+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Безбумажный документооборот: управление электронными документами
Статьи и интервью

Безбумажный документооборот: управление электронными документами

22.06.2003

Почему многие проекты внедрения заканчиваются на этапе покупки системы? Как правило, по трём причинам, которые тесно связаны между собой. Первая - разработчик говорит: "Забудьте о том, что было, с понедельника начинаем новую жизнь". В результате приходится работать с двумя системами: старой и новой, потому что в каждой есть только часть необходимых функций, а между собой они не интегрируются... Вторая причина - разработчик говорит: "Смотрите сколько у этой системы возможностей!" На деле выясняется, что система настолько сложна, что наладить её работу практически нереально. И наконец, третья причина: пользователи не хотят учиться (возможно, они уже имеют опыт неудачных внедрений), они привыкли работать с тем, что уже есть у них на компьютере: MS Word и Outlook, - а если сервер падает… Что ж, можно обругать администратора и пойти попить чаю.

 

Исход крупных дел часто зависит от мелочей.
Тит Ливий

Если подводные камни известны – дело за малым: предложить решение, которое будет работать в привычной пользователю среде, обладать модным нынче "интуитивно понятным интерфейсом" и легко объединять как новые, так и старые разработки. Речь идёт, конечно, о системах на основе так называемого "тонкого" клиента или Web-браузера.

Интернет размывает географические и организационные границы и позволяет работать с информацией из любой точки мира, где есть хоть какие-то каналы связи. Но для совместной работы над документами требуется решение, которое позволило бы управлять огромными массивами различных информационных материалов при работе в распределенной среде.

Компания "ИнтерТраст", девять лет успешно работающая на рынке информационных систем, предлагает систему "CompanyMedia–Управление электронными документами" для создания корпоративного информационного пространства. Система построена на базе технологии Lotus Notes/Domino, что обеспечивает безопасность, масштабируемость, гарантированную доставку и распространение информации, хранение файлов любого формата и размера, а кроме того, возможность быстрой разработки собственных приложений.

Задачи, которые решает "CompanyMedia–Управление электронными документами"

Как правило, наибольшего успеха добивается тот, кто располагает лучшей информацией.
Б. Дизраэли

Практически все системы делопроизводства ориентированы на работу с реквизитами документа: "Кому направлено", "Исполнители", "Дата регистрации",… а не с его содержанием. К тому же, документы не всегда готовят те, кто их отправляет и регистрирует. Получается, что формальная регистрация ведётся в системе, а разработка документа всё так же идёт по почте – как тут уследить, у кого более свежая версия и со всеми ли согласованы вносимые изменения? Система "CompanyMedia-Управление электронными документами" - это, во-первых, хранилище документов с развитой иерархической структурой папок, причём иерархия может иметь произвольное число уровней. Доступ к каждой папке и к каждому документу определяется схемой доступа – заранее заданной или созданной для конкретного документа - и типом документа. Например, договора могут быть видны только юристам. Особенностью организации доступа в системе является тесная интеграция с кадровой структурой организации, то есть любые кадровые изменения в организации автоматически отражаются на доступе сотрудников к документам.

Хранилище легко масштабируемо – так как физически документы хранятся в базах данных Lotus Notes, а их количество не ограничено. Один документ может быть отнесён к нескольким папкам, причём это будет один и тот же документ, а не множество его копий.

Допустим, нам необходимо найти все статьи за какой-то период – они могут лежать в разных папках и даже на разных серверах – однако система выдаст ссылки на все документы, которые соответствуют запросу, где бы они ни были. Причём искать по ключевым словам можно даже в прикреплённых файлах. Попав в документ по ссылке – его местоположение всегда можно узнать, открыв закладку "Папки".

Во-вторых, "CompanyMedia-Управление электронными документами" - это среда работы с документами. Текст и картинки могут храниться как в теле документа (и тогда текст проще редактировать), так и в виде прикреплённого файла (если они были созданы в других приложениях), причём редактирование текста ведётся во встроенном в Internet Explorer html-редакторе (а значит, нет необходимости ждать загрузки Java-апплета).

Система позволяет создавать документы по шаблонам (как общекорпоративным, так и личным) и поддерживает ведение версий. В процессе подготовки документа часто возникает необходимость обсудить какие-то детали – для этого в каждом документе существует закладка "Замечания", где любой пользователь, имеющий к документу доступ читателя, может высказать свои пожелания и предложения. Если документы логически связаны между собой – их можно соединить перекрёстными ссылками.

В-третьих, "CompanyMedia-Управление электронными документами" - это инструмент для согласования документов и ознакомления с ними. Автор документа может отправить его на согласование: есть возможность выбирать участников согласования из списка организации или использовать типовые сценарии согласования. Когда документ подготовлен и согласован, его можно отправить на ознакомление заинтересованным лицам. После этого, документ может быть передан в систему "CompanyMedia-Делопроизводство", "CompanyMedia–Договоры" или другую систему CompanyMedia и в зависимости от настроек архивирования, перемещен в архив или удалён.

"Web-Портал" для пользователя и разработчика

Сотрудники работают с системой через Web-портал. Ссылку на него можно добавить в "Избранное" или сделать домашней страницей. Через портал пользователь может быстро просмотреть документы, которые он отправил на согласование и с которыми ему нужно ознакомиться, а также узнать, как идут процессы согласования, которые он инициировал сам. Документы и папки, с которыми пользователь работает чаще всего, он может поместить на закладку "Мои документы".

В начале статьи упоминалось о том, что несомненным плюсом была бы возможность подключать к системе другие подсистемы. В "CompanyMedia-Управление электронными документами" такая возможность есть! Любая подсистема, разработанная в технологии Lotus Notes/Domino, может быть подключена к порталу за один час. Функционал подключаемой системы не затрагивается, необходимо лишь перенести несколько элементов дизайна и настроить ядро CompanyMedia. Уже упомянутые системы "CompanyMedia-Делопроизводство" и "CompanyMedia-Договоры" встроены в "Web-Портал", что дает руководителям возможность накладывать резолюции и выдавать поручения, а исполнителям знакомиться с приказами и создавать отчеты об исполнении – помимо всех вышеперечисленных возможностей.

В целом, внедрение системы позволяет существенно повысить эффективность деятельности сотрудников, ускорить процесс поиска информации, исключить возможность потери документов и обеспечить работу сотрудников с самыми актуальными версиями. Использование Web-браузера позволяет существенно снизить затраты на покупку дополнительного программного обеспечения и, в тоже время, остаться в рамках знакомой пользователям среды.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх