Ренат Лотфуллин: «СЭД помогла выстроить управленческий документооборот»

О внедрении новой системы электронного документооборота рассказывает начальник административного отдела ЗАО "Райффайзенбанк" Ренат Лотфуллин

Как в вашем банке был организован документооборот до внедрения системы CompanyMedia?

- До внедрения СЭД CompanyMedia документооборот происходил путем обмена оригиналами документов. Регистрация документов была минимальной и осуществлялась в самостоятельно разработанной в Банке системе на платформе Lotus Domino.

Чем была вызвана необходимость внедрения СЭД? Какие задачи планировалось решить с помощью электронного документооборота?

- Вопрос о внедрении системы электронного документооборота возник как следствие значительного развития Райффайзенбанка. СЭД была призвана решить ряд задач. Во-первых, сокращение бумажного и неорганизованного электронного документооборота по всем бизнес-направлениям. Во-вторых, централизованная регистрация, сканирование, распределение и хранение входящих, исходящих и других документов. В-третьих, контроль исполнения по протоколам, поручениям, входящим письмам, запросам госорганов. Наконец, ведение единой базы документов с историей их движения и возможностью выстраивания взаимосвязей между документами.

Как происходил выбор СЭД, по каким критериям была выбрана система CompanyMedia?

- У нас было несколько критериев выбора решения. Главный из них заключается в том, что мы ориентировались на мощную платформу мирового уровня - IBM Lotus Domino, которая уже использовалась в банке.

Тем не менее, на Lotus существует несколько различных систем, и наш выбор пал именно на решение CompanyMedia от "ИнтерТраст" по ряду причин. Нам понравилась полнота решения, работа в территориально распределенной среде, открытость системы для доработок собственными силами и, что самое важное, - значительный опыт удачного внедрения CompanyMedia в некоторых крупных российских банках.

Когда и как начался проект внедрения СЭД? Расскажите об основных этапах внедрения?

- Изначально решено было разбить задачу на два основных этапа - внедрение СЭД в Москве и внедрение в региональных филиалах.

Проект внедрения в Москве был начат в 2010 году с внедрения модуля «Делопроизводство», отвечающего за обработку входящих, исходящих, внутренних документов и организационно-распорядительной документации. Это был самый "больной" процесс, который требовал срочной автоматизации. После этого на базе модуля «Договоры» мы автоматизировали в банке процесс совместной подготовки и согласования хозяйственных договоров.

В 2012 году мы пришли с внедрением СЭД в региональные филиалы. Имплементация здесь осложнялось удаленностью точек продаж, ограниченностью размеров каналов данных и тем, что они были различными в разных регионах, исторически сложившимися процессами работы с документами. Было принято ключевое решение вместе с автоматизацией внедрять централизованный принцип работы с корреспонденцией и запрет приема документов на местах. Последовательность внедрения - регион за регионом - была обусловлена тем, что параллельно вносились изменения в тесно связанные с документооборотом обслуживаемые бизнес-процессы. 
Технологически же, как и любое внедрение, проект потребовал этапов анализа, планирования задания, выбора системы, производства необходимых доработок, настройки системы, тестирования, обучения пользователей и промышленной эксплуатации.

Кто внедрял систему — специалисты банка или компании "ИнтерТраст"?

- Внедрение невозможно без слаженных действий обеих сторон. Со стороны вендора была предоставлена команда профессионалов, которая обеспечила производство необходимых доработок, настройку системы и первичное обучение бизнес и ИТ администраторов.

Со стороны банка команда внедрения была сравнительно немногочисленной: 3 специалиста от будущего бизнес-владельца системы - административного отдела и 2 специалиста от управления информационных технологий.

Были ли трудности с привыканием сотрудников к работе в СЭД - проблема "человеческого фактора"?

- Сначала, пожалуй, мы чувствовали некоторую настороженность внутренних пользователей. Однако необходимость запуска новой системы была настолько очевидна, что эту настороженность удалось быстро преодолеть.

Использование знакомого пользователям интерфейса LN, качественное внутреннее обучение и детальные инструкции позволили достаточно оперативно выйти на эффективную эксплуатацию системы и исключить возможные ошибки.

Какие категории сотрудников банка работают в СЭД? Какие основные процедуры удалось автоматизировать с помощью СЭД?

- В СЭД работают почти все категории сотрудников так или иначе сталкивающиеся в своей работе с документами, - от стажера, готовящего стандартные формы, до члена правления банка, подписывающего тот или иной документ.

Делопроизводители - централизованная экспедиция банка - являются сердцем всех документационных процессов, обеспечивая постоянный документооборот и помогая новым пользователям освоить основные правила работы в СЭД.

В каких филиалах банка сейчас работает система?

- В настоящий момент СЭД внедрена во всех шести региональных центрах Райффайзенбанка, включая дальневосточный филиал сибирского регионального центра. В целом это около 200 точек продаж в 72 городах России.

Как решаются вопросы интеграции с другими ИТ-системами банка?

- Самой важной и самой ответственной задачей была интеграция СЭД с кадровой системой банка, которая позволила избежать ручной рутинной работы по настройке рабочих мест новых сотрудников и отслеживанию изменений организационной структуры. Эту доработку сотрудники ИТ банка выполнили своими силами.

Каковы результаты внедрения? Считаете ли вы, что поставленные задачи удалось решить?

- Результаты внедрения говорят сами за себя. В рамках запуска СЭД удалось выстроить новый, технологически совершенный и удобный для пользователя процесс во многих областях управленческого документооборота. Сократились сроки доставки документов за счет использования электронного образа вместо оригинала, снизились риски утери документов и упростился поиск необходимой информации связанной с документами. За счет возможности контроля исполнения и структурированности процесса практически исчезли риски непредоставления требуемой информации государственным органам.

Каковы, по вашему мнению, основные выгоды электронного документооборота: экономия средств, времени, или что-то еще?

- Во многих автоматизированных и сопутствующих процессах было замечено снижение трудоемкости, что, в свою очередь, позволило снизить необходимые для выполнения работы ресурсы. Возможные риски - это тоже денежные затраты, и их снижение, определенно, тоже является пользой для банка. Однако я считаю, что основная выгода - это создание единой и качественной платформы управленческого документооборота в банке как одной из предпосылок для развития остальных процессов.

Каковы дальнейшие планы по взаимодействию с СЭД?

- Система в настоящий момент тиражирована полностью. Мы внимательно анализируем возможности СЭД, которые не нашли пока автоматизации в банке. Я не исключаю развития в области автоматизации работы управленческих комитетов банка или работы с нормативно-распорядительной документацией.

Автор: Андрей Лазарев
Источник: ИА "Банкир.Ру", ноябрь 2013