+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / От Москвы до самых до окраин. СЭД для территориально-распределенных компаний, комментарии участников рынка
Статьи и интервью

От Москвы до самых до окраин. СЭД для территориально-распределенных компаний, комментарии участников рынка

16.08.2017

Широка у нас страна родная, и когда в Москве еще разгар рабочего дня, то где-нибудь на Дальнем Востоке коллеги москвичей уже ложатся спать. На документообороте это отразилось бы самым непосредственным образом, если бы не СЭД, которые помогают обмениваться документами, невзирая на расстояние и время. Конечно, внедрения СЭД в территориально-распределенных компаниях специфичны, и эта специфика выражена тем сильнее, чем больше отличий у структур, входящих в территориально-распределенную организацию. Об этом ECM.ICT-Online.ru беседует с представителями компаний-разработчиков ЭОС, «ИнтерТраст», «ДоксВижн», «1С-КПД», WSS-Consulting Syntellect и HAULMONT, а также компании-интегратора КРОК.

Cпецифика внедрения СЭД в территориально-распределенных компаниях заключается в первую очередь в том, что такие компании, как правило, распределены и организационно.

«Поэтому необходимо не только строить в распределенной среде единое информационное пространство, но и обеспечивать взаимодействие - между головным офисом и филиалами, управляющей компанией и дочерними структурами. Если дочерние структуры взаимодействуют друг с другом, то это еще один контур документооборота. Схожие задачи возникают и в государственном секторе, когда речь идет о внедрении СЭД не в отдельном органе власти, а, скажем, во всех исполнительных структурах регионального правительства», - комментирует заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов.

 

Заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов

Заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов

 

Вадим Ипатов поясняет: необходимо обеспечить режим сквозного документооборота и сквозных деловых процессов, предусматривающих совместную работу субъектов компании или организации. При этом необходима строгая регламентация доступа к информации в распределенной и полиструктурной среде, а это предполагает серьезную работу со структурными справочниками и правами доступа. Доступ того или иного сотрудника к документам вычисляется на основании иерархии организационной структуры с отслеживанием изменений в этой оргструктуре. СЭД должна поддерживать централизованный, децентрализованный и федеративный принципы работы с документами и задачами - в зависимости от потребностей конкретной компании или организации. Сегодня все меньше ограничений по требованиям к каналам связи, стало намного проще обеспечивать централизованный режим, но ограничения не технологического плана могут оставаться, и тогда федеративный режим может быть востребован. В этом случае необходимо реализовать распределенное хранилище с использованием репликации данных в качестве механизма обмена данными между серверами. Это обеспечивает гарантированную доставку данных и распределенную бесконфликтную обработку документов. Таким образом, обеспечиваются условия для централизованного создания, хранения и поддержки общего контента, и в то же время весь локальный контент создается, хранится и обрабатывается на месте.

Вадим Ипатов вспоминает также про отраслевые особенности и требования регулирующих органов, в итоге внедрение всегда включает в себя этап адаптации и модификации типовой версии к специфическим требованиям заказчика.

«ИнтерТраст»: все необходимое в одной CompanyMedia

Большинство заказчиков «ИнтерТраст» - это территориально распределенные организации. «В территориально-распределенных организациях обычно востребован наибольший функциональный охват, задействованы все четыре блока типового набора функциональности СЭД. Первый из них - классические решения автоматизации делопроизводства и документооборота, второй - системы управление документацией (отраслевой, договорной и так далее), третий блок представлен инструментами групповой работы с документами, а четвертый - системами управления типовыми процессами (автоматизация потоков работ на базе Workflow/BPM). В последние годы появился интерес к аналитическим инструментам, которые позволяют взглянуть на данные, содержащиеся в СЭД, под новым углом. Все перечисленные решения реализованы в нашей системе управления документами и задачами CompanyMedia», - говорит Вадим Ипатов.

Сейчас в системах управления контентом работают управленцы всех уровней - от руководителей высшего звена до линейных менеджеров. Поэтому рабочие места СЭД CompanyMedia являются функционально ориентированными. Делопроизводителям доступен традиционный «картотечный» интерфейс с максимально развитой атрибутивной частью; руководителям и бизнес-специалистам - облегченный интерфейс с развитыми средствами для решения повседневных задач и инструментами горизонтального взаимодействия; ИТ-специалистам - рабочее место, адаптированное для удобного управления общесистемными сервисами, правами доступа и так далее. Возможность гибкой персональной настройки рабочего места позволяет формировать рабочее пространство, максимально отвечающее запросам пользователей.

Несколько лет назад мобильная работа с документами была привилегией руководства высшего уровня, первых лиц компаний. При разработке мобильных приложений CompanyMedia учитывались требования этой категории пользователей, что накладывало свой отпечаток на разработку: создавались уникальные решения под потребности одного человека или нескольких руководителей высокого ранга. Просмотр и согласование документов, средства выдачи резолюций и контроля исполнительской дисциплины - это те возможности, которые необходимы первым лицам. Кроме того, для них доступны два варианта работы с мобильным приложением - самостоятельный, либо с помощником. Сегодня мобильные решения в составе СЭД широко используются для автоматизации работы коллегиальных органов. Участникам заседаний удобны такие функции, как удаленное рассмотрение повестки и материалов, а также голосование с применением планшетов, когда топ-менеджеры не могут лично присутствовать на заседании.

Круг пользователей мобильных решений СЭД быстро расширяется за счет менеджмента среднего звена - уровень руководителей департаментов и отделов. В некоторых случаях дистанционная работа с документами востребована рядовыми специалистами, если они по роду деятельности часто находятся в разъездах. А значит, требования носят более универсальный характер - мобильное рабочее место СЭД стало пользоваться массовым спросом.

«Основной потенциал развития СЭД как среды электронного взаимодействия связан с обеспечением поддержки различных моделей управления. Перспективным подходом является адаптивный кейс-менеджмент (Adaptive Case Management, ACM). Технология ACM, реализованная в CompanyMedia, позволяет быстро реагировать на меняющиеся условия, и в этом ее основное отличие от традиционных инструментов управления бизнес-процессами (BPM). В некоторых случаях существующий процесс можно изменить для достижения поставленной цели, в других - дополнить его новым этапом, в третьих процесс должен быть остановлен. Кроме того, ACM в связке с СЭД обеспечивает участников процесса удобными средствами для коллективной работы, ее планирования и контроля, а также документирования всего хода исполнения. Это как раз те задачи, которые характерны для территориально-распределенных организаций», - резюмирует Вадим Ипатов.

Полная версия статьи

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх