+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Выбор системы электронного документооборота
Статьи и интервью

Выбор системы электронного документооборота

08.05.2006

Деятельность крупных организаций, имеющих, как правило, территориально распределенную сеть филиалов и подразделений, связана с движением большого количества бумажных и электронных документов внутри организации. Информация в этих документах представляет один из самых важных коммерческих активов и во многих случаях является конфиденциальной. Работая с документами, организации сталкиваются с рядом общих проблем и рисков. Документы могут потеряться, попасть в чужие руки, что крайне нежелательно, часто создаются дублирующие документы, тратится время на поиск нужного документа, формирование тематической подборки, на подготовку и согласование документов. Таким образом, управление документами становится одной из насущных потребностей для поддержки оперативной деятельности организации.

Для решения этой задачи можно воспользоваться одной из систем электронного документооборота (СЭД), интегрируемой с другими информационными системами организации. Грамотно и эффективно построенная СЭД становится для крупных организаций ключевым инструментом управления, приносящим реальную прибыль.

Результаты исследований, проводимых консалтинговой группой DSS Consulting в середине 2005 г. в нашей стране, показали, что рынок СЭД динамично развивается. Так, рынок СЭД в период с января по август 2005 г. по сравнению с предыдущим периодом (с сентября по декабрь 2004 г.) вырос на 90%. Рост объемов проектной реализации в 2005 г. по сравнению с концом 2004 г. составил 49%. Особенным спросом решения СЭД пользуются в секторе услуг, государственном секторе, в нефтегазовой и химической промышленности, в финансовом секторе и страховании.

Как выбрать оптимальную СЭД

Критерий "оптимальности" системы с точки зрения компании, которая ее выбирает, - фактор субъективный. Зачастую выбор ограничен только бюджетом проекта, или же, оценивая функциональность решения, заказчик исходит из того, какое место занимает разработчик на рынке СЭД. Такой подход не всегда верен. Выбор СЭД предполагает одновременный учет сразу нескольких важных критериев при оценке таких систем.

Современные СЭД должны: обеспечивать безопасность работы с удаленными офисами и подразделениями организации через web-браузер, по электронной почте или посредством SMS-сообщений; содержать встроенные средства командной работы с документами и проектами; поддерживать работу с платежными документами, ведение платежного статуса документов; осуществлять календарное планирование и контроль загрузки сотрудников по работе с документами; быть достаточно простыми для конечного пользователя, обладать легкостью в обслуживании, низкой стоимостью владения, простотой настройки на новые виды документов.

Кроме того, СЭД должны сочетать в себе целый набор важных качеств, среди них: обеспечение требований делопроизводства; согласование, утверждение и контроль исполнения документов; создание резолюций; ознакомление с документами сотрудников; автоматические рассылки электронных писем, уведомлений и документов; формирование дел. Также требуется учитывать наличие функций ведения всей истории работы с документами (ретроспектива); возможность интеграции с Microsoft Office и с существующими в организации приложениями; создание произвольной отчетности; использование простых стандартных средств настройки и программирования.

Работая над проектом вместе с системным интегратором - будущим исполнителем проекта, компания сможет более правильно поставить задачу и в результате получить именно то, что она хотела. Поставщик решений учтет или даже сформирует совместно с компанией функциональность будущей СЭД исходя из бизнес-задач компании, ее бюджета, существующей ИТ-инфраструктуры и имеющихся на рынке технологий. Поэтому лучше воспользоваться консультационными услугами независимой компании, имеющей практический опыт реализации подобных проектов, не заинтересованной в поставке одного конкретного продукта и имеющей в штате сертифицированных специалистов с опытом реализации таких проектов в других компаниях.

Ценообразование

Стоимость проекта складывается из стоимости лицензий на программное обеспечение и стоимости услуг исполнителя. Стоимость услуг представляет собой конфиденциальную информацию и, как правило, рассчитывается системным интегратором под каждый конкретный проект, при этом в расчет принимается несколько факторов, которые могут уменьшить или увеличить стоимость, например количество рабочих мест в системе, сложность настройки или доработки продукта, наличие требуемой аппаратной части, операционной системы и СУБД. Кроме того, СЭД может потребовать стороннего коммерческого программного продукта для аутентификации пользователей или для конвертации документов для различных офисных пакетов.

Что касается стоимости лицензий, то эта информация обычно известна. Например, лицензия на СЭД средней ценовой группы колеблется от 100 до 300 долл. США за место (исключая техническую поддержку, которая может обойтись в отдельную сумму).

Еще одним разделом затрат является обучение сотрудников для работы с новой системой. Для этого потребуются приглашение специалистов со стороны поставщика программного продукта или системного интегратора, организация внутренних семинаров для своих сотрудников, закупка дополнительных обучающих материалов.

Хотелось бы добавить, что стоимость реализованной СЭД прямо пропорциональна как функциональности системы, так и услугам по ее внедрению.

