+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Работа с проектами документов в системе CompanyMedia
Статьи и интервью

Работа с проектами документов в системе CompanyMedia

01.02.2013

CompanyMedia (СМ) – известная и популярная система на рынке программных продуктов, разработанная специалистами компании «ИнтерТраст». Описание архитектуры построения этой системы приведено в статье «Система СМ. Регистрация документов», в которой мы рассказали не только о том, как построена система, но и о ее функциональных особенностях. Одной из задач, решаемых системой, является работа с проектами документов. В данной статье мы рассмотрим алгоритм согласования проектов документов, а также интерфейс диалоговых окон, предлагаемый разработчиками системы СМ.

Порядок согласования документов

Как и в системе ДЕЛО, о которой мы писали в предыдущем номере**, порядок согласования в CM включает следующие этапы:

1) создание и регистрация проекта документа;
2) согласование проекта документа;
3) утверждение проекта документа;
4) регистрация утвержденного проекта документа.

Создавать документ может исполнитель документа в индивидуальном порядке или совместно с другими сотрудниками организации. В системе СМ для совместной работы над содержанием проекта документа предлагается использовать универсальное рабочее место (УРМ) совместной подготовки документа. УРМ может поддерживать работу с несколькими версиями документа, что позволяет соисполнителям вносить изменения в содержание документа и сохранять свои варианты как версии.

Подготовка проекта исходящего, внутреннего или организационно-распорядительного документа начинается с создания карточки документа (КД), т. е. заполнения ее формы. Данные в карточку вводятся вручную или с использованием шаблона, позволяющего заполнить ряд полей карточки автоматически. Шаблоны документа особенно активно используются для создания стандартных (типовых) документов (приказов, распоряжений и т. д.) (рис. 1), что позволяет унифицировать и ускорить работу над документами того или иного вида (рис. 2, рис. 3).

Рис. 1. Вид карточки шаблона

Рис. 1. Вид карточки шаблона

Созданный проект документа направляется на согласование (одному или нескольким лицам).

На согласование может быть направлен только неподписанный проект документа.

Участники согласования могут накладывать на проект документа визы трех видов:

1. Согласен.
2. Не согласен.
3. Согласен с замечаниями.

Инициатором отправки документа на согласование является автор проекта или делопроизводитель, а также пользователь, имеющий доступ к проекту документа для чтения; участниками согласования являются пользователи системы.

Рис. 2. Вид карточки регистрации Распоряжения по ЦКВ (проект)

Рис. 2. Вид карточки регистрации Распоряжения по ЦКВ (проект)

 Рис. 3. Вид карточки регистрации Докладная записка (проект)

Рис. 3. Вид карточки регистрации Докладная записка (проект)

В системе СМ предлагаются следующие типы согласования: параллельное, последовательное и комбинированное.

1. Параллельное – согласование, при котором проект документа направляется одновременно всем участникам согласования. После того как процесс согласования начался, участники согласования получают уведомления об этом. Инициатор согласования устанавливает срок согласования. Если по достижении срока кто-либо из участников не поставил на документе свою визу, ему посылается напоминание. Процесс согласования завершается либо после того, как все участники согласования поставят на документе свои визы, либо досрочно инициатором процесса. 

2. Последовательное – согласование, при котором проект направляется участникам согласования по очереди. После того как участник поставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику и т. д. Для каждого участника согласования обычно указывается время согласования (количество дней или часов, которые отводятся для того, чтобы ознакомиться с проектом и поставить визу).

3. Комбинированное согласование совмещает в себе принципы параллельного и последовательного согласования. Процесс разбивается на стадии, внутри которых участники проставляют визы в параллельном режиме, тогда как взаимодействие между стадиями осуществляется последовательно, т. е. сотрудники следующей стадии не могут начать согласование до завершения  предыдущей.

В системе допускается настройка сценария согласования или использование строго заданного (рис. 4).

Чтобы начать процесс согласования, инициатор указывает на листе согласования:

Лист согласования представляет собой электронное описание процесса согласования. Это описание содержит данные о типе согласования, списке участников, сроке (сроках) согласования и о других параметрах процесса.

Для оперативного заполнения листов согласования в системе предлагается использовать вспомогательные инструменты – шаблоны и стандартные списки. Шаблон позволяет создавать листы согласования, в которых тип согласования, список участников или сценарии поведения системы уже заданы. Они, в частности, необходимы в тех случаях, когда в организации используется утвержденный порядок согласования документов определенного типа. Стандартный список содержит список участников вместе с заданными для каждого участника параметрами последовательного согласования.

Рис. 4. Выбор типа согласования на листе согласования

Рис. 4. Выбор типа согласования на листе согласования

Для открытия листа согласования необходимо:

1. Открыть проект карточки документа (КД) в режиме просмотра.

2. Нажать на кнопку "Согласование" и выбрать из меню способ создания листа согласования "Стандартное"

3. Задать параметры согласования.

Если в организации принят определенный порядок согласования, целесообразно сохранить его в виде шаблона согласования.

4. Чтобы начать процесс согласования, необходимо нажать на кнопку "Начать процесс согласования" , после чего участникам будут разосланы уведомления (рис. 10).

Рис. 5. Вид стандартного листа согласования

Рис. 5. Вид стандартного листа согласования

Рис. 6. Шаблон листа согласования Приказа. Последовательное согласование

Рис. 6. Шаблон листа согласования Приказа. Последовательное согласование

В КД будет отображаться информация о том, что документ находится на согласовании. Название документа будет отображаться в списке документов в представлении На согласование. Чтобы наложить визу на проект документа, соисполнителю необходимо открыть уведомление о проекте документа, направленного на согласование. Для этого выбирается пользователь (соисполнитель документа) и открывается его портал, в котором содержатся папки: На исполнение, На подготовку, На согласование и т. д. (рис. 11).

Рис. 7. Выбор режима Согласующий по алфавиту

Рис. 7. Выбор режима Согласующий по алфавиту

Рис. 8. Выбор режима Согласующий из иерархии

Рис. 8. Выбор режима Согласующий из иерархии

Выбирается папка На согласование и документ, направленный на согласование. В окне Согласование (рис. 12) соисполнитель выбирает решение по данному документу (Согласен, Не согласен или Согласен с замечаниями).

Результат согласования появляется в окне, приведенном на рис. 13.

Процесс согласования завершается одним из следующих способов:

Рис. 9. Окно выбора параметров для каждого согласующего

Рис. 9. Окно выбора параметров для каждого согласующего

Рис. 10. Проекты документов, направленные на согласование

Рис. 10. Проекты документов, направленные на согласование

Об автоматическом прекращении процесса инициатор согласования получает уведомление.

Рис. 11. Портал пользователя

Рис. 11. Портал пользователя

Рис. 12. Окно согласования проекта документа

Рис. 12. Окно согласования проекта документа

При наличии в системе настроек и установки на рабочем месте ПО внешнего средства криптозащиты информации пользователь, владеющий секретным ключом, при сохранении листа согласования подписывает лист с помощью электронной цифровой подписи. В этом случае с началом процесса согласования поля Файлы и Текст (раздел Содержание) автоматически заверяются электронной цифровой подписью. В правом верхнем углу листа появляется значок.

Рис. 13. Окно результата согласования

Рис. 13. Окно результата согласования

При необходимости участник согласования может отложить визирование проекта и инициировать новый цикл согласования, направив проект одному или нескольким лицам. Таким образом
будет инициирован процесс согласования 2-го порядка. Его участники, в свою очередь, могут инициировать процессы 3-го порядка и т. д. Формального ограничения число вложенных циклов согласования не имеет. Чтобы инициировать согласование следующего уровня, нужно нажать кнопку "Согласование до визы" в карточке визы. Откроется новый лист согласования, где нужно задать параметры согласования, список участников и начать процесс согласования нажатием на кнопку "Начать процесс согласования" . 

Подписание документа

После согласования документа его проект направляется на подпись руководителю или лицу, замещающему его в системе. Руководителю посылается уведомление о направлении документа на подпись.

Лицо, которому документ направлен на подпись, может также:

Чтобы подписать документ или отказать в подписи, необходимо двойным щелчком мыши открыть уведомление о получении документа на подпись. В результате откроется КД в режиме просмотра. Лицо, получившее документ на подпись, выполняет одно из следующих действий:

1. Подписать документ – кнопка "Подписать". Чтобы подтвердить намерение, нужно нажать кнопку Да. Документ будет подписан, КД закроется

В КД отображается информация о том, что документ подписан (статус Подписан).

2. Лицо, подписавшее документ, может снять свою подпись (если документ не зарегистрирован). Для этого требуется открыть КД и нажать на кнопку "Отменить запись"

3. Отказать в подписи. Для этого нужно нажать на кнопку "Отказать" и в открывшемся окне Причины отказа ввести мотивировку отказа. Документу будет отказано в подписи, КД закроется.

В КД отображается информация об отказе (статус Отказано в подписи) и причина отказа. При этом сохраняется возможность снова открыть КД и подписать документ. 

Регистрация документа

На регистрацию может быть отправлен как подписанный, так и неподписанный проект документа. Отправка документа на регистрацию осуществляется руководителем, подписавшим документ, лицом, замещающим его, или делопроизводителем.

Регистрации подлежат:

При регистрации входящих, внутренних и исходящих документов в Управлении делами организации проставляется порядковый номер – «Номер из счетчика». 

При регистрации входящих, внутренних документов, поступивших в адрес руководства структурного подразделения, номер документа формируется в виде: «Номенклатурный индекс подразделения» – «Номер из счетчика», где:

При регистрации ОРД номер документа формируется в виде:

«Номер из счетчика» – «Индекс вида ОРД», где:

В зависимости от вида ОРД могут иметь следующие индексы:

При этом у каждого вида документа имеется отдельная нумерация.

Подписать и затем зарегистрировать внутренний документ можно, нажав на кнопку "Регистрация", далее следует выбрать Подписать + №. Подписать и зарегистрировать документ может сотрудник, у которого задано место регистрации по умолчанию и способ поиска счетчика и который указан в документе подписывающим или является его заместителем (рис. 14).

Рис. 14. Окно при выборе варианта регистрации документа

Рис. 14. Окно при выборе варианта регистрации документа

В заключение хотим отметить, что в системе СМ, как и в системе ДЕЛО, реализована функция работы с проектами документов. Технология и этапы работы проводятся в соответствии с традиционной формой технологии согласования. Специалистами СМ разработан удобный пользователям интерфейс диалоговых окон, логичный порядок согласования, четкий контроль за этапами согласования при работе с КД, что, бесспорно, является важным фактором при выборе данной автоматизированной системы.


Автор: Г.А. Серова, проф. каф. АСДОУ РГГУ
Источник: Журнал «СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА» № 12, декабрь 2012

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх