+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / На что следует ориентироваться при выборе СЭД?
Статьи и интервью

На что следует ориентироваться при выборе СЭД?

08.05.2014

Автор: Дмитрий Голосовский, руководитель отдела маркетинга, компания «ИнтерТраст»
Источник: Современные технологии делопроизводства и документооборота, №5, 2014

Сейчас рынок переполнен предложениями. На что сейчас ориентироваться при выборе СЭД? И что принципиально нового в этой области произошло, скажем, за последние два года?

Руководитель программно-технического отдела,г. Пермь

Дмитрий Голосовский, руководитель отдела маркетинга, компания «ИнтерТраст»Гибко настраиваемый web-интерфейс, масштабируемость, производительность, соответствие требованиям законодательства — эти критерии применимы, пожалуй, не только к СЭД, но и к любой информационной системе. При выборе СЭД следует ориентироваться еще на несколько ключевых факторов. Первое, на что необходимо обратить внимание — это проектное портфолио разработчика. У вендора должен быть соответствующий отраслевой опыт. Например, если речь идет о внедрении СЭД в финансовой организации, будет логично выбрать продукт от производителя, зарекомендовавшего себя успешными внедрениями именно в банках. Это своего рода знак качества и подтверждение того, что в системе учтены специфические отраслевые требования,  отражены особенности бизнес-процессов, характерных для определенной сферы деятельности. Возможность организовать референсный визит в организацию, где система уже внедрена, будет дополнительным плюсом.

Следует также оценить интеграционные возможности системы. Современные СЭД существуют в довольно сложных IT-ландшафтах и должны интегрироваться с другими корпоративными приложениями — решениями для бухгалтерского и кадрового учета, ERP-системами, ECM-платформами и использующимися в организации СУБД. Для государственных структур особенно важна возможность интеграции с такими системами, как СМЭВ и МЭДО.

Кроме того, многими заказчиками предъявляются довольно жесткие требования в области защиты информации. Поэтому следует учитывать возможности СЭД в части применения электронной подписи и сертифицированных средств криптозащиты. Если у клиента есть потребность организовать юридически значимый документооборот, то необходимо выбирать подрядчика с развитыми консалтинговыми компетенциями в этой области. Подобные проекты требуют не только технологической экспертизы, но и глубоко проработанной методологии по обеспечению юридической значимости, знания законов и стандартов, регламентирующих применение электронной подписи.

Основная тенденция последнего времени — это смещение приоритетов в сторону разработки и внедрения прикладных бизнес-решений. Документооборот — необходимый технологический сервис, сопутствующий деятельности любой организации, но современная СЭД не ограничивается рамками канцелярии. Клиентам интересны IT-инструменты для повышения результативности их основной деятельности. К ним можно отнести инструментарий BPM для автоматизации рутинных процессов, а также средства Adaptive Case Management (ACM) для управления нерегламентированными или частично регламентированными бизнес-процессами.

Еще один явный тренд последних двух-трех — растущая популярность мобильных приложений СЭД. Сегодня их функциональность мало чем уступает возможностям, которые пользователи получает с помощью стационарного компьютера. Приложения для планшетов iPad и Android применяются не только для работы с документами и задачами. Они также позволяют автоматизировать подготовку, проведение и реализацию решений коллегиальных органов. Возможность дистанционного участия в заседаниях особенно важна для управленцев высшего и среднего звена – они далеко не всегда могут присутствовать в офисе силу высокой занятости, частых командировок, переговоров и т.п.

Модульная структура СЭД

Что понимается под модульной структурой в СЭД?

Начальник отдела ДОУ, Калужская обл.

В модулях СЭД заложена определенная структура данных и функциональность, требуемая для работы с определенными видами документов — входящими, исходящими, поручениями, заявками, обращениями граждан, договорами, нормативно-распорядительными актами и т.п. При этом для создания прикладного бизнес-решения могут использоваться возможности отдельного модуля либо их сочетание. Скажем, для автоматизации таких комплексных бизнес-процесссов, как централизованные закупки или подготовка документации для участия в тендерах, может потребоваться широкая функциональность, включающая инструменты для работы с договорами, заявками и поручениями. В сочетании с общесистемными сервисами хранения, доставки и защиты информации модули СЭД позволяют конструировать решения, максимально отвечающие запросам заказчика. Модульная структура системы позволяет организации выбрать именно тот функционал, который необходим, избежать избыточных вложений в проект внедрения СЭД. При появлении у заказчика новых потребностей возможности СЭД могут быть расширены внедрением дополнительных модулей. Такой подход позволяет заказчику рационально распределить инвестиции – нет необходимости внедрять монолитную систему в рамках одного проекта.  

Востребованность решений по модели SaaS 

Кем в первую очередь востребованы решения, построенные по модели SaaS?

Начальник отдела документооборота,г. Железнодорожный 

Перспективным рынком для облачных решений ECM/СЭД является сегмент малого и среднего бизнеса. Такие компании располагают достаточно ограниченными ресурсами: масштабные инвестиции в построение серверной инфраструктуры и закупка большого количества лицензий    будут для них нерациональным расходованием средств. Преимущество модели SaaS в том, что компания-заказчик платит только за то ПО, которая она реально использует, и только за то время, на протяжении которого эти сервисы применялись.

Модель SaaS предполагает представление набора достаточно простых сервисов. Под простотой мы понимаем в первую очередь возможность настройки и применения сервисов без участия технических специалистов. С другой стороны, это должны быть сервисы, максимально понятные и полезные бизнесу. Скажем, сервисы регистрации документов или хранения контента, реализованные в модели SaaS, вряд ли будут востребованы, поскольку они не влияют прямо на способность организации обслуживать клиентов и генерировать прибыль. Для SaaS подходят сервисы ACM — в силу того, что кейс-менеджмент является эффективным средством оптимизации основных бизнес-процессов компании. Поставщик облачных услуг предоставляет программную основу для работы с элементами кейсов – документами, задачами, контрольными списками и таймлайнами процессов, а непосредственной реализацией этих процессов заказчик занимается самостоятельно. Одно из преимуществ кейсов как раз и состоит в возможности такой быстрой настройки. В первом приближении за основу берется уже существующий в организации порядок выполнения того или иного процесса, а в дальнейшем эта схема дорабатывается самими бизнес-пользователями по результатам нескольких обработанных кейсов.

Помимо экономии на оборудовании, ПО и администрировании в этом случае достигается и другая цель — процессы моделируются именно в том виде, который понятен и удобен пользователям, а не IT-специалистом. В результате компетенции по управлению основными процессами накапливаются именно в бизнес-подразделениях и не становятся для них «черным ящиком», как нередко бывает, когда за конечную реализацию бизнес-логики отвечает IT-служба.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх