Вы можете написать нам через форму и менеджер свяжется с Вами в ближайщее время
Документационное обеспечение управления
Модуль «CompanyMedia-Делопроизводство» предназначен для решения такой задачи, как автомати¬зация документооборота в территориально-распределенных организациях, технология делопроизводства которых предполагает централизованное от¬слеживание движения документов в режиме реального времени. Модуль сохраняет все традиции и нормы делопроизводства, утвержденные нормами и требова¬ниями государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
«CompanyMedia-Делопроизводство» обеспечивает автоматизацию следующих функций:
- фиксирование всех реквизитов документов в соответствии с действующими стандартами и требованиями заказчика;
- распределенное (на местах) внесение поручений и резолюций;
- контроль исполнения документа в целом, отдельных поручений и отдельных исполнителей;
- фиксирование передачи бумажных экземпляров и копий;
- ручная и автоматизированная установка связей между документами с указанием типов связей, информации о документе и необходимого комментария;
- автоматическое формирование дел при отнесении документов к номенклатурным делам;
- использование сканера для получения графических образов документов и файлов с распознанными текстами;
- поиск по набору реквизитов или по контексту;
- построение отчетов по найденным или выделенным документам в соответствии с шаблоном отчета;
- заверение содержания документов, поручений и отчетов об исполнении с помощью ЭП;
- возможность учета всей (в том числе нерегистрируемой) входящей корреспонденции;
- поддержка работы с сопроводительными письмами.
Инструменты автоматизации
Комплексная автоматизация документооборота осуществляется за счет функциональных подсистем модуля «CompanyMedia-Делопроизводство»:
- Входящие документы;
- Исходящие документы;
- Внутренние документы;
- Организационно-распорядительные документы.
Каждая из подсистем может состоять из множества комплектов баз данных, позволяющих вести раздельное хранение документов по временному принципу (по годам), по отношению к вопросу, по степени конфиденциальности и т.п.
При работе с системой пользователям доступны унифицированные сервисы:- Уведомления
Уведомления отображаются в интерфейсе рабочего места в отдельной закладке. Каждое уведомление содержит ссылку на электронный документ с набором сведений о нем и атрибутами для сортировки и поиска. Пройдя по ссылке, можно сразу начать работу с документом.
- Ознакомление
- Согласование
Согласование может быть параллельным или последовательным. В первом случае проект документа направляется одновременно всем участникам согласования, во втором согласование проходит поэтапно. Возможен также комбинированный вариант, когда определенный этап согласования проходит в параллельном режиме, а другой — в последовательном.
- Списки рассылки
- Специализированный почтовый ящик
Автоматизация документооборота. Основные показатели эффективности
Внедрение СЭД CompanyMedia позволяет добиться следующих результатов:
- Экономия стоимости ресурсов и материалов. Достигается за счет сокращения затрат на копирование и размножение документов (а значит и расходов на бумагу, материалы), их доставку в бумажном виде, приобретение и обновление копировально-множительного оборудования, содержание архивов бумажных документов.
- Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников — за счет экономии рабочего времени на осуществление рутинных процессов обработки документов, которые при внедрении СЭД выполняются автоматически;
- Ускорение информационных потоков. От того, как быстро организация способна обрабатывать поступающую и внутреннюю информацию, зависит, насколько она мобильна и динамична, с какой скоростью принимаются управленческие решения и как быстро они реализуются, насколько быстро организация способна реагировать на изменения внешней среды.
- Повышение продуктивности работы. Внедрение системы электронного документооборота приводит к сокращению непроизводительных затрат рабочего времени на 25-30%, высвобожденное время может быть потрачено сотрудниками на выполнение более важных задач.
← Назад в раздел