Рабочее место руководителя

Сценарии работы руководителей с документами (в первую очередь электронными) определяются стилем руководства, принятыми в организации подходами к распределению обязанностей, личными предпочтениями руководителя и многими другими факторами. Система CompanyMedia предоставляет возможности работы руководителей с документами по различным сценариям, в условиях различных возможных взаимоотношений руководителя со своим окружением.

Например, руководитель может получать различные уведомления от Системы о наступлении значимых событий (поступлении нового документа, задачи, других сигналов, требующих реакции) и самостоятельно отрабатывать очереди таких сообщений. При этом руководитель с помощью встроенных возможностей системы лично осуществляет контроль исполнения заданий подчиненными и состояние различных дел и вопросов. Такой руководитель может также самостоятельно подбирать материалы для встреч и совещаний, готовить свои выступления. Руководитель имеет возможность использовать встроенные в систему современные средства коллективной работы для оперативного взаимодействия с подчиненными, а также непосредственно в своем рабочем месте в системе планировать свои дела и мероприятия.

Другой сценарий работы предполагает взаимодействие с помощниками и секретарями. В этом случае предварительный разбор поступающих документов осуществляется помощниками, которые формируют соответствующие очереди (на рассмотрение, на согласование, на подпись, на передачу исполнителю и т.д.) и выполняют предварительную отработку (готовят проекты резолюций и поручений, ответов и др.). При этом помощники могут иметь доступ непосредственно к рабочему месту руководителя или со своего рабочего места готовить соответствующие подборки и передавать на рабочее место руководителя уже предварительно обработанные и собранные в очереди для дальнейшего рассмотрения документы. Помощники могут также по распоряжению руководителя или по собственной инициативе планировать для руководителя в Системе предстоящие дела, готовить отчеты по исполнительской дисциплине и состоянию дел.

Система предоставляет развитые возможности для делегирования полномочий и организации замещения руководителя на временной или постоянной основе. При этом конкретная персона одновременно может быть секретарем (или помощником), Заместителем или временно исполняющим обязанности нескольких руководителей одновременно, и, наоборот, руководитель может одновременно иметь нескольких секретарей, помощников и заместителей.

Особое место занимает предоставление руководителю возможности работы с документами и взаимодействия со своим окружением в удаленном режиме (на совещаниях, в командировке и в других случаях работы вне офиса и своего кабинета).

В системе CompanyMedia предусмотрены следующие рабочие места, адаптированные для работы руководителей высшего звена:

Web-клиент для руководителя высшего звена WebDocs

Практика показывает, что руководители (бизнес-пользователи) не охотно используют традиционный веб-интерфейс CompanyMedia, который, не смотря на возможности кастомизации, все равно остается для них избыточно функциональным. Этим сотрудникам удобнее использовать мобильную версию системы и работать с помощником.

Новый интерфейс CompanyMedia WebDocs отличается исключительными возможностями настройки своей работы в системе. В нем документы сортируются в столбцы по любому нужному признаку или принадлежности к актуальным задачам. Действия  с документом осуществляются в несколько кликов. Таким образом, перед глазами только необходимые в работе  документы. Новый интерфейс позволяет работать в системе на любом устройстве: PC, планшет, смартфон.

Рабочее место руководителя высшего звена для планшетных устройств CompanyMedia VIP

Разработчики «ИнтерТраст» приложили все силы, чтобы сделать работу в приложении максимально комфортной, а значит, эффективной – в том числе для тех, кто не имеет опыта взаимодействия с мобильными устройствами. Интерфейс приложения максимально облегчен, рабочие папки визуально стилизованы под папки «бумажного» делопроизводства, есть возможность оставлять графические резолюции. Приложение поддерживает функцию мультиязычности – пользователи могут легко переключаться с одного языка на другой.

Работа в VIP-версии предполагает взаимодействие с помощником, работающим в web-клиенте системы CompanyMedia (WebDocs) и формирующим список документов для отправки руководителю.