Городская Дума Ростова-на-Дону

На базе системы СЭД CompanyMedia в Думе Ростова-на-Дону реализован безбумажный документооборот. В результате внедрения СЭД автоматизировано делопроизводство; в системе ведется ведется работа с резолюциями и поручениями руководителей; внутренние и организационно-распорядительные документы обрабатываются в СЭД; широко используются возможности для согласования различных типов документов, а также инструменты для контроля исполнительской дисциплины. Проект выполнен совместной командой ИТ-специалистов Думы и компании "ТРИНИТИ", являющейся партнером "ИнтерТраст".

Истоки проекта

Первая современная Дума Ростова-на-Дону была избрана 27 марта 1994 года, она насчитывала 20 депутатов. Для обеспечения ее деятельности был сформирован аппарат Думы. Сейчас в Думе работают 40 депутатов, 40 помощников депутатов и 40 сотрудников аппарата. На данный момент уровень ИТ обеспечения и применения ИТ технологий в Ростовской-на-Дону городской Думе может служить образцом для многих городских дум в РФ. Путь к этой вершине начался в 2012 году, когда Валерий Танага, главный специалист по информационным технологиям, на конференции компании «Интертраст» увидел презентацию Игоря Неживых, в которой он рассказал о возможностях и функционале модуля «Законотворчетсво/Нормотворчество», разработанного его командой.

Задачи

Необходимо было автоматизировать основные направления деятельности депутатов:

• Нормотворчество/Законотворчество;
• Безбумажный документооборот;
• Мобильная работа с документами в любом удобном месте, в любое удобное время;
• Отчетность и контроль исполнения поручений;
• Система проведения заседаний;

Решение

Инфраструктура:

• Локальная структурированная кабельная система.
• Центр обработки данных находящийся в отдельном помещении и состоящий из современного серверного, сетевого, телефонного оборудования и системы бесперебойного питания.
• Все сотрудники аппарата оснащены современной компьютерной и оргтехникой.

Программная часть:

• Продукт. Система электронного документооборота CompanyMedia;
• Дополнительный модуль продукта. Нормотворчество - система автоматизации деятельности комиссий, Депутатских слушаний, Думы;
• Дополнительный модуль продукта. Система сопровождения заседаний.

Ход проекта

Этапы проекта по внедрению системы автоматизации нормотворческих процессов и электронного документооборота:

• Поставка лицензий и установка программного обеспечения - август 2012,
• Начало регистрации входящих, исходящих документов и обращений граждан - сентябрь 2012
• Начало работы в безбумажном документообороте - декабрь 2012;
• Начало работы в Нормотворчестве - ноябрь 2012;
• Начало работы системы сопровождения заседаний - апрель 2014 .

Результаты проекта

Создана высококачественная сеть, которая используется и для телефонии, и для компьютеров, и для интернета.

Реализован безбумажный документооборот. Сотрудники аппарата Думы получили следующие возможности в результате внедрения СЭД:

• Автоматизировано делопроизводство;
• Наложение резолюций и поручений всеми руководителями в СЭД;
• Формирование исполнений, проектов ответных документов, внутренних и организационно-распорядительных документов исполнителями в СЭД;
• Согласование проектов документов в СЭД;
• Подписание документов руководителями в СЭД;
• Контроль исполнительской дисциплины (подготовка документов) при помощи СЭД.

Внедрен модуль "Нормотворчество", который позволяет:

• готовить повестки, протоколы, выписки, решения заседаний постоянных комиссий, Депутатских слушаний и Думы;
• удаленно работать с документами, подготовленными для заседаний постоянных комиссий, депутатских слушаний, Думы.

Факторы успеха проекта

Любое внедрение информационной системы само по себе много времени не занимает, когда этим занимаются специалисты. Технология автоматизации документооборота начинает работать, но наличие инструмента не является единственным фактором успеха, потому что нужно, чтобы сами пользователи умели и могли с ним работать. Именно сопротивление инновациям вызвало наибольшее количество вопросов.

С точки зрения руководителя проекта со стороны заказчика Валерия Танаги основными факторами успеха являются:

• Поддержка руководства. Это очень важно, поскольку без поддержки руководства, практически любое внедрение обречено на провал. Куратором проекта был Заместитель председателя Думы.
• Грамотная профессиональная поддержка поставщика решения при описании деловых процессов организации для их дальнейшей автоматизации.
• Персональная работа с каждым сотрудником с целью преодоления сопротивления инновациям. По словам Валерия, очень важно было объяснить простым и доступным языком все преимущества каждому активному пользователю.
• Обучение сотрудников и подготовка понятных инструкций по использованию системы
• Доработка Программного обеспечения под нужды организации.
• И, конечно, подготовленная техническая инфраструктура, которая обеспечивает быструю, комфортную и бесперебойную работу всех пользователей системы.

Планы развития

В Ростовской-на-Дону городской Думе не планируют останавливаться на достигнутом. Дальнейшее развитие будет реализовываться в следующих областях:

• Работа с обращениями граждан;
• Мобильные рабочие места:
• Использование планшетных компьютеров для работы депутатов и приглашенных на заседания;
• Использование удаленных рабочих мест депутатами и помощниками для работы в СЭД и модуле Нормотворчество;
• Дополнение системы сопровождения заседаний подсистемой голосования и записи выступлений;
• Подключение СЭД Думы к системе МЭДО РО.

Валерий Танага после реализованного проекта совместно со специалистами «ТРИНИТИ» стал настоящим экспертом в сфере внедрения СЭД и в данный момент уже сам активно делится со своими коллегами опытом в рамках семинаров и круглых столов, которые проводятся по всей России.