль ориентирован, в первую очередь, на предприятия и организации, ведущие делопроизводство обращений граждан, и позволяет сократить временные затраты на регистрацию, обработку и контроль исполнения обращений физических лиц. Электронный документооборот по обращениям граждан значительно увеличивает эффективность работы органов власти всех уровней.

В системе возможно осуществление следующих действий:


  • регистрация и учет первичных и повторных обращений;
  • выбор исполнителей поручений по обращению;
  • постановка на контроль исполнителей поручений;
  • контроль исполнения поручений и хранение результатов в системе;
  • подготовка, хранение и отправка ответных документов (сопроводительных писем и документов, письменных ответов заявителям и др.);
  • формирование документов по обращениям в дела;
  • создание электронного архива документов по обращениям (возможность их хранения в различных форматах);
  • построение различных отчетов по обращениям;
  • поиск документов по набору реквизитов, ответственному сотруднику, контексту;
  • регистрации и хранения первичных и повторных обращений граждан в организацию;
  • необходимая работа по обращениям;
  • предоставления удобных средств контроля за исполнением поручений.
  • Поручения


Модуль CompanyMedia «Поручения» предназначен  для создания и контроля исполнения устных поручений, не связанных с документами.

В подсистеме реализованы следующие возможности:


  • создание поручения (с указанием его автора, исполнителя, срока исполнения)
  • редактирование поручения (изменение текста задания, состава исполнителей, пр.)
  • постановка и снятие с контроля отдельных исполнителей, перенос срока исполнения с указанием причины переноса
  • создание сотрудниками отчетов об исполнении поручений с целью: доложить о проделанной работе, уведомить автора поручения о ходе работ, запросить новый срок
  • поиск поручения, удовлетворяющего заданным критериям.
  • Факс


Модуль «CompanyMedia-Факс» предназначен для хранения информации о факс-сообщениях, поступивших и направленных в другие организации или компании, сбора данных об их регистрации.

«CompanyMedia- Факс» позволяет:


  • сократить издержки на обработку больших объемов факсимильной переписки
  • сократить сроки доставки факс-сообщений адресатам
  • автоматизировать регистрацию официальных документов, поступающих посредством факсимильной связи
  • сократить расходы на обслуживание факсимильной техники
  • обеспечить контроль доставки сообщений и гарантировать их сохранность.