Как эффективно реализовать проект

Существует несколько подходов к внедрению СЭД. Традиционный подход, унаследованный системными интеграторами вместе с эпохой создания корпоративных информационных систем, предполагает достаточно длительный процесс внедрения, включающий в себя обследование и разработку технического задания как отдельный этап работ.

Проекты по внедрению в организациях СЭД могут идти по другому, более легкому для клиентов, пути. Так, функции документооборота достаточно стандартизованы и, как правило, имеются в коробочной версии СЭД. Системному интегратору требуется лишь провести необходимую настройку системы на уже имеющуюся функциональность. Совместно с заказчиком следует сформировать требования к будущей системе и определить единую терминологию проекта, что позволит реализовать его более эффективно.

Проект по реализации СЭД целесообразно разбить на несколько этапов для того, чтобы заказчик смог правильно оценить промежуточные результаты и в случае необходимости внести свои коррективы и пожелания. На первом этапе проекта создается функционирующая в рабочем режиме система документооборота, обрабатывающая основные документы, договоры, счета, письма. На последующих этапах производятся внедрение системы на расширенном наборе документов, настройка ее под свои потребности, обучение персонала.

Такой подход к внедрению обеспечивает быструю настройку системы на существующие бизнес-процессы компании и достижение реальных результатов. При этом эксплуатация системы возможна уже в течение первого месяца после начала проекта. В процессе устоявшейся реальной эксплуатации системы совершенствование бизнес-процессов начнется практически самостоятельно.

Проблемы и риски

СЭД имеет одну особенность: система должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, иначе эффективность от ее использования будет минимальной. Такая постановка вопроса сразу выявляет одну из основных проблем внедрения: в любой организации найдутся люди, стремящиеся избежать чего-либо нового. Консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием переобучаться. Это может завести в тупик весь процесс внедрения.

Но и отсутствие воли руководителей организации может привести к последствиям разного уровня: например, система внедряется либо в некоторых подразделениях, либо только на некоторых уровнях, либо только для отдельного класса бизнес-процессов. При худшем исходе событий СЭД не будет внедрена вовсе.

От технического персонала компании-заказчика в большей степени будут требоваться знание средств, предоставляемых платформой, опыт ее использования для автоматизации различных задач. При внедрении системы нужно обязательно убедиться в том, что в компании имеется достаточное количество специалистов нужной квалификации, заинтересованных во внедрении СЭД. Именно они составят основной актив будущего проекта и будут мотивировать других сотрудников.

Реализуемые задачи и конкурентные преимущества

С экономической точки зрения внедрение СЭД позволяет вернуть инвестиции не только в виде косвенных преимуществ, но и в денежном выражении. Например, существующий опыт использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и достигнутые результаты говорят о перспективе применения технологии защищенного электронного документооборота, позволяющего обеспечить юридически значимый обмен документами как внутри отдельных подразделений организации, так и между различными организациями.

Кроме того, существует возможность использовать шаблоны документов для создания новых. Если предположить, что такая работа будет вестись постоянно, то с функцией серверного распознавания текстов (для целей полнотекстового поиска) и установленных на рабочих местах программ распознаваний сотрудники организации будут иметь возможность самостоятельно конвертировать изображения документов в текст с необходимыми опциями и сохранять их в нужном формате.

Таким образом, СЭД исключает возможность утраты документов и обеспечивает контроль за их исполнением. Использование СЭД сократит время поиска документа и соответствующей информации, уменьшит затраты на обработку документов, обеспечит подготовку отчетности в заданные сроки.

Практика использования СЭД

На рынке СЭД в настоящий момент существует множество конкурирующих решений как отечественных, так и зарубежных компаний. Данные продукты имеют свои достоинства и недостатки, нацелены на разные ниши, функционально соответствуют требованиям различных целевых групп.

С учетом специфики деятельности заказчиков компания «Энвижн Груп» предлагает создание СЭД на базе программного обеспечения EMC/Documentum и IBM Content Manager, которая представляет собой гибкое и модульное приложение для возможностей быстрой настройки и адаптации при организационных изменениях в компании. Использование такого решения исключает возможность утраты документов и обеспечивает контроль над их исполнением. При этом СЭД может быть интегрирована с другими приложениями, что дает возможность улучшить взаимодействие со смежными подразделениями и организациями партнеров.

Пользователь может работать с СЭД с любого рабочего места, подключенного к сети.

С использованием штрих-кодирования бумажных оригиналов, систем потокового ввода документов и сканирования штрих-кодов осуществляется быстрый и безошибочный доступ к документам в едином электронном хранилище на основании бумажного оригинала.

Решение является прикладным программным обеспечением промышленного уровня, которое соответствует мировым стандартам. Современная архитектура решения позволяет снизить затраты на администрирование системы и ее наращивание и интеграцию.

В заключение хотелось бы привести высказывание Билла Гейтса в его книге "Бизнес со скоростью мысли". "Самый надежный способ выделить свою компанию среди конкурентов, оторваться от толпы преследователей - это хорошо организовать работу с информацией".

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх