+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Автоматизация документооборота: трудная дорога в облака
Статьи и интервью

Автоматизация документооборота: трудная дорога в облака

12.12.2016

Автор: Андрей Колесов
Источник: PC Week №22 (921), 2016

Об управлении документами с помощью облачных ИТ-моделей разговоры начались лет пять назад, тогда же стали появляться первые предложения на рынке. В тот момент многие эксперты говорили о том, что именно СЭД-направление может стать одним из лидеров среди разного рода прикладных систем предприятий в плане использования облачных сервисов, однако довольно быстро стало понятно, что эти прогнозы не оправдались. Какое-то продвижение здесь, конечно, было, но совсем не такое стремительное, как виделось поначалу.

Каково же положение дел с использованием облачных систем документооборота сейчас? Какие наблюдаются тенденции, каковы трудности и как они решаются? За ответами на эти вопросы мы обратились к экспертам — разработчикам и пользователям средств СЭД/ECM.

Облачные модели использования СЭД

Облачные вычисления — это общая концепция, которая подразумевает, что заказчик в той или иной степени и в тех или иных форматах использует те или иные вычислительные ресурсы ИТ-поставщика на условиях аренды. Такая формулировка показывает, что уровень облачности ИТ-систем может изменяться в довольно значительном диапазоне, и этот уровень зачастую не определяется какой-то одной характеристикой, а является многопараметрическим.

Наверное, эта многопараметричность особенно характерна для сферы управления документами. Ведь тут могут применяться различные варианты облачных моделей, например SaaS (готовые облачные сервисы, за которые полностью отвечают облачные провайдеры) или размещение традиционных онпремис-решений в облачной IaaS-инфрастуктуре (тогда провайдер отвечает за инфраструктуру, но не за само программное решение). Возможны и гибридные схемы, когда СЭД-решение развертывается на площадке заказчика, а облако используется как хранилище документов. Так что же мы имеем в виду под определением «облачные СЭД» или «документооборот в облаках», какие модели наиболее востребованы на рынке?

__small.jpgУчитывая многообразие сферы применения СЭД и то, что рынок облачных СЭД находится еще в стадии формирования, вендоры должны быть готовы работать с разными моделями в зависимости от потребностей заказчика, уверен ведущий консультант компании «ИнтерТраст» Илья Ипатов. По его словам, магистральным направлением все же является вариант SaaS, когда продукт находится на внешних ресурсах (в частном или публичном облаке) и используется через веб-интерфейс либо толстый клиент, установленный на рабочем месте пользователя. Пользователю достаточно пройти идентификацию и приступить к работе со своим экземпляром системы — в той конфигурации, которую он заказал. Настроить систему он может как самостоятельно, так и с помощью специалистов поставщика. Принципиальным преимуществом SaaS-варианта, по мнению Ильи Ипатова, является по сути автоматическое решение всех аспектов масштабирования системы (увеличение мощностей, предоставление дополнительного дискового пространства или подключение новых пользователей), при этом нет необходимости заключать новый договор и ждать предоставления лицензий от вендора — в облаке для этого существуют простые настройки биллинговой системы.

Он отметил, что сегодня мало кто из российских разработчиков СЭД может пойти на создание собственного ЦОДа для развертывания SaaS-сервиса. Обычно вендор самостоятельно находит и арендует мощности ЦОДа, а в дальнейшем сам занимается продвижением и продажей услуг, тиражированием системы. Но при этом владелец ЦОДа может стать партнером — тогда, проведя обучение своего персонала, ЦОД выступает уже как сервис-провайдер, продающий решение данного вендора, а может быть, и несколько продуктов различных разработчиков. По мнению Ильи Ипатова, довольно перспективной видится модель, когда вендор использует ресурсы внешнего ЦОДа, но перед развертыванием системы проводит специальное анкетирование клиента на своём сайте. Кроме того, поставщиком СЭД в облаке может быть и заказчик — в том случае, если он создает частное облако и в дальнейшем предоставляет сервис собственным дочерним или же внешним организациям.

Что влечет заказчиков в облака?

По мнению наших экспертов, главная привлекательность облачных СЭД для заказчиков заключается в возможности снизить общую стоимость владения. Хотя вполне вероятно, что такое представление о достоинствах облаков не совсем верно, и это создает определенные проблемы, поскольку реальность не всегда оправдывает ожидания. На самом деле очень важно, чтобы компании ясно представляли преимущества и недостатки новых моделей, чтобы не ошибиться с выбором нужного им варианта автоматизации.

Однако заказчикам нужно иметь в виду и проблемные стороны облачных СЭД. Говоря об этом, Илья Ипатов обращает внимание на то, что способность облачного решения к кастомизации существенно меньше, чем в случае с традиционными проектами внедрения, когда могут быть реализованы практически любые требования заказчика. Уникальные доработки в облачном решении фактически невозможны — это обойдется слишком дорого. Но зато для облачной СЭД нет необходимости держать в штате администраторов. «Целевую аудиторию облачных СЭД составляет средний и малый бизнес, а также государственные организации муниципального уровня, — считает он. — Эта категория заказчиков готова мириться с некоторыми ограничениями в функциональности ради того, чтобы получить минимальную стоимость услуг. А вот крупные заказчики обычно заинтересованы в том, чтобы функциональность СЭД была максимально широкой и при этом соответствовала уникальным требованиям и сложившимся в организации традициям документооборота. Реализовать этот подход в облаках вряд ли возможно».

Что мешает и что помогает вендорам и заказчикам внедрять облачные СЭД

Создание собственно облачной СЭД технических проблем не вызывает, считают эксперты. Уже существующие онпремис-решения хорошо переносятся в облако, и этого обычно бывает достаточно для удовлетворения сегодняшних потребностей заказчиков, хотя потом все же нужно заниматься оптимизацией архитектуры системы под облачный вариант.

Однако в разговорах об использовании облаков часто звучит мысль о том, что при переходе от модели онпремис к облаку основная проблема заключается не просто в передаче некоторых ИТ-функций на аутсорсинг, а в необходимости внутренней трансформации самой компании. По мнению Ильи Ипатова, прежде чем передавать на аутсорсинг документооборот или хранение данных, заказчик должен навести порядок в своих бизнес-процессах и регламентах. При этом для использования облака ему зачастую нужно отказаться от собственных уникальных «придумок» (по организации бизнес-процессов) в пользу каких-то стандартных схем. «Одна из главных проблем в том, что заказчик с глубоко кастомизированной СЭД не готов отказаться от привычных схем работы ради уменьшения стоимости владения. Поэтому облачные сервисы СЭД будут больше востребованы новыми заказчиками, внедряющими электронный документооборот с нуля», — говорит он.

Полная версия статьи

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх