+7 (495) 956-79-28
Скачать бесплатно приложение CompanyMedia под iPad
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Все секреты регистрации документов
Статьи и интервью

Все секреты регистрации документов

28.11.2008

С первого взгляда кажется, что процесс регистрации документов достаточно прост и не может являться причиной возникновения каких-либо вопросов. К тому же во всех учебниках и пособиях по делопроизводству говорится о регистрации документов. Однако первое впечатление является обманчивым. Данный факт подтверждают вопросы, которые были получены редакцией журнала в этом году. В связи с этим возникла идея посвятить отдельную статью теме регистрации.

Регистрацией документов в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.) является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Однако можно привести более развернутое определение регистрации документов как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения в регистрационную форму (см. раздел статьи "Регистрационные формы документов") основных сведений о нем и присвоения документу учетного регистрационного номера и даты.

Для большинства документов процесс регистрация является обязательным, так как он фиксирует факт их создания или получения. При этом на документах оформляется в обязательном порядке специальный реквизит или реквизиты.

Итак, перечислим три основные цели регистрации:

Виды документов, подлежащие регистрации

Не все виды документов должны регистрироваться. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для сведения и не требует ответа или исполнения.

Чтобы исполнителям было легче определить, подлежит ли конкретный документ регистрации, в организациях разрабатывается Перечень нерегистрируемых документов. Он может являться приложением к Инструкции по делопроизводству, а может быть и самостоятельным документом (в этом случае он утверждается руководителем организации).

Данный перечень обычно включает следующие нерегистрируемые документы:

Порядок и время регистрации документов

Все документы, обращающиеся в организации, можно разделить на поступающие и создаваемые в ней.

Входящие документы регистрируются после этапа приема, первичной обработки и распределения поступающих документов. В момент регистрации в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа оформляется реквизит «отметка о поступлении документа в организацию», содержащий регистрационный номер и дату поступления документа. Также данный реквизит может содержать наименование организации и может проставляться в виде штампа (см. Пример 1).

Во время регистрации входящих документов основные данные о них переносятся в регистрационную форму.

Регистрационная фрма документа

Практически все входящие документы должны регистрироваться в день их поступления в организацию. Однако есть такие виды документов, которые разрешается регистрировать в течение большего промежутка времени. К ним можно отнести обращения граждан, которые в соответствии со статьей 8 Федерального закона от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента их поступления.

Создаваемые в организации документы необходимо регистрировать в день их подписания или утверждения.

Получается, что те документы, которые не подлежат утверждению, регистрируются после их подписания. Если же документ подписывается несколькими должностными лицами, то он регистрируется после подписания всеми должностными лицами.

Если документ требует утверждения, то его регистрируют не после подписания, а после оформления реквизита "гриф утверждения документа".

При регистрации создаваемых в организации документов на них оформляются два реквизита ("регистрационный номер документа" и "дата документа"), а основные данные заносятся в регистрационную форму.

Датой документа является дата его подписания (для документов, не подлежащих утверждению) или дата его утверждения (для документов, подлежащих утверждению). Для протокола датой документа является дата заседания (принятия решения), для акта — дата события.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 2 ноября 2007 г. следует оформлять так: 02.11.2007. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например, 02 ноября 2007 г.

Реквизит "регистрационный номер документа" включает порядковый номер, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

При этом порядковые номера документов, как создаваемых в организации, так и поступающих в нее, присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждой регистрируемой группы документов. То есть можно сказать, что для каждой регистрируемой группы "работает свой отдельный счетчик" порядковых номеров. В начале года он обнуляется, и счет начинается с единицы.

Как распределить все документы организации по регистрируемым группам? На этот счет существует общее правило. Регистрируемая группа включает документы:

Приказы, распоряжения и решения — это разные виды распорядительных документов, которые относятся к одному потоку документов (поток внутренней документации) и регистрируются, как правило, в службе документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ). Так как это разные виды документов, они регистрируются отдельно друг от друга.

Принято отдельно регистрировать приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, а также распоряжения по основной деятельности и распоряжения по личному составу.

Письма, поступающие в организацию и отправляемые из организации, имеют один вид документа (письмо) и, как правило, одно место регистрации. Но они относятся к разным потокам документов: входящие письма включаются в поток входящей документации, а исходящие — в поток исходящей. Соответственно, регистрация входящих и исходящих писем производится раздельно.

Регистрационная группа входящих писем (а также исходящих) может делиться при необходимости на подгруппы по авторам документов (в основном это делается при значительном объеме корреспонденции):

Организации, входящие в одну холдинговую структуру, общаются между собой в основном посредством переписки, т.е. шлют друг другу письма, которые в организации-авторе регистрируются как исходящие, а в организации-получателе — как входящие. Такие организации могут сделать отдельные регистрируемые группы для учета документов, поступающих от "родственных" компаний холдинга.

При этом подчеркнем, что приказы, поступающие от головной организации, в подчиненных всегда должны регистрироваться отдельной группой и не перемешиваться с внутренними распорядительными документами.

Служебные записки, создаваемые в организации, имеют один вид документа и входят в поток внутренней документации. Они, как правило, регистрируются в подразделениях — авторах служебных записок. То есть получается, что количество регистрируемых групп служебных записок равняется количеству подразделений, являющихся их авторами.

Порядковые номера будут присваиваться внутри каждой из групп: номер "1" будет использоваться в каждой группе, так же, как и порядковые номера "2", "3", "4" и т.д. В целях быстрого определения автора и вида документа регистрационный номер может включать, кроме порядкового номера, также индексы вида документа и подразделения — автора документа.

Например: СЗ-5-125, где

Места регистрации документов

Принято выделять следующие два вида организации регистрации документов:

Некоторые теоретики делопроизводства выделяют еще смешанную регистрацию документов.

Рассмотрим данный вопрос сначала с нормативной, а потом с практической стороны.

Смешанная регистрация документа

Чтобы понять, что обычно происходит на практике, рассмотрим регистрацию документов в разных по размеру организациях.

В небольших организациях с маленьким объемом документооборота централизованную регистрацию практически всех документов осуществляет секретарь руководителя, делопроизводитель или небольшое структурное подразделение, выполняющее функции службы ДОУ. При этом здесь же может регистрироваться некоторая специализированная документация, например, кадровая или договорная. Но практически всегда есть и такая специализированная документация, которая регистрируется в других подразделениях (например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии).

В крупных и средних организациях с большим объемом документооборота вся специализированная документация, как правило, регистрируется в тех структурных подразделениях, которые ее подготавливают или осуществляют с ней работу. То есть в одном подразделении ведется централизованная регистрация всей кадровой документации, в другом подразделении - централизованная регистрация бухгалтерской документации, в третьем — плановой и т.д. А вот служебные, докладные и объяснительные записки всегда регистрируются децентрализовано в структурных подразделениях - авторах этих документов. При этом есть часть документов, которая всегда будет регистрироваться централизованно в службе ДОУ (это касается, например, приказов и распоряжений по основной деятельности, издаваемых руководителем организации).

Из разговора об особенностях разных по размеру организаций становится ясно, что правильнее говорить о централизованной или децентрализованной регистрации отдельно для каждого вида документов, а не относительно всей документации предприятия в целом. В данном подходе не остается места для смешанной регистрации.

Итак, получаем следующую картину по местам регистрации документов, которая считается специалистами оптимальной.

В службе ДОУ централизованно всегда должны регистрироваться следующие виды организационно-распорядительных документов:

Место и вид регистрации остальных организационно-распорядительных документов зависит от размера предприятия, объема документооборота, численности службы ДОУ и организации работы с документами.

В небольших организациях с маленьким объемом документооборота целесообразно регистрировать все организационно-распорядительные документы в службе ДОУ.

В средних и крупных организациях с большим объемом документооборота регистрация внутренних документов осуществляется в подразделениях - авторах документов. Среди внутренних документов будут виды, создающиеся в большинстве подразделений, например, служебные, докладные и объяснительные записки, представления, предложения и т.д. Регистрация данных видов документов будет осуществляться децентрализовано в нескольких подразделениях.

Среди внутренних документов могут быть и виды, характерные для одного подразделения: соответственно, в этом случае они регистрируются централизованно в подразделении-авторе.

Специализированная документация, как правило, регистрируется централизованно в соответствующих функциональных структурных под¬разделениях (бухгалтерии, финансовом отделе, службе кадров и т.д.).

Входящие документы, адресованные руководителям подразделений, и исходящие документы за подписью руководителей подразделений могут регистрироваться централизованно в службе ДОУ или децентрализовано (и в службе ДОУ, и в структурных подразделениях).

К плюсу централизованной регистрации корреспонденции можно отнести создание общей информационно-справочной системы по документам, которая будет содержать данные обо всех документах. Тогда в одном месте всегда можно будет найти информацию по любому документу, независимо от того, в какое подразделение он был адресован или в каком подразделении был создан.

