+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Система электронного документооборота: предпосылки внедрения, определение, основные функции, выгоды от внедрения
Статьи и интервью

Система электронного документооборота: предпосылки внедрения, определение, основные функции, выгоды от внедрения

18.04.2007

В последнее время нам все чаще можно услышать или прочитать, что та или иная компания установила у себя систему электронного документооборота. Что же такое система электронного документооборота (СЭД)? Какими функциями обладает подобного рода программное обеспечение? Какие выгоды дает внедрение СЭД? Как выбрать наиболее подходящую для своей компании систему? Какие трудности могут при этом и в дальнейшем возникнуть и как с ними справиться? Как установить у себя на предприятии СЭД? Ответить на все эти и многие другие вопросы мы постараемся в данной рубрике. Надеемся, что это поможет вам сориентироваться в широком спектре предлагаемых сегодня программных решений и выбрать именно то, которое упростит вашу работу и сделает ее более эффективной.

Зачем нужно автоматизировать документооборот?

Основной метод управления в настоящее время - документационный. Документы выступают как универсальный инструмент управления, обеспечивают взаимодействие между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками, партнерами, клиентами и вышестоящими организациями.
При этом для построения правильной стратегии взаимодействия необходима полная история отношений сторон, в нем участвующих, что достигается путем документирования деятельности.
Документирование деятельности, в частности, помогает, избежать таких, например, ситуаций, как описанная ниже.

Клиент звонит исполнителю и начинает пенять:
— Вам было дано задание, а вы его не выполнили!
Исполнитель пытается возразить:
— Вы же отменили это задание. Клиент еще больше раскаляется:
— Как же так? Я же помню, что не отменял! - а сам между тем вспоминает, что, и правда, выполнение задания было перенесено на более поздние сроки.

А ведь в динамично развивающейся компании в день могут отдаваться тысячи распоряжений: как сторонним организациям (исполнителям, партнерам), так и своим сотрудникам; клиенты компании также могут давать какие-то поручения ее сотрудникам. Поэтому современные руководители знают, что нужно документировать, что делать, и делать только то, что задокументировано. Сегодня многие даже стараются придерживаться такого принципа, как: "Если управленческое решение не задокументировано, его не существует".

Документирование деятельности позволяет качественно улучшить процессы управления, потому что повышает сохранность информации, преемственность при ее передаче, возможность контролировать исполнение задокументированных решений (а не просто достигнутых устно договоренностей).

Но при дальнейшем росте объемов деятельности возникает парадокс - работа с документами требует все больше ресурсов и начинает замедлять скорость работы организации, а также, что очень важно, - скорость принятия управленческих решений.

Огромный массив бумажных и электронных документов приводит к тому, что в них все труднее становится ориентироваться, сложнее оперативно найти необходимый документ, понять, у кого тот или иной документ находится, и уж тем более сложно определить, на какой он стадии работы: просмотрен ли, согласован, завизирован.

Один из способов решения проблемы - использование специального программного обеспечения - систем электронного документооборота (СЭД).

Что такое система электронного документооборота?

Термин "электронный документооборот", или "система электронного документооборота", является сугубо российским определением, широко звучащим на различных выставках, в статьях, в рекламных материалах и даже в самом современном документе - в Федеральной целевой программе "Электронная Россия". Хотелось бы сказать, что системы делопроизводства и документооборота - это не просто тонкая игра слов. Технологии электронного делопроизводства и электронного документооборота являются разными типами систем, поддерживающих и автоматизирующих работу с документоориентированной управленческой информацией.

Дадим формальные определения для систем делопроизводства и документооборота. В качестве рабочего варианта можно дать следующие определения.

Системы электронного делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.

Системы электронного документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.

Если основным назначением систем делопроизводства является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий (например, "Документ принят к исполнению", "Документ передан на исполнение конкретному сотруднику", "На документ дан соответствующий ответ" и т. д.) в соответствии с принятыми правилами, то системы документооборота не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами.

С точки зрения пользователей систем автоматизации можно сказать, что пользователями систем автоматизации делопроизводства являются сотрудники таких структурных подразделений компании, как управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы, экспедиции (10-15% сотрудников организации). Пользователями систем, автоматизирующих деловые процессы, связанные с документами (например, работа с "обращениями граждан", договорами, подготовка заседаний и др.), являются отдельные сотрудники многих подразделений, вовлеченных в какой-то общий деловой процесс (40-50% сотрудников организации), Пользователями систем электронного документооборота являются практически все сотрудники из всех подразделений организации (до 80% сотрудников компании).

Приведу следующую классификацию систем автоматизации:

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх