Документы

Модуль «CompanyMedia – Документы»  служит для создания структурированного хранилища документов, создания тематических каталогов документов для информационной поддержки бизнес-процессов организации. Пользователи получают возможность подготовки и совместной работы с документами, не требующими учета в делопроизводческих базах.

Модуль позволяет создавать общие рабочие папки для различных служб и департаментов организации, личные рабочие папки, базы знаний, хранилища произвольного контента — текстовых документов, таблиц, аудио- и видео-материалов и т.д. Для папок и отдельных документов могут быть настроены права доступа, определяющие круг пользователей, имеющих возможность просматривать или изменять тот или иной контент.

«CompanyMedia – Документы» обладает развитыми возможностями построения папок-рубрикаторов, схем (категорий) доступа к информации, упорядоченного хранения документов, поддержки версионности и др.

Пользователям доступны такие возможности, как:

• подготовка документов и проектов документов;
• импорт документов из различных систем CompanyMedia;
• создание документов по шаблонам и образцам, подготовка их содержания индивиду­ально или в составе группы сотрудников;
• создание замечаний к документу без изменения его содержимого;
• изменение статуса документов в процессе работы с ними;
• распределение прав доступа к документам;
• согласование, ознакомление, архивирование документов;
• хранение и использование документов;
• организация хранения всех документов в иерархических папках с возможностью отне­сения одного документа к нескольким папкам;
• хранение всех версий документов с возможностью быстро ознакомиться с любой из них;
• централизованная навигация по всему хранилищу документов;
• поиск документов по типу, ключевым словам, реквизитам, заголовкам, авторам, датам создания и модификации, другим атрибутам;
• должностная и личная подписка на документы;
• передача готовых документов как в модули CompanyMedia (например, в «CompanyMedia - Делопроизводство» для их визирования и регистрации), так и во внешние информационные системы. 

<

Рис. 1. Способы категоризации «Библиотека документов» — по папкам, по автору, по тематике.

В пользовательском интерфейсе документы модуля могут быть категоризированы:

По папкам — отображается иерархия папок и отнесенных к ним документов, папки и подпапки отображаются по алфавиту,  внутри папки документы сортируются по дате создания. Если пользователю, согласно его правам доступа, не доступен ни один документ в папке, пустая папка не отображается.

По тематике — записи категоризуются по тематике (название тематики – заголовок категории), внутри категории документы сортируются по дате. Если пользователю не доступен ни один документ с какой-то тематикой, категория не должна отображаться.

По дате создания 

По автору — записи категоризованы  по автору (пользователю, создавшему документ), внутри категории сортировка организована по дате создания.

Документы пользователей — сюда помещаются документы, не отнесенные ни к одной папке. Записи категоризованы  по автору, создавшему документ, внутри категории сортировка настроена по дате создания.

«CompanyMedia-Документы» позволяет:

• обеспечить одновременную работу с документом сотрудников в рамках одной или нескольких организаций независимо от территориального положения, существенно сократить время подготовки документов и повысить их качество за счет учета мнения разных сотрудников;
• автоматически предоставлять доступ к документу лицам, указанным в реквизитах докмента (адресаты, участники совместной подготовки и согласования и т.д.), давать доступ только тем сотрудникам, которых документ касается (соблюдать конфиденциальность), гарантированно, в автоматическом режиме доставлять документ всем заинтересованным сотрудникам (надежность доставки и обеспечения доступа);
• разграничивать права доступа к документам (в зависимости от должностных обязан­ностей, вида документа, принадлежности и других параметров), обеспечивать высо­кую степень защиты документа от несанкционированного доступа, поддерживать любой сложности регламенты управления документами, основанные на ролевых, административных и других принципах;
• исключить некорректное использование неактуальных версий документов и вместе с тем хранить историю создания документа за счет развитого механизма поддержки версионности.