+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Состояние и перспективы использования электронных документов в России
Статьи и интервью

Состояние и перспективы использования электронных документов в России

22.03.2008

Сравнивая текущую ситуацию с электронными документами в России с состоянием дел, скажем, пятилетней давности, можно процитировать слова классика: "Лед тронулся!"

Уже накоплена критическая масса изменений в области управления информацией и документацией:

С каждым днем электронные документы становятся все более привычными и массовыми. Это, помимо прочего, увеличивает число проблем, которые в ближайшее время придется решать специалистам ДОУ всех организаций страны. А в это время развитие технологий продолжается. Например, появились "гибридные" документы, в которых информация представлена как в аналоговом ("человекочитаемом"), так и в цифровом виде ("машиночитаемом"). Как специалистам ДОУ работать с ними — пока "терра инкогнита" современного делопроизводства.

Примеры распространенных гибридных документов:

В одном только прошлом году произошло несколько важных событий в области делопроизводства и документооборота, которые окажут существенное влияние на дальнейшее развитие ситуации с электронными документами в России.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

Важнейшим событием 2007 года в области управления документами стало утверждение ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования", разработанного ВНИИДАД на основе международного стандарта ISO 15489-1:2001. Специалисты ДОУ впервые за многие годы получили хороший современный стандарт, и теперь нужно научиться эффективно использовать его в свой практической работе.

О значении этого стандарта говорили еще разработчики ISO 15489:

Разработчики ISO 15489 о ГОСТе Р ИСО 15489-1-2007

В нашей стране многие, к сожалению, до сих пор не осознали, насколько с переходом России к капитализму изменилась роль документов. Сейчас главное назначение документов — обеспечивать эффективное управление организацией и защищать ее права и интересы в различных спорных ситуациях, в том числе в случае судебных исков. Документы также позволяют доказывать исполнение организацией требований законодательства и контролирующих органов.

Существенно большую роль стали играть документы, которые мы до сих пор по привычке пренебрежительно азываем "времянкой", существенно увеличились объемы этой документации. Появились новые виды документов, например, одни только счета-фактуры составляют весьма солидный массив документации.

Роль службы ДОУ стала более значимой — такой вывод можно сделать, прочитав новый стандарт.

В нем указывается, что основными направлениями в деятельности специалистов организации в области управления документами являются:

Такой широкий круг задач указан не случайно. В современном мире управление документами действительно играет гораздо более заметную роль, чем та, которую по традиции исполняют делопроизводственные подразделения многих отечественных организаций.

Для сравнения приведем зафиксированное в Типовой инструкции по делопроизводству скромное позиционирование службы ДОУ как подразделения, которое всего лишь организует, ведет и совершенствует систему ДОУ организации:

Типовая инструкция по делопроизводству о роли службы ДОУ

Удивительно, что, несмотря на все наши бюрократические традиции, в Типовой инструкции по делопроизводству вообще не указано, кто отвечает за организацию делопроизводства в организации в целом.

А вот стандарт ГОСТ Р И СО 15489 последовательно перечисляет, кто за что отвечает, начиная с руководства организации и заканчивая всем ее персоналом:

Положения такого рода, на мой взгляд, желательно закрепить во внутренних нормативных документах организации, регламентирующих вопросы управления документами.

Стоит отметить, что данный стандарт постепенно начинает занимать соответствующее место в нашей нормативной базе. Так, в документации по тендеру "Создание электронной библиотеки и информационного портала общего доступа Конституционного Суда Российской Федерации" он назван в числе нормативных документов, которыми регламентируются традиционные библиотечные процессы в Конституционном Суде.

Электронный документооборот глазами и устами власть предержащих

Еще одним из важных событий прошлого года стало то, что высшее российское руководство, говоря о совершенствовании государственного управления, научилось произносить словосочетание "электронный документооборот". Принятые во второй половине 2007 года новые концепции и стратегии развития, связанные с использованием информационных технологий в России, содержат прямые указания на необходимость использования "безбумажных" технологий и налаживания межведомственного электронного документооборота.

Проект концепции формирования

Проект концепции формирования

В планы подготовки нормативно-законодательных актов Правительством РФ включаются пункты, непосредственно связанные с управлением документацией, например:

Новый "Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения"

Заметным событием стало принятие нового "Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденного приказом Министерства культуры № 1182 от 31.07.2007 г. Несмотря на все недостатки этого документа, он является шагом в правильном направлении - впервые в Перечень архивных документов включено значительное число электронных документов, и многим из них установлен постоянный срок хранения, в том числе большинству государственных баз данных.

Хорошо, конечно, что в этот Перечень включены и базы данных, и даже "электронные документы в базе данных". Однако для того чтобы правильно организовать их хранение, специалистам ДОУ придется ответить на ряд непростых вопросов: Что является документом в базе данных? Что подлежит оперативному и архивному хранению? Какая документация должна быть создана и сохранена при архивации базы данных, для того чтобы обеспечить надежное сохранение содержащейся в ней информации? При этом приходится учитывать, что в информационную эпоху базы данных стали играть значительную, а иногда и решающую роль в государственном управлении.

Базы данных в государственном управлении

Что ждет специалистов ДОУ в ближайшее время?

Прежде всего, предстоит обеспечить исполнение законодательства о персональных данных, которое в той или иной степени затрагивает практически все организации. Для специалистов ДОУ этот закон создает целый "букет" проблем:

В ближайшее время ожидается принятие законодательства об обеспечении доступа к государственной информации, что "подарит" любой государственной структуре еще один объемный пласт документации. Помимо стандартной головной боли, связанной с обслуживанием еще одного класса запросов, специалисты ДОУ получат и нечто новое — работу по цензурированию документов. Дело в том, что по запросу о представлении информации государственные органы обязаны предоставлять и документы, в которых содержатся конфиденциальные сведения, предварительно изъяв те разделы и части документа, которые нельзя предоставлять. Цензурирование — очень трудоемкая работа, которая может быть доверена только высококвалифицированным специалистам.

Не меньше изменений ожидает нас в порядке ведения первичных бухгалтерских документов.

Предполагается, что в обозримом будущем будет разрешено вести в электронном виде документы, относящиеся к налогообложению, в частности, счета-фактуры. Это наболевший вопрос, в решении которого заинтересованы как коммерческие организации, так и государственные органы.

По данным европейских специалистов, переход на электронные счета-фактуры снижает расходы на их обработку и хранение в организациях примерно в 5 раз. Кроме того, ведение счетов-фактур в электронном виде расширяет возможности налоговых органов по контролю за уплатой НДС.

При переходе на электронные документы в бухгалтерском учете потребуется решить ряд серьезных проблем:

Решение этих проблем неразрывно связано с использованием систем электронного документооборота, которые будут использоваться не только как средства создания и рассылки, но и как средства хранения полноценных, юридически значимых электронных документов (без их распечатки и заверения подписью и печатью на бумаге).

Об актуальности проблемы долговременного хранения электронных документов свидетельствует и тот факт, что при проведении государственных закупок в конкурсную документацию начинают включаться соответствующие требования:

Из конкурсной документации на модернизацию автоматизированной информационной системы Аппарата Правительства РФ

К сожалению, в нашей стране отсутствуют какие-либо общегосударственные требования к обеспечению долговременной сохранности электронных документов. В России до сих пор не создано ни одного федерального электронного архива.

Федеральные электронные архивы США

Можно смело сказать, что в самом ближайшем будущем на первое место при работе с электронными документами выйдет задача обеспечения их целостности и аутентичности, что потребует:

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх