+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Документирование деятельности организации остается важной и ответственной задачей
Статьи и интервью

Документирование деятельности организации остается важной и ответственной задачей

30.01.2013

Предлагаем вашему вниманию интервью с генеральным директором компании «ИнтерТраст» Андреем Алексеевичем Линевым. Он поделится с вами своими взглядами на современную ситуацию на рынке СЭД, расскажет о новом проекте «CompanyMedia – строим открыто!» и новой – четвертой – версии системы CompanyMedia.

Уважаемый Андрей Алексеевич, как Вы стали заниматься СЭД?

Все просто. От предыдущей работы (а я долгое время работал заместителем заведующего кафедрой по организационным вопросам Московского института электроники и математики) у меня имелся хороший опыт работы с документами, который и был использован для автоматизации документооборота одной из московских коммерческих компаний, где эта задача была крайне востребована, были хорошие и умные друзья и замечательный продукт Lotus Notes. То, что мы сделали, стало «на ура» расходиться по многим организациям. В какой-то момент стало понятно, что есть целый сегмент рынка, который пока пуст. Так в 1994 г. появилась и компания «ИнтерТраст», и наш первый коммерческий программный продукт для автоматизации делопроизводства и коллективной работы – OfficeMedia, который успешно работал в рамках локальной сети, что было в тот момент вполне достаточным для большинства российских предприятий.

К 1996 г. пришло понимание (в этом нам очень помогли коллеги из ОАО «ЛУКОЙЛ»), что вот-вот наступит время корпоративных территориально-распределенных СЭД и они будут кардинально отличаться от локальных. Так была начата разработка качественно нового продукта на платформе Lotus Notes / Domino. Он вышел на рынок спустя два года под названием CompanyMedia. Название продукта было продиктовано стремлением подчеркнуть преемственность в нашей работе и широту охвата рынка. Уже имея в своем портфеле решение для малого и среднего бизнеса и локальных контуров электронного документооборота для государственных органов власти и управления (OfficeMedia), мы выводили на рынок новый программный продукт, ориентированный на корпоративный рынок крупных компаний и холдингов. Отсюда и новое, подчеркивающее это факт название – CompanyMedia. Кстати, тогда, как и сейчас, в стране был кризис, но старт нового продукта был весьма успешным: он оказался востребован заказчиками даже в тот сложный период, потому что позволял решать несколько важных в кризисной ситуации задач – повышение управляемости, сокращение издержек, снижение управленческих рисков и повышение производительности труда.

Какова, на Ваш взгляд, современная ситуация на рынке СЭД, и существуют ли критические проблемы в области электронного документооборота в целом?

Несмотря на десятилетия развития индустрии управления неструктурированной информацией, главная проблема в области управления документами и контентом остается нерешенной. И СЭД, и ЕСМ отражают формализованный процесс документирования деятельности организации в соответствии с принятыми в ней стандартами, правилами и нормами. При этом процесс документирования – это вспомогательный процесс, стоящий в стороне от основных процессов создания добавочной стоимости в организации.

Проще говоря, с точки зрения бизнеса оформление документов в соответствии с требованиями делопроизводства – это дополнительная нагрузка, которую хотелось бы исключить. Требования к существующим системам управления документами и прикладным решениям на их основе в масштабе предприятия определяют управляющие документы. Остальные участники документооборота (создатели и потребители документов) должны подчиняться этим требованиям и пользоваться тем инструментарием, который им «спускают» специалисты-документоведы. Поэтому СЭД сегодня – это очень сложные системы, насыщенные функциями управления документами. И они все более удаляются от бизнес-специалистов, линейных менеджеров – людей, производящих ценности и оказывающих услуги. Но при этом документирование деятельности организации остается важной и ответственной задачей. Документирование позволяет структурировать значимую для организации информацию как в интересах обеспечения управленческой деятельности, так и в целях управления интеллектуальными активами организации.

Необходимо искать компромисс: как, сохраняя важные для организации сервисы документирования, освободить от рутинной работы людей интеллектуального труда, специалистов, менеджеров.

1 декабря 2011 г. компания «ИнтерТраст» сообщила о старте проекта «CompanyMedia – строим открыто!». Что это за проект? Какова его основная задача?

Процесс создания новой версии информационной системы сам по себе очень интересен: он, как хороший спектакль, имеет свою внутреннюю драматургию. В ходе проекта постоянно сталкиваются разные точки зрения, часто в стороне остаются не включенные в проект альтернативы; архитектура решения, применяемые технологии и подходы претерпевают изменения по ходу разработки. В общем, все происходит интересно и динамично. Мы подумали, что не только окончательная редакция продукта, но и процесс его создания может быть интересен широкой аудитории. Поэтому после недолгих колебаний мы решили, что готовы в ходе обсуждений, круглых столов и т. п. рассказать о своих планах, находках, ошибках и сомнениях. Мы пригласили всех заинтересованных в открытом диалоге лиц на реальном проекте обсудить ключевые аспекты создания современной СЭД. Мы реалисты и изначально не имели в виду краудсорсинг* или публичное, коллективное «творчество масс», которое приведет к появлению «суперпродукта». Мы думали о том, что открытое обсуждение хода работ по созданию современной СЭД поможет лицам, принимающим решение, лучше понять устройство СЭД и сделать свой выбор более осознанным. Разъяснение и обсуждение методов и подходов может дать будущим пользователям более наглядное представление о потенциальных возможностях современных систем документооборота, не осознанных ими пока сценариях использования СЭД. А у разработчиков могут рождаться новые идеи.

Какое участие в реализации проекта принимали пользователи СЭД?

Честно говоря, мы не ожидали такой высокой активности со стороны пользователей. С нашей стороны оказалось достаточным простого предоставления возможности участия в очных встречах (бизнес-завтраках), опросах на созданной нами странице в Facebook и площадке для высказывания своего мнения. Сегодня наша страница в Facebook имеет более 450 подписчиков. В отдельные моменты количество охваченных пользователей сети достигало нескольких тысяч. Всего было около 250 участников бизнес-завтраков. Бизнес-завтраки проходили в формате круглого стола – тематических коллективных обсуждений.

Наибольший интерес вызвали темы пользовательского интерфейса, «мобильной СЭД», архитектуры современных СЭД, расширения предметной области СЭД. В ходе опросов и обсуждений мы узнали много интересных мнений, часто неожиданных для нас. Ряд обсуждений привели к тому, что мы меняли какие-то уже реализованные в новой версии вещи.

Какие перемены произошли с Вашим продуктом CompanyMedia? Что именно изменилось в системе?

Пытаясь повернуть СЭД «лицом к бизнес-пользователю», в рамках новой – четвертой – версии системы мы попробовали обеспечить бизнес-пользователя инструментами, полезными в его повседневной деятельности, и разместить эти инструменты в привычной, прозрачной для него среде – интерфейсе, в котором пользователь имеет дело не с документами в делопроизводственном понимании, а со своими задачами, повседневными делами, активностями. При этом сохраняется задача документирования как процесса, направленного на структурирование значимой для организации информации. Но этот процесс выступает в виде сервисов к основным процессам организации и учитывает новые требования: сокращение усилий, необходимых для организации учета (больше пользы меньшими ресурсами); сокращение ручных операций; снижение операционных затрат; ускорение обработки запросов; соответствие изменяющимся требованиям внешнего регулирования. Бизнес-пользователь работает с текущей информацией, которая располагается очень близко к нему (фактически не требуется поиск, вычисление прав доступа, все под рукой, но только самое необходимое, ничего лишнего). Эта информация поступает в его персональную оперативную подборку документов из модуля управления кейсами (Adaptive Case Management) в ходе коллективной работы над документами, вопросами, задачами, из различных внешних и внутренних источников. Возникающие при этом задачи могут планироваться и контролироваться.

Что касается делопроизводителя, то пока для него мы ничего не меняли: он по-прежнему работает с журналами документов, регистрационными карточками. Проекты документов попадают к нему от бизнес-пользователей автоматически. Но вообще мы мечтаем об изменении роли «управляющего документами». Возникают предпосылки появления новых зон ответственности за документирование всей значимой для организации информации. Эта информация рождается в разных процессах и часто не попадает в СЭД, поскольку вопросы решаются «частным образом». Часто происходит утрата полезной информации. Обеспечение перехвата всей ценной информации и ее сохранения – достойная задача для делопроизводителя. 

Почему такой большой акцент сделан на обновленный интерфейс? Каким он стал?

До сих пор требования не только к функционалу СЭД, но и к интерфейсу системы в основном определяются людьми, управляющими документами. В интерфейсах СЭД всегда были узнаваемы образы бумажного документооборота: журналы регистрации, карточки документов… «Картотечный» интерфейс мы пока сохранили для этой категории пользователей и в новой версии. Но, ориентируясь на массового пользователя, мы не могли не поменять для него способа взаимодействия с системой. Теперь у пользователей больше возможностей работы над содержательной частью документов в контексте деловых активностей.

Какое влияние оказывают мобильные технологии на индустрию СЭД/ECM, кому нужны мобильные приложения СЭД?

Мобильные устройства, мобильный доступ к документам и функциям электронного документооборота еще больше освобождают человека, дают повышенную независимость от внешних факторов. Изначально наши мобильные решения были рассчитаны преимущественно на руководителей и, больше того, на руководителей высшего звена. Именно от этой категории потребителей электронного документооборота поступали к нам требования к мобильному рабочему месту, на них мы и ориентировали свои мобильные решения. Но сегодня популярность мобильных устройств в плане использования в деловых целях растет у всех категорий персонала.

Сегодня главными, если не единственными, препятствиями для массового подключения пользователей к корпоративным данным являются вопросы безопасности и поддержки разнородных устройств. Но эти вопросы постепенно решаются, и мы готовы сделать мобильными всех без исключения пользователей.

Как идея мобильности в СЭД воплощена в обновленной версии CompanyMedia?

Сегодня в CompanyMedia реализовано несколько видов мобильных рабочих мест: рабочее место руководителя высшего звена и его помощников на базе iPad, рабочее место линейного руководителя на базе BlackBerry, готовится универсальное рабочее место – для бизнес-специалистов и руководителей всех уровней – на базе iPad и Android. Все рабочие места – «нативные», т. е. разработаны с использованием лучших возможностей и специфики конкретных платформ. Но все они взаимодействуют с едиными серверными базами данных, и исполняется единая серверная бизнес-логика. Мобильный клиент СЭД для топ-менеджера – это не усеченная версия обычного клиента. Доступ руководителя к СЭД при помощи планшета рассматривается не как дополнительная возможность, а как основной режим работ руководителя в системе. При этом предусматривается возможность предварительной обработки документов руководителя высшего уровня помощниками в части подготовки проектов решений, предложения конкретных исполнителей и др. Если для «мобильного руководителя» требуется обеспечить возможность исполнения его обязанностей по обработке потока документов из любого места, то для бизнес-специалиста важнее обеспечить контекстный доступ к его делам и задачам и связанной с ними информацией в любое время в любом месте с удобного для данного контекста устройства. Еще одной характерной особенностью мобильных рабочих мест CompanyMedia является их использование для совещаний. Это и возможность участия в совместной подготовке материалов совещаний, и получение всего пакета документов для работы в ходе совещания. 

Одной из главных целей проекта создания новой версии CompanyMedia является решение критических проблем в области электронного документооборота и управления контентом за счет глубокой и последовательной трансформации архитектуры, применения самых современных программных платформ и мировых открытых стандартов. Как Вы пришли к такой цели и каким образом она реализована в новой версии системы?

На архитектуру современной СЭД влияет несколько факторов. Одним из критических является лавинообразный рост нагрузки на систему. Решение вопросов производительности и масштабируемости достигается комплексно. Во-первых, архитектура должна быть многоуровневой – с возможностью независимого масштабирования слоев. Во-вторых, широкомасштабная распределенная система может быть построена не на одной СУБД, а с использованием нескольких, причем, различных типов, наиболее соответствующих решаемым ими задачам. Это позволяет при высоких нагрузках на систему применять к каждому классу задач технологию, лучшую в этом классе, интегрируя их в одной системе. Наконец, использование в архитектуре
распределенной системы динамических персональных коллекций документов (ПКД) обеспечивает не только повышение производительности, но и приближает пользователя к его данным.

Фактором, влияющим на архитектуру, является сложившаяся нездоровая ситуация, когда в одной организации (достаточно крупной) может использоваться одновременно несколько платформ ЕСМ для решения разных задач*. Поэтому одной из насущных современных задач является платформенная унификация. Отсюда требование к архитектуре, которая должна быть «переносимой», т. е. поддерживать разные конфигурации базового ПО от разных поставщиков.

Что такое концепция использования адаптивного кейс-менеджмента в СЭД?

В обычном документообороте все вертится вокруг отдельного документа и почти ничего не предусмотрено для ситуаций, когда для получения результата, достижения цели, решения вопроса (запроса, инцидента) требуется обработать несколько документов, поручений и т. д., да еще и разными сотрудниками, в разное время. Кейсы позволяют структурировать такую деятельность с учетом особенностей предметной области, бизнес-правил организации, оргструктуры, при этом, в отличие от предопределенных бизнес-процессов, не ограничивая свободу участников в выборе конкретной последовательности бизнес-операций. Для этого автоматизация обеспечивается за счет шаблонов, в которые вносится все, что можно использовать многократно (в типовых кейсах), а свобода – за счет возможности для участников менять все, что угодно, в конкретных жизненных ситуациях.

В широком смысле кейс-менеджмент – это управление неструктурированными или частично структурированными бизнес-процессами, инициированными клиентами. Здесь под клиентом может пониматься как заказчик, обратившийся в компанию, так и гражданин, получающий госуслугу, или сотрудник организации, которому нужен какой-то внутренний сервис.

В чем принципиальное отличие кейс-менеджмента от BPM/Workflow? Лучшие системы этого класса тоже позволяют модифицировать модели процессов прямо в ходе их выполнения. Адаптивный кейс-менеджмент обеспечивает большую гибкость исполнения процесса и позволяет выполнять действия, операции, которые невозможно предусмотреть изначально. Типичным кейсом является отработка обращения гражданина. Такой подход кардинально отличается от современного BPM по степени доступности для понимания непосредственными участниками автоматизируемой деятельности, а значит, и для адаптации их же силами.

Как придать электронному документу юридическую значимость, обеспечить защиту его от подделки? Каким образом это реализовано в Вашей системе?

Электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, если информация в электронной форме подписана  квалифицированной электронной подписью, при условии, что законодательством не установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. При использовании простой электронной подписи или неквалифицированной электронной подписи случаи для «признания» устанавливаются федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Для признания действительности квалифицированной электронной подписи должны соблюдаться следующие условия:

по созданию и выдаче квалифицированного сертификата аккредитованным удостоверяющим центром; по использованию средств электронной подписи, получивших подтверждение соответствия требованиям федерального закона; по получению положительного результата проверки принадлежности электронной подписи владельцу квалифицированного сертификата; по подтверждению действительности сертификата на момент подписания электронного документа; по его использованию с учетом ограничений и отсутствия изменений в электронном документе после его подписания.

Одновременное выполнение совокупности перечисленных условий, соблюдение установленного порядка оформления, удостоверения и компетенция издавшего электронный документ органа создадут предпосылки для признания его юридической силы.

Использование простой электронной подписи, а также усиленной электронной подписи как средства обеспечения авторства, целостности и подлинности электронных документов доступно на любом рабочем месте пользователя CompanyMedia и реализовано в соответствии с требованиями законодательства (Федеральный закон Российской Федерации от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). При этом электронный документ может быть представлен как совокупность информации, содержащейся в полях электронной формы и файлах. Комбинация «поля и файлы» является настраиваемым параметром для подписания с применением электронной подписи.

В подсистемах CompanyMedia для большинства документов определен набор подписываемых полей. Заказчик при эксплуатации системы может самостоятельно создать для аналогичных видов документов необходимые политики подписания. Технически в CompanyMedia могут быть использованы все виды электронных подписей, определенных в Федеральном законе «Об электронной подписи».

Необходимость и область использования электронной подписи определяется заказчиком в зависимости от своих потребностей и возможностей, при этом значительно расширятся возможные варианты и конфигурации инфраструктуры открытых ключей – от собственной до ее аутсорсинга. 

Каким образом система электронного документооборота CompanyMedia обеспечит взаимодействие с системой МЭДО?

Для обеспечения обмена электронными сообщениями на уровне входящих-исходящих писем (ведение служебной переписки в электронной форме) между федеральными органами исполнительной и государственной власти Российской Федерации, эксплуатирующими систему CompanyMedia, и другими участниками межведомственного электронного документооборота в составе СЭД CompanyMedia разработан модуль «CompanyMedia-Поддержка МЭДО». 

Логика обмена данными представляет собой реализацию переноса на сторону организации-отправителя исходящего документа всей информации о работе с документом на стороне организации-получателя, принимающей этот документ. При получении входящего документа через систему МЭДО из CompanyMedia в СЭД корреспондента будет передана вся информация о доставке, исполнении, подготовке и направлении ответа по данному документу.

На основании документа, переданного через систему МЭДО, в карточке проекта входящего документа в CompanyMedia автоматически заполняются реквизиты и содержание документа. Факт создания проекта входящей карточки в CompanyMedia передается на сторону организации-отправителя в виде квитанции о доставке. Факты регистрации (или отказа в регистрации) входящего документа в CompanyMedia, назначения ответственных исполнителей по документу, подписания исходящего документа-ответа передаются на сторону организации-отправителя в виде соответствующих уведомлений.

При отправке исходящего документа адресату – участнику МЭДО, в CompanyMedia формируется вся информация о доставке, регистрации, исполнении и направлении ответа по данному исходящему документу. Вся информация о прохождении документа в СЭД адресата – участника МЭДО представлена в регистрационно-контрольной карточке исходящего документа на закладке «Ход исполнения».

Подключение федеральных органов исполнительной власти к МЭДО с помощью СЭД CompanyMedia обеспечивает повышение эффективности деятельности органов государственной власти путем сокращения сроков обмена служебными документами между ними, а обеспечение высокого уровня исполнительской дисциплины специалистов государственных органов происходит за счет автоматизации отслеживания хода исполнения служебных документов.

Кроме того, CompanyMedia обеспечивает взаимодействие с автоматизированной системой «Обращения граждан» Управления Президента Российской Федерации в части автоматизации обмена в реальном режиме времени электронными данными по работе с обращениями граждан и организаций между Управлением Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций, приемными Президента Российской Федерации, государственными органами и органами местного самоуправления. 

Каковы возможности Вашей СЭД в области учета обращений граждан и организаций?

CompanyMedia предоставляет несколько возможных подходов к решению данной задачи. Для обработки обращений граждан произвольного вида и по произвольному поводу предусмотрен отдельный модуль «CompanyMedia-Обращения граждан». В модуле реализованы наиболее общие принципы работы с обращениями граждан. Что касается оказания электронных услуг населению и организациям, здесь возникает широкий выбор возможностей: от реализации отдельных процессов для каждой услуги непосредственно в СЭД с использованием Workflow-технологий до интеграции сервисов СЭД с уже существующими информационными системами, в которых реализованы функции оказания той или иной услуги. Очень перспективным с нашей точки зрения является подход с применением адаптивного кейс-менеджмента. Этот подход позволяет эффективно отрабатывать как типовые запросы, так и редкие, экзотические.

В каком направлении Вы планируете развивать СЭД CompanyMedia?

CompanyMedia в новой версии ориентирована на повышение продуктивности работы персонала организации за счет наличия разных видов функциональных рабочих мест, адресного инструментария, персонализации контента для разных категорий должностных лиц и сотрудников. В версии 4.0 этот функционал и инструментарий только появляется. В дальнейшем будут совершенствоваться методология и возможности по управлению задачами и временем, формироваться практические прикладные решения на основе адаптивного кейс- менеджмента, появляться новые элементы корпоративной социальной сети. Мы планируем также полностью отделить бизнес-логику от какой-то определенной технологической платформы и сделать систему платформенно независимой. Это позволит на базе общих принципов, подходов, интерфейса, единых сервисов строить прикладные решения разного класса – от облачных приложений для малого бизнеса и решений на базе СПО до крупных корпоративных систем с высокой масштабируемостью, адаптивностью, распределенностью.

Каковы, на Ваш взгляд, тенденции развития СЭД в России? Как расширить горизонты применения СЭД?

По мнению многих специалистов, можно с большой долей уверенности сказать, что в 2012 г. российский рынок СЭД вступил в новую фазу своего развития. И важными факторами,  определяющими это развитие, являются качественные изменения в области применения СЭД. Эти изменения характеризуются проникновением специфических прикладных бизнес-задач в функциональность СЭД. Расширение горизонтов СЭД видится в появлении все новых решений для бизнеса, использующих сервисы документирования как в плане поддержки оперативной составляющей бизнеса, так и в плане бережного отношения к интеллектуальным активам организации.

Что бы Вы хотели пожелать читателям нашего издания?

Хотелось бы пожелать всем делопроизводителям повышения их роли и значимости в организации. А это уже стало возможно благодаря переходу от исполнения регистрационно-контрольных функций к функциям управления всеми интеллектуальными активами организации.


Беседовала: Екатерина Губернская
Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота" №1, январь 2013

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх