Управление закупками и участие в тендерах

Бизнес-решение «CompanyMedia - Закупки» позволяет автоматизировать  процессы подготовки и оформления документов, необходимых для проведения процедуры закупок.

Решение ориентировано прежде всего на компании и организации, осуществляющие приобретение товаров и услуг в соответствии с федеральными законами № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» и № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

Функциональность

С помощью «CompanyMedia - Закупки» автоматизируются следующие операции:

• создание и утверждение проектов заявок на закупки на основе данных, содержащихся в системах бюджетирования и планирования
• создание и утверждение проектов заявок на внеплановые закупки
• подготовка закупок на основании утвержденных заявок
• согласование и утверждение закупочной документации
• публикация закупочной документации на торговой площадке и других интернет-ресурсах
• внесение в систему данных о результатах заседаний комиссии по закупкам (либо другого коллегиального органа, отвечающего за закупочную деятельность)
• публикация результатов заседаний комиссии по закупкам на торговой площадке
• ввод и хранение данных о контрагентах – участниках процедуры закупки
• ввод и хранение данных о победителях процедуры закупки
• подготовка проектов договоров с контрагентами по результатам закупки.

Особенности решения

В состав решения входит специализированный модуль, с помощью которого автоматизирована работа комиссии по закупкам (или другого коллегиального органа с аналогичной зоной ответственности). На заседаниях этого коллегиального органа, объединяющего топ-менеджеров организации, рассматриваются вопросы, связанные с закупочной деятельностью. Специализированный модуль служит для автоматизации подготовки и проведения заседаний комиссии, а также для контроля исполнения решений. Участникам комиссии обеспечена возможность дистанционного участия в ее работе с применением планшетных устройств.

Бизнес-решение «CompanyMedia - Закупки» обладает широкими интеграционными возможностями. В частности, реализована возможность обмена данными с системами планирования и бюджетирования, применяемыми в организации-заказчике. Возможно автоматическое формирование заявок в «CompanyMedia. Закупки» на основе годового плана, формируемого в системе бюджетирования. Из закупочного решения в систему бюджетирования выгружаются данные о договорах, заключенных по результатам завершенных закупочных процедур.

Реализовано двустороннее взаимодействие между «CompanyMedia - Закупки» и электронными торговыми площадками. Автоматизирована не только публикация закупочной документации сведений на торговых площадках, но и передача заявок поставщиков в закупочную систему в тех случаях, когда торги проводятся в электронной форме.

Преимущества решения

Внедрение «CompanyMedia - Закупки»  позволяет достичь нескольких основных целей:

• обеспечить соответствие действующему законодательству (№223-ФЗ и №44-ФЗ)
• перейти к электронному документообороту в области закупок — в бумажной форме остаются лишь оригиналы договоров с поставщиками
• обеспечить юридически значимый внутренний электронный документооборот с применением электронной подписи
• оптимизировать бизнес-процессы, сопровождающих закупочную деятельность
• сократить сроки создания и согласования документации, сопровождающей закупочную деятельность
• добиться экономии времени для всех категорий пользователей — специалистов финансового и юридического департаментов, бухгалтерии, службы безопасности и других подразделений, участвующих в закупочной деятельности
• оптимизировать работу комиссии по закупкам
• обеспечить контроль и анализ эффективности закупок — финансовых показателей и исполнительской дисциплины.