+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Электронный архив на современном предприятии
Статьи и интервью

Электронный архив на современном предприятии

25.08.2009

Потребность в автоматизации архивного дела, как и первые электронные архивные системы, возникла и развивалась практически одновременно с автоматизацией процессов документооборота. Технические же возможности для построения полноценных архивных систем появились всего несколько лет назад одновременно с выходом электронного документооборота в состояние расцвета.

Электронный архив: принципы построения и функционирования

В самом начале пути развития наблюдалось манипулирование понятием "архив", особенно принятое в ИТ-компаниях, что привело к тому, что на рынке появилось достаточно большое количество корпоративных информационных систем, которые отвечали, прежде всего, потребностям структурированного хранения больших объемов информации с возможностью их быстрого и разнотипного поиска. Прекрасно решая эти задачи, данные продукты не обладали главной особенностью: они не соотетсвовали требованиям, накладываемым государственным нормативным регулированием на архивы организаций, поэтому не имели права называться архивными системами. Впоследствии время и рынок расставили все по своим местам. Любая корпоративная архивная система сегодня должна сооотвествовать как "Основным правилам работы архивов организаций" Росархива, так и требованияниям Федерального закона №125 "Об архивном деле в Российской Федерации".

Таким образом, именно требования государственного нормативного регулирования обозначили основные первоначальные требования к корпоративным электронным архивам. Технически же за основу можно взять следующую четырехуровневую структуру автоматизированной системы (рис. 1): 

Структура автоматизированной архивной системы

На первом уровне системы находятся системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие хранение непосредственно контента архивных документов, а также данных архивной картотеки и поисковых индексов. Используемые в системах электронного документооборота вообще и системах электронного архива в частности СУБД можно условно разделить на 2 типа в зависимости от методологии размещения данных.

К первому типу реляционных СУБД относят системы SQL производства Microsoft, Informix производства IBM и системы Oracle одноименного производителя. Ко второму уровню систем нереляционного типа из применяемых в системах электронных архивов относят исключительно Lotus Domino/Notes производства IBM. Многие электронные архивные системы имеют возможность полноценной работы с различными СУБД, а в некоторых случаях, используя принципы корпоративной распределенности, позволяют различные части электронных архивных хранилищ реализовывать на основе разных технологических платформ, что целесообразно при эффективном управлении лицензиями на программное обеспечение в крупных компаниях с высоким уровнем территорильной распределенности. Также на этом уровне также находятся системы, обеспечивающие управление информационной безопасностью хранимого архивного контента (криптографической защитой архивных материалов) и непосредственно архивных процедур (электронной цифровой подписью).

Второй уровень - уровень универсальных сервисов, реализованных обычно на языках программирования достаточно низкого уровня, предназначенных для выполнения стандартных унифицированных задач, которые используются при выполнении процедур архивного дела. Например, процедуры "подготовка требования на выдачу архивных материалов" и "уничтожение архивных материалов" содержат несколько таких сервисов, важнейшим из которых является, безусловно, сервис согласования, позволяющий проводить ознакомление должностных лиц с текстом определенных документов с одновременным получением от них обратной связи в виде полного/частичного согласия с текстом документа (виза "согласовано") либо несогласия с возвратом на доработку и указанием причин. Также необходимо обратить внимание на возможность различных типов согласования: параллельного (веерного), последовательного (эстафетного), комбинированного; с возможностью редактирования маршрутов и поддержкой элементарных операций над структурой организаций (определения подчиненных конкретных должностных лиц, их непосредственного руководителя и руководителя их структурного подразделения).

Третий уровень (уровень прикладных архивных модулей) представляет собой непосредственные реализации автоматизированных архивных процедур. Данный этап следует рассмотреть более подробно. Моделей самой реализации автоматизированных модулей великое множество, но мы их разделим на два типа: workflow-реализация архивных процедур и модульная реализация архивных процедур.

WorkFlow-реализация архивных процедур: основным принципом при этом подходе является выделение из такого направления деятельности, как архивное дело, полностью индивидуальных процессов архивного делопроизводства. Автоматизация процессов производится посредством специализированного сервиса управления потоками работ (WorkFlow), находящегося на более низком (втором) уровне универсальных сервисов. Понятие WorkFlow (в пер. с англ. - поток работ) очень близко к понятию процесса, однако отличается от него множественностью потоков работ одного-единственного процесса. Например, подготовка дел для передачи их в архив организации - это процесс единичный, тогда как на его основе допускается существование множества сходных потоков работ (WorkFlow). В частности, каждое подразделение осуществляет работы по подготовке дел для передачи в архив в соответствии с одним регламентированным процессом.

Модульная реализация архивных процедур -  альтернативная модель реализации, представляющая собой либо единичный модуль, выполняющий все автоматизированные функции архивной системы, либо комплекс взаимосвязанных модулей, при котором каждый модуль автоматизирует выполнение одной определенной архивной процедуры. Допускается также комбинированное решение, которое позволяет, к примеру, переводить систему со старой на более новую WorkFlow-архитектуру посредством поэтапной замены одних модулей соответствующими другими, автоматизирующими потоки работ. Детально рассматривая структуру архивной системы, необходимо обобщить ее функционал с одновременной детализацией по сервисным функциям.

На третьем уровне находятся и базовые сервисы системы – модули, имеющие разнообразный функционал, но характеризующиеся унифицированными программным интерфейсом, позволяющим им использовать как функционал друг друга, так и, что более важно, функционал нижестоящий структур. Сервисами в рассматриваемой системе будут являться, к примеру, сервис поиска (обеспечение обработки поисковых запросов с учетом прав доступа пользователя, обеспечение самого поиска запрошенного документа или дела в хранилищах информационной архивной системы либо электронной архивной картотеке). Важен также сервис размещения (позволяет импортировать и размещать архивные материалы при передаче их из сопряженных корпоративных информационных систем, к примеру, системы электронного документооборота; при этом он агрегирует контент и заводит блок архивных метаданных – регистрационно-контрольной карты архивного документа; параллельно сервис контролирует топологическое размещение архивных материалов в хранилищах архивного фонда организации). Необходимы сервис ретроконверсии (организация ввода документов в информационную систему из архивного фонда организации: в ее функционал всходит обеспечение возможности сканирования архивных материалов и ручное либо автоматизированное - для потоковой ретроконверсии - создание регистрационно-контрольных карт архивных документов), сервис отчетных форм (позволяет осуществлять подготовку и распечатку внутренних описей дела, карт/листов) - заместителей дела, а также статистических и срезовых отчетных форм, подготовка которых занимает у архивариусов значительную часть рабочего времени: описей дел долговременного хранения и т.д., описей дел, выделяемых к уничтожению, передаче в структуры Росархива и т.п.).

Четвертый уровень (уровень систем взаимодействия с пользователем) подразделяется на аппартаные и программные решения. Для обеспечения процедур топологического учета размещения дел и томов в материальных хранилищах архивов могут быть использованы сканеры штрих-кода, собранные на единой Windows-mobile-платформе с возможностью беспроводного доступа к системе архивной картотеки.

Необходимо также четко разделить интерфейсные приложения, обеспечивающие взаимодействие архивной системы с пользователем, на два типа - "толстый клиент" и "тонкий клиент" (рис. 2).

Интерфейсные приложения архивной системы

"Толстый клиент" обеспечивает полный функционал взаимодействия с архивной системой. Приложение "толстого клиента" обычно разрабатывается производителем архивной системы. Его функционал четко и строго ограничен самим функционалом системы. В некоторых случаях, особенно при использовании в качестве СУБД системы IBM Lotus, в качестве "толстого клиента" применяется клиентское приложение, производимое самим вендором СУБД - IBM Lotus Notes. В рамках именно этого приложения уже и организуется полномасштабное взаимодействие пользователя с архивной системой.

"Тонкий" клиент представляет собой клиентское приложение, реализованное на основе web-интерфейса. Такой подход зачастую не позволяет создавать полнофункционального приложения, но может обеспечить его универсальность и простоту развертывания. Этот вопрос становится максимально интересным, если учитывать следующее взаимоотношение количества рабочих мест при внедрении архивной системы.

Превышение численности работников предприятия, взаимодействующих в системе ограниченно, над количеством работников с полнофункциональным интерфейсом, позволяет намного эффективнее управлять пакетом лицензий на программное обеспечение и удешевить разработку этого модуля за счет ограниченного функционала.

Представляемый подход является самым интересным при разработке "тонкого клиента", поскольку дает возможность не столько поддерживать различные типы приложений, сколько создавать приложения под разные клиентские платформы, в том числе и кросс-платформенные решения, к примеру, когда частичный функционал системы может быть вынесен в виде web-приложения, ориентированного на работу с универсальными кросс-платформенными браузерами типа Mozilla Firefox, Google Chrome, Apple Safari, Opera. Кроме того, данное решение позволяет создавать решения для мобильных платформ, использующих открытую систему рендеринга интернет-страниц WebKit, в настоящее время имеющую следующие браузеры-наследники: Google Chrome (WIntel, MacIntel, Linux), AppleSafari (Wintel и MacIntel), Google Android (Linux). А также полностью клосс-платформенный браузер Mozilla FireFox (WIntel, MacIntel, Linux), работающий на основе альтернативной системы Gecko. Браузеры остальных производителей в этот список не внесены по причине отсутствия поддержки необходимых стандартов.

Рассмотрение структуры архивной системы позволяет определить место, отводимое сегодня системе электронного архива в IT-инфраструктуре компании. Первоначально являясь продолжением процессов и процедур документооборота, корпоративный электронный архив был его неотъемлемой частью. Развиваясь в направлении архивного хранения произвольного архивного контента, соответствующего определениям документа, система корпоративного электронного архива на сегодняшний день представляет собой более самостоятельный программный продукт.

Развитие электронных архивных систем, методология и технический подход

Начав свое эволюционное развитие всего пять-семь лет назад, корпоративные архивные системы развились из зачаточного состояния (систем, представляющих собой переведенные в компьютер архивные картотеки) до современных многофункциональных электронных архивов, хранящих не только образы документов, но и их информационную составляющую, одновременно обеспечивая хранение и индексированного контента документов - их информационной составляющей, и метаданных, и индексов - структур, облегчающих поиск.

Развитие корпоративных архивных систем идет по двум направлениям - методологическому и техническому. Совершенствуемая методология архивного хранения изменяет наше понимание архивного фонда: сегодня документы могут пройти весь свой жизненный цикл в электронной форме. Тем не менее, представляя определенную ценность для организации, они должны быть сохранены в архиве и, как следствие, распечатаны и оформлены в дела. Очевидно, что такой подход является шагом назад и может затормозить развитие отрасли. Архивные системы, сочетающие в себе функционал хранения контента и архивной картотеки, могут сталкиваться с ситуацией, когда экспертная комиссия выделит дела к уничтожению физически, одновременно сохранив их электронный "оригинал" еще на определенный срок.

Технически развитие корпоративных электронных архивов заключается и в автоматизации процессов ретроконверсии, которая усложняется с повышением скорости ввода и распознаванием текста документа с одновременным вводом в систему и его образа, и архивного контента. Отдельным направлением развития таких систем является автоматизация ввода документов в архив, при которой атрибуты метаданных документа заполняются системой самостоятельно, человеку же отводятся минимальные контрольные процедуры. Отметим и развитие множества программных интерфейсов, позволяющих проводить эффективный, не требующий человеческого контроля импорт архивных данных из остальных систем, составляющих электронный архив организации.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх