Сценарии работы в Мобильном рабочем месте CompanyMedia

Рабочее место руководителя на основе устройства iPad

В системе предусмотрено два варианта участия руководителей в электронном документообороте организации. Руководитель может работать с документами самостоятельно или с помощью помощника. При самостоятельной работе список документов для отправки на iPad формируется автоматически, после принятия решений и синхронизации изменения автоматически уходят в систему. При варианте работы «через помощника», поступающий документ предварительно рассматривается помощником, и потом передается руководителю. После принятия решения руководителем, документ возвращается помощнику, который передает документ по назначению. В зависимости от адресата поступившего документа или его содержания помощник может не передавать документ руководителю, а решить задачу рассмотрения документа самостоятельно.

Помощник работает в web клиенте системы, а руководитель преимущественно в iPad. Приложения имеют названия соответственно WebDocs и Мобильная версия CompanyMedia.

При работе через iPad руководитель может принимать решение по документу, используя экранную клавиатуру или рисование пальцем или стилусом. Работа выполняется всегда в режиме Off-line, а синхронизация с сервером происходит вручную по команде руководителя.

Работа руководителя обеспечивается базой данных «Папки РВЗ», наполнение которой производится из баз данных:

• «Входящие документы»,
• «Внутренние документы»,
• «Исходящие документы»,
• «ОРД»,
• «Поручения»,
• «Обращения граждан»,
• «Согласование»,
• «Ознакомление»
• «Договоры»

«Справочник организации», «Справочник персон» используются для настройки списка контактов Мобильной версии CompanyMedia в профиле руководителя «Папки Руководителя». При синхронизации приложение Мобильная версия CompanyMedia взаимодействует только с базой «Папки Руководителя».

В профиле Руководителя настраиваются следующие функциональные возможности Мобильной версии CompanyMedia:

• Доступные пункты меню, доступные фильтры – выбор из списка фильтров и классификаторов.
• Выдача графической резолюции – наличие значка переключения в графический режим при создании, утверждении проекта резолюции
• Выдача аудиокомментария – наличие значка записи аудиокомментария при создании, утверждении проекта резолюции
• Передача оригиналов файлов – возможность открытия файла содержания документа в исходном формате
• Конвертация файлов в PDF – возможность внесения графических правок по содержаниию документа
• Перемещение обработанных документов в СЭД как проектов (при включенной возможности выдачи графической резолюции, данный пункт включается автоматически).
• Ожидание отчетов об исполнении – при выключенном режиме конечным действием по документам фильтров – «На рассмотрение» и «На исполнение» является утверждение проекта резолюции. То есть, после утверждения проекта и синхронизации документ перемещается в «Архив». При включенном режиме, конечным действием по документу для документов фильтра «На исполнение» является создание отчета об исполнении, для документов фильтра «На рассмотрение» действие «Исполнен». При утверждении проекта резолюции, после синхронизации документ перемещается в «В работе», после создания отчета по вышестоящей резолюции, либо действия «Исполнен» по документу – в «Архив».
• Ограничение верхних дат срока исполнения проекта резолюции или вторичного листа согласования
• Максимальное число резолюций к документу
• Шаблон резолюции – файл, используется в качестве подложки для графического режима при создании нового проекта резолюции в Мобильной версии CompanyMedia
• Название отчета для проекта резолюции – название отчета из ЦО. Для формирования графического образа проекта резолюции, подготовленного помощником.

Список контактов - список, использующийся в Мобильной версии CompanyMedia для создания самостоятельных поручений, добавления исполнителей в проекте резолюции, участников в листе согласования до визы.

Сценарии работы

ПЕРЕДАЧА, ПРИЕМ И ОБРАБОТКА ИНФОРМАЦИИ ПОМОЩНИКОМ

Помощник получает уведомления о поступивших на рассмотрение, согласование, подписание, ознакомление или исполнение документах, будучи замещающим Руководителя в системе, в виде письма по электронной почте (или с помощью других средств доставки уведомлений системы).

Помощник может сам принять решение по документу и создать в системе от имени руководителя резолюцию (поручение) по документу, или нижестоящую резолюцию, или отчет об исполнении документа, согласовать или подписать– в зависимости от контекста пришедшего документа.

ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА РАССМОТРЕНИЕ ИЛИ НА ИСПОЛНЕНИЕ

Если без непосредственного участия руководителя нельзя обойтись, то помощник создает проект резолюции, указывает автором резолюции Руководителя, заполняет необходимые реквизиты и по кнопке передачи в Мобильной версии CompanyMedia документ передается в БД «Папки Руководителя».

В случае успеха проверки по ограничениям выполняется создание в базе данных «Папки Руководителя» документа, с копией основных реквизитов исходного документа и проекта резолюции. А также при наличии: вышестоящая резолюция, ход исполнения по документу, связанные документы с содержанием.

ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА СОГЛАСОВАНИЕ

Помощник создает черновик визы, указывает автором визы Руководителя, заполняет необходимые реквизиты и по кнопке передачи в Мобильной версии CompanyMedia документ передается в БД «Папки Руководителя».

В случае успеха проверки по ограничениям, выполняется создание в базе данных «Папки Руководителя» документа с копией: основных реквизитов исходного документа, черновиком визы, связанные документы с содержанием, историей согласования по документу. В историю согласования отберутся все результаты согласования, где Руководитель был участником согласования.

ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ПОДПИСЬ

Помощник открывает документ, поступивший на подпись и передает документ по кнопке передачи в Мобильной версии CompanyMedia в БД «Папки Руководителя».

В случае успеха проверки по ограничениям выполняется создание в базе данных «Папки Руководителя» документа, с копией: основных реквизитов проекта документа, связанные документы с содержанием, историей согласования по документу. В историю согласования отберутся все результаты согласования без результатов вложенного (согласования до визы).

ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ОЗНАКОМЛЕНИЕ

В случае успеха проверки по ограничениям система выполняет создание в базе данных «Папки Руководителя» документа автоматически, с копией основных реквизитов документа и связанных документов с содержанием.

ПРОЦЕСС ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЯ РУКОВОДИТЕЛЕМ В МОБИЛЬНОЙ ВЕРСИИ COMPANYMEDIA

Основной принцип приложения мобильного рабочего место на iPad - простота и легкость в восприятии, с функционалом, позволяющим оперативно принимать решения по документам.

Принцип навигации показан на стартовом экране программы. Стартовый экран можно вызвать по нажатию на кнопку “i” на панели приложения.

Стартовый экран Мобильной версии CompanyMedia

Руководитель принимает решение по поступившим документам. Доступны следующие решения по документам фильтров:

• «На рассмотрение», «На исполнение» - утвердить проект резолюции, создание отчета об исполнении, принятие/отклонение отчетов об исполнении
• «На подписание» - подписать, вернуть (с вводом комментария)
• «На согласование» - утвердить визу, отправить на согласование до визы
• «На ознакомление» - ознакомиться.

ИНТЕРФЕЙС И НАВИГАЦИЯ

Из списка документов открывается справа панель с атрибутами, последующая детализация реквизитов также появлением панели справа. Листание панелей слева на право - возврат к предыдущим открытым панелям. Справа налево - детализация. Просмотр реквизитов панели листание вниз и вверх. Исключение - просмотр документа, открывается во весь экран.

Левая часть экрана:

• «Поступившие», «Для отправки», «В работе» и «Архив» - основные списки отображения документов
• «Контакты» - список, формируемый на сервере в профиле руководителя в «Папки Руководителя»
• «Мои поручения» – поручения, выданные владельцем iPad
• «Инфоматериалы» - вложенные файлы по категориям, формируются на сервере
• «Статистика» - файл отчета, сформированного в модуле «Контроль исполнения поручений руководителя».

Состав фильтров и очередей настраивается в профиле руководителя в «Папки Руководителя». Например, можно настроить, чтобы руководитель видел и мог обрабатывать на IPad только документы фильтров "на рассмотрение" и "на исполнение" и только из базы “Входящие документы”. Фильтр "от руководителя" настраиваемый, такого рода фильтров может быть несколько. Например "от Иванова", "от Петрова".

Руководитель запускает процесс синхронизации с БД «Папки Руководителя». Новые документы отображаются в очереди «Поступившие». Руководитель открывает очередь «Поступившие», нужный документ, просматривает информацию по документу в панели атрибутов документа, знакомится с содержанием документа и принимает решение.

ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЯ ПО ДОКУМЕНТАМ ФИЛЬТРА «НА РАССМОТРЕНИЕ» И «НА ИСПОЛНЕНИЕ»
Утверждение проекта резолюции

Руководитель может создать проект резолюции сам или откорректировать проект резолюции, подготовленный помощником. Проектов резолюции может быть создано несколько. Ограничение количества создания резолюций определяется настройкой в профиле руководителя в ПРВЗ. К проекту резолюции может быть записан аудиокомментарий.

Руководитель открывает поступивший документ, открывает подготовленный проект резолюции или создает новый. Руководитель может использовать два варианта корректировки проекта резолюции текстовый и графический. Переключение между режимами производится с помощью выбора значка на панели над текстом комментария.

Текстовый режим

Корректировка панели атрибутов резолюции в текстовом режиме позволяет отредактировать комментарий, срок исполнения, список исполнителей.

Ввод текста в комментарий возможен путем выбора из списка шаблонов текста или с помощью клавиатуры, появляющейся в нижней части экрана.

Корректировка списка исполнителей производится путем «тапа» на соответствующие ячейки действий:

• «Добавить исполнителей» - открытие списка контактов руководителя.
• «Удалить» – по тапу на значке появляется кнопка «Удалить»
• «Изменить порядок, контроль, назначения» – ячейка действия внизу списка, открывает диалоговое окно с перечисленными возможностями.

Текстовый режим редактирования проекта резолюции в Мобильной версии CompanyMedia

Графический режим

В графическом режиме информация о принятом решении руководителем заполняется на бланке резолюции, рукописным вводом с помощью стилуса или пальцем.

Графический режим редактирования проекта резолюции в Мобильной версии CompanyMedia

Принятие/отклонение отчетов об исполнении

При поступлении отчетов об исполнении по утвержденной в Мобильной версии CompanyMedia резолюции документ из «В работе» перемещается в «Поступившие» для принятия решения по отчетам от исполнителей. Список отчетов можно принять сразу по кнопке «Утвердить отчеты». Отклонить отчет, можно открыв панель отчета из списка. При отклонении обязателен ввод комментария.

Принятие или отклонение отчета об исполнении от исполнителей

После синхронизации документ с утвержденными (принятыми или отклоненными отчетами об исполнении) переместится в очередь «В работе».

Создание отчета по вышестоящей резолюции.

Документ фильтра «На исполнение» с отчетами об исполнении

Действие «Отчитаться» при наличии новых отчетов об исполнении отмечает их как принятые и открывает панель для ввода текста отчета. Создание отчета по вышестоящей резолюции является конечным действием по документу, после синхронизации документ переместится в «Архив».

ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЯ ПО ДОКУМЕНТАМ ФИЛЬТРА «НА СОГЛАСОВАНИЕ»

Руководитель может утвердить проект визы, созданный помощником, создать визу самостоятельно или отправить документ на согласование до визы.

Панель атрибутов документа «На согласование», очередь «Поступившие»

Документ, отправленный на согласование до визы после синхронизации с сервером перемещается в «В работе». «В работе» доступно создание визы и прекращение согласования. Визирование прекращает процесс согласования до визы. После нажатия «Прекратить согласование», до синхронизации с сервером доступно возобновление процесса согласования до визы. При завершении согласования документ отобразится в «Поступивших» с результатами согласования до визы.

ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЯ ПО ДОКУМЕНТАМ ФИЛЬТРА «НА ПОДПИСЬ»

Руководитель может подписать проект проект документа или вернуть на доработку, с вводом комментария возврата.

Панель атрибутов документа «На подпись»

ОТМЕНА РЕШЕНИЯ ПО ДОКУМЕНТУ.

После принятия решения, документы из «Поступивших» перемещаются в очередь «Для отправки». До момента синхронизации и отправки решения на сервер возможна отмена принятого решения.

Панель атрибутов документа очереди «Для отправки»

После синхронизации очередь для отправки очищается, документы, отправленные на согласование до визы или с утвержденной резолюцией в ожидании отчетов об исполнении, перемещаются в «В работе». Документы, по которым принято окончательное решение – визирование, отчет об исполнении, подписание или отказ в подписи перемещаются в «Архив», где доступны только для просмотра.

ТЕХНОЛОГИЯ СИХРОНИЗАЦИИ IPAD С СЕРВЕРОМ COMPANYMEDIA

Для передачи-приема данных между iPad и сервером CompanyMedia приложение Мобильной версии CompanyMedia, установленное на iPad, опрашивает сервер на предмет наличия в системе обновлений, для приема на iPad, а также передает на сервер изменения, сделанные руководителем в документах.

НАСТРОЙКА

Для обмена данными в iPad сделана настройка, где задается URL ресурса СЭД, где будут выполняться обращения приложения по протоколу HTTP или HTTPS

Настройки приложения Мобильная версия CompanyMedia

В пункте меню «Дополнительно» есть три подпункта:

• Проверять сертификат безопасности – при использовании самоподписанных сертификатов этот подпункт должен быть выключен
• Сбросить пароль – для переключения на логин другого руководителя (передача iPad коллеге) или как защита от нежелательной работы с iPad без разрешения руководителя. Введенные логин-пароль запоминаются в защищенной области iPad, но автоматически подставляются при старте приложения, поэтому для сброса этих данных нужно включить этот подпункт, запустить приложение iPapka и закрыть его
• Удалить все данные – для быстрого удаления всех полученных с сервера данных. Может использоваться для задачи передачи iPad другому руководителю или для повторной обработки всех документов, информация об обработке которых еще не была передана на сервер.

КОММУНИКАЦИОННАЯ СХЕМА

Для подключения iPad к серверу системы при нахождении руководителя внутри офиса рекомендуется использоваться WiFi – канал связи с точкой доступа, подключенной к сети офиса организации. При этом в целях безопасности уровень сигнала точки доступа нужно установить минимально достаточным для обеспечения передачи данных между точкой доступа и iPad. Например, точка доступа устанавливается в кабинете руководителя или рядом со столом помощника (секретаря).

Для подключения к серверу при нахождении руководителя вне офиса необходимо использовать GPRS от сотового оператора, чья микроSIM-карта установлена в iPad. Соответственно, такой вариант работы возможен только для модели «iPad 3G».

Для обеспечения защиты передаваемых данных необходимо использовать протокол HTTPS.

Схема подключения iPad к CompanyMedia