СЭД. Разработка и внедрение систем документооборота
Что такое электронный документооборот (СЭД)
"Система электронного документооборота" - чисто российский термин, успевший приобрести статус официального в нашей стране. Сейчас он используется повсеместно - от рекламных материалов до федеральных проектов. СЭД представляет собой многопользовательскую программу, позволяющую автоматизировать документированную деятельность организации. Использование такой системы способствует оптимизации управленческих процессов.
Учитывая специфику работы с документоориентированной информацией, принято выделять два типа СЭД - электронное делопроизводство и электронный документооборот.
Системы делопроизводства
Они направлены на обеспечение автоматизированной работы с документами и отдельными реквизитами в их компьютерной версии. Унифицированные формы и регистрационно-контрольные бланки оформляются и проводятся в соответствии с государственными стандартами делопроизводства.
Назначение. Система делопроизводства автоматизирует регистрацию действий и событий согласно принятым правилам. Это может быть передача документа на исполнение, фиксация полученного по нему ответа или принятие к исполнению.
Пользователи. Фокусная группа пользователей составляет от 10 до 15 % штатного состава организации. Делопроизводство затрагивает различные структурные подразделения: например, административный отдел, секретариат и канцелярию, юридический отдел и т.д.
Таким образом, система делопроизводства охватывает отрасль документационного обеспечения управленческой деятельности компании, включающей фиксацию фактически совершенных действий или произошедших событий.
Системы документооборота
Они обеспечивают автоматизацию регистрации и формального контроля движения документов организации. Как внутренний, так внешний документооборот осуществляется на основе информационных технологий в строго регламентированном порядке.
Назначение. Целью разработки и внедрения таких систем является не только автоматизация регистрирования событий, но и поддержание актуальности задокументированных процессов.
Пользователи. К группе пользователей относится около 80% всех сотрудников компании (большинство подразделений).
Функционал системы СЭД
Создание электронного документооборота помогает избежать множества проблем, связанных с оборотом огромного массива официальных бумаг. Внедрение специальных компьютерных программ облегчает процесс поиска необходимой информации. Автоматизированная система фиксирует факт нахождения конкретного документа у одного из сотрудников организации, и определяет стадию его разработки.
СЭД позволяет реализовать ряд задач, возникающих при документировании деятельности компании.
Обеспечение всего цикла работ с документами
В результате создания и внедрения системы делопроизводства и электронного документооборота обеспечивается оптимизация работы с бумагами, бланками и унифицированными формами. Создается возможность согласованных действий пользователей на каждом этапе по сравнению с бумажным вариантом. Документооборот охватывает следующие стадии:
Подготовка. Заключается в подготовке документа (т.е. фиксации факта) и его редактировании;
Согласование. Охватывает процедуры пересылки, ознакомления, подписания (с помощью электронно-цифровой подписи) и размещения документа в каталогах;
Управление. СЭД позволяет управлять работой сотрудников, связанной с потоками документов, включая создание поручений, контроль их исполнения, регистрацию и сдачу в архив;
Защита. Внедрение системы электронного документооборота и делопроизводства обеспечивает сохранность данных посредством унифицированного доступа к содержанию документации. СЭД позволяет хранить информацию в разных форматах - текстовом, графическом и т.д. - в течение заданного периода времени.
Таким образом, технология внедрения компьютерных систем обеспечивает регламентирование, упорядочение и контроль действий, связанных с обработкой документов.
Методы сортировки документов в СЭД
Система электронного документооборота позволяет хранить большие объемы данных в иерархичной структуре папок. В процессе осуществления деятельности создаются следующие виды документации:
- исходящая;
- входящая;
- внутренняя;
- организационно-распорядительная.
Внедрение СЭД позволяет "прописывать" один и тот же документ в любом количестве папок одновременно (то есть ставить ссылку на него). Физически же он хранится на сервере. Использование системы электронного документооборота и делопроизводства обеспечивает возможности для варьирования методов классификации данных.
Существуют следующие способы сортировки документов в системе электронного документооборота:
- алфавитный;
- номинальный;
- нумерационный;
- хронологический;
- корреспондентский и географический;
- предметно-вопросный, или логический.
Так, разработка системы документооборота lotus notes позволяет группировать папки с использованием сочетания нескольких признаков. Подобная организация работы с документами способствует их сохранности и оперативности доступа к данным по сравнению с бумажным вариантом.
Алгоритм принятия решения в СЭД
Система позволяет оптимизировать информационную поддержку принятия решения. Это достигается благодаря взаимосвязи документов в общей иерархии папок. Возможность внедрения электронного документооборота и делопроизводства обеспечивает следующий порядок работы:
- сбор и анализ информации на соответствие поставленной задаче;
- поиск вариантов решения;
- рассмотрение потенциальных последствий;
- выбор оптимального варианта;
- информирование вовлеченных в процесс сторон;
- реализация принятого решения;
- проведение оценки эффективности предпринятых действий;
- анализ результатов.
При такой последовательности действий секретарь отвечает за подготовку необходимых данных для руководителя, на основании которых будет приниматься решение. Сбор информации обычно усложняется большим объемом разного вида документации. По сравнению с бумажным вариантом, при внедрении системы СЭД запускаются специальные поисковые механизмы, работа которых основана на четкой классификации и логических взаимосвязях. Система дает возможность быстро ориентироваться в папках и находить нужные документы. Алгоритм принятия решения позволяет многократно редактировать документ и отчитываться в проделанной работе руководству.
Преимущества внедрения системы электронного документооборота
Подведем итоги. Такие системы обладают рядом существенных преимуществ. Сравнение с бумажным оборотом документов позволяет выделить следующие.
Единство информационного пространства. Технология документооборота основана на предоставлении сотрудникам доступа к цифровым версиям официальных бумаг. Система дает возможность визуализации документов, обеспечивая оперативность работы территориально удаленных пользователей в едином информационном пространстве по сравнению с бумажным вариантом. При внедрении создаются архивы, которые обеспечивают централизованное хранение документов с поддержкой актуального доступа к ним.
Качество и надежность. Внедрение электронного делопроизводства упрощает обмен информацией за счет максимального сокращения количества выполняемых действий, вариативности работы с одним и тем же документом и возможности выбора различных путей доступа. Внедрение СЭД повышает качество и надежность работы компании в целом. Увеличивается персональная ответственность сотрудников, так как система позволяет получать актуальную информацию о том, на какой стадии находится подготовка документа, и кто с ним работает в данный момент.
Сокращение затрат. Внедрение электронного документооборота позволяет значительно сократить затраты различных категорий:
Производственные. Внедрение системы электронного документооборота упрощает процесс получения актуальной информации по отдельному документу или целому процессу, по сравнению с объемом бумажного оборота.
Материальные. Технологии внедрения СЭД помогают сокращать издержки на управление документами и хранение их бумажных вариантов.
Временные. Системы электронного документооборота, по сравнению с бумажным вариантом, обеспечивают более быстрый поиск документов, точную передачу информации и оперативное получение обратной связи даже в тех случаях, когда стороны находятся в тысячах километров друг от друга.
Такие современные решения, как lotus notes, дают возможность практически мгновенной доставки электронного образа благодаря автоматической рассылке уведомлений и открытию доступа к документу. Для сравнения - путешествие бумажного документа от отправителя к получателю могло бы занять несколько дней.
Защита информации. Механизмы внедрения СЭД позволяют обеспечить защиту обрабатываемых данных с момента размещения документа в каталогах до передачи их в архив. Система обеспечивает безопасное хранение данных в единой иерархии папок с ограничением прав доступа, что помогает минимизировать возможности возникновения ряда рисков:
- несвоевременности передачи данных и выполнения поручений;
- потери данных в процессе эксплуатации документов;
- невыполнения/несвоевременного выполнения деловых обязательств.
Внедрение документооборота позволяет регламентировать делопроизводство компании в целом и повысить управляемость документами.
Итак, разработка современных СЭД представляет собой создание качественного инструментария, способного автоматизировать делопроизводство и повысить уровень управления компанией. Системы автоматизированного документооборота, по сути, это некий "коллективный органайзер", позволяющий отслеживать состояние дел, контролировать соблюдение установленных сроков, сохранять историю работы с документами и вести статистику.