Однако если в организации используется автоматизированная система делопроизводства с единой базой данных, то этот плюс централизованной регистрации исчезает. В настоящее время автоматизированные системы позволяют организовать децентрализованную регистрацию по необходимому количеству регистрационных групп документов в единой базе данных. При этом права на доступ к документам и к функциям системы могут быть разграничены: одни сотрудники могут искать и работать со всеми документами организации, другие — только с ограниченной их частью. Современные системы позволяют разграничить права доступа пользователей:

К плюсам децентрализованной регистрации корреспонденции можно отнести то, что, сократив объем регистрируемой корреспонденции в службе ДОУ, можно сократить численность ее персонала.

Регистрацию документов нельзя назвать нетрудоемким процессом. Она предполагает выполнение ряда операций: просмотр документа, определение необходимости его регистрации, отнесение его к одной из регистрируемых групп, определение сути документа для правильного занесения краткого содержания в регистрационную форму, заполнение регистрационной формы, оформление на документе необходимого реквизита или реквизитов и т.д. Человеку, который в курсе событий, сделать перечисленные операции качественно и быстро гораздо легче, чем тому, кто разбирается в вопросе "с нуля".

Если документы, адресованные в структурные подразделения или их руководителям, а также исходящие из структурных подразделений, регистрировать непосредственно "на местах", то это приведет к сокращению объема регистрируемых документов в службе ДОУ, что позволит в свою очередь уменьшить численность ее сотрудников. Тем более что наличие специалиста, ответственного за делопроизводство в подразделении, необходимо вне зависимости от выбранного вида регистрации (централизованного или децентрализованного). Просто перечень должностных обязанностей и загруженность у данных сотрудников будет разная.

Принцип однократной регистрации

Надо стремиться к тому, чтобы регистрация была однократной. Это означает, что документ регистрируется только один раз и не перерегистрируется при его передаче в другое структурное подразделение. Повторная (или двойная) регистрация:

Интересен тот факт, что ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) устанавливает общие требования к документационному обеспечению управления. Однако этот документ в настоящее время не является нормативным, а скорее носит рекомендательный характер и в определенной части является устаревшим) запрещала повторную регистрацию, а ныне действующая Типовая инструкция более либеральна к данному вопросу.

Однократная регистрация документа

Однократная регистрация документа

Сегодня в некоторых организациях служба ДОУ регистрирует специализированную документацию, которая потом повторно регистрируется в других подразделениях. Например, в службе ДОУ могут регистрировать поступающие и исходящие счета, счета-фактуры и накладные, несмотря на то, что они в обязательном порядке регистрируются в бухгалтерии. А нужно ли организации дублировать эту операцию? Прежде чем обязывать службу ДОУ регистрировать специализированную документацию, нужно проанализировать:

Конечно, документ желательно регистрировать один раз. Но при этом необходимо обеспечить учет его движения внутри организации. Делают это по-разному.

При журнальной или картотечной форме регистрации информацию о движении документа заносят соответственно в журнал или в регистрационную карточку. Сотрудник, получающий документ, может проставлять в регистрационной форме свою подпись, подтверждающую факт получения.

Фиксацию передачи документа из одного подразделения в другое можно осуществлять и с помощью Реестра передачи документа, форма которого жестко не закреплена. Поэтому организация может разработать удобный для нее вариант Реестра (см. Пример 2).

Автоматизированные системы регистрации, как правило, обладают функцией учета движения бумажного оригинала документа. А если у вас внедрена полноценная СЭД, то работа с электронными документами (со сканированными образами бумажных документов и электронными документами, подписанными ЭЦП) и вовсе упрощается. Ведь теперь нет необходимости учитывать движение бумажных документов. Все решается благодаря настройке прав доступа к информации, организации движения документов и протоколированию работы пользователей.

Реестр передачи входящего письма

Формы регистрации документов

Напомним, что существуют три формы регистрации документов: — журнальная, карточная и - автоматизированная.

Для организационно-распорядительных документов нет правовых актов, которые устанавливали бы обязательность применения той или иной формы регистрации. А вот состав реквизитов, которые должны заноситься в регистрационные формы, закреплен в тексте Типовой инструкции:

Состав реквизитов в рамках регистрационной формы

Как видно из вышеприведенного фрагмента документа, в Типовой инструкции закрепленный состав основных реквизитов, вносимых в регистрационный формы, невелик и в большинстве случаев недостаточен для регистрации. Кроме того, часть из них характерна только для определенного вида документопотока (например, дата и индекс поступления). Поэтому организация должна заранее продумать состав фиксируемых при регистрации сведений отдельно для разных видов документов, а потом разработать разные регистрационные формы.

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней. В настоящее время она используется только в случаях, когда учет документов важен для предотвращения претензий и конфликтных ситуаций. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Необходимо заводить отдельные журналы на каждую регистрируемую группу документов (см. Пример 3).

Использование журнальной формы оправдано при очень незначительном количестве регистрируемых документов. В противном случае она будет тормозить сам процесс регистрации и делать слишком трудоемкой справочную работу по документам (в первую очередь поиск) и контроль за исполнением документов. Ведь журнальная форма предполагает запись данных о документах только в хронологической последовательности. Поэтому при поиске придется постранично просматривать все записи журнала.

Более удобной является карточная система регистрации документов, при которой создаются регистрационные или регистрационно-контрольные карточки на документы (см. Пример 4), подлежащие формированию в картотеки в соответствии с используемыми классификаторами. Применение картотек для регистрации по сравнению с журнальной формой заметно повышает оперативность поиска документов и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации. Данная форма позволяет регистрировать одну группу документов силами одновременно нескольких сотрудников.

Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

Контрольно-справочная картотека делится на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и выполняет контрольную функцию. Карточки в ней чаще всего систематизируются по срокам исполнения документов. После окончания исполнения документа регистрационно-контрольная карточка с проставленными на ней необходимыми отметками перемещается из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в ней могут систематизироваться по вопросам, по корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.

Примерное графление журнала поступающей корреспонденции

Примерное графление журнала исходящей корреспонденции

Примерное графление журнала приказов по основной деятельности

Справочные или информационные картотеки используются для регистрации документов и их дальнейшего поиска. Для каждой регистрируемой группы документов должна быть отдельная картотека. При этом для различных групп можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

Количество справочных картотек может быть не ограничено, так как по одной картотеке не всегда удобно производить поиск документов. Могут создаваться картотеки по корреспондентам (адресатам), по исполнителям (разработчикам) документов и другим параметрам, которые полезны при поиске документов.

Для ведения нескольких картотек используют одну из следующих технологий:

Для более полного раскрытия содержания документов создается тематическая (кодификационная) картотека, которая в основном предназначена для нормативных или распорядительных документов.

В данной картотеке составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках. Сами карточки в данной картотеке систематизируются в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Форма регистрационно-контрольной карточки (см. Пример 4) в настоящее время не закреплена ни в одном правовом акте. Поэтому организация может подойти к решению этой задачи творчески. Главное — закрепить разработанную форму в корпоративной Инструкции по делопроизводству. Обычно регистрационные карточки делаются на плотной бумаге формата А5(148х210мм) или А6 (105х 148мм).

Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки

Обратная сторона регистрационно-контрольной карточки

Автоматизированная форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения. Оно может быть установлено на персональном компьютере или быть сетевым (тогда возможна одновременная работа нескольких исполнителей).

Сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку (см. Пример 5), сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программах различается. Многие из них позволяют самостоятельно добавлять для регистрационных карточек определенной регистрируемой группы документов дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки.

Сейчас уже редко в какой организации можно встретить программу, предназначенную только для автоматизации регистрации документов. Повсеместно распространены системы, автоматизирующие все ключевые делопроизводственные процессы.

Теперь перечислим, какими функциями обладают современные системы автоматизации делопроизводства:

Пример электронной регистрационно-контрольной карточки

Обычно заполнение электронной регистрационно-контрольной карточки происходит быстрее, чем внесение информации в бумажную карточку или журнал. В большинстве автоматизированных систем некоторые поля электронной карточки заполняются путем выбора значений из справочников (или словарей), при этом можно пользоваться механизмом автопоиска или автоподставки. Кроме того, выбор значений из справочников не дает пользователям совершать орфографические ошибки и облегчает дальнейший поиск документов.

В остальные поля электронной регистрационной карточки информация вводится с клавиатуры. В некоторых системах существует возможность выполнять проверку орфографии введенного текста, а также создание списка стандартных текстов, которые в дальнейшем можно использовать для экономии времени при заполнении полей.

Большинство автоматизированных систем позволяет распечатывать бумажные карточки с заполненной электронной регистрационной формы. Кроме того, можно выводить на принтер список регистрационных карточек, чтобы иметь возможность сшить эти листы и сформировать, таким образом, полноценный журнал регистрации. Данный функционал систем особенно полезен в переходный момент, когда в организации лишь начинается использование системы автоматизации и сотрудники боятся хранить всю информацию только в электронном виде.

Однако в настоящее время именно автоматизированная форма регистрации является наиболее эффективной, удобной в работе и ее не нужно дублировать иной формой регистрации.

В заключении статьи хотелось бы отметить, что все правила регистрации должны быть подробно изложены в Инструкции по делопроизводству организации. Если этого не сделать, то у сотрудников останется большое поле для творчества. В нерегламентированных ситуациях они будут поступать так, как им больше нравится. А это неприемлемо.

Итак, что необходимо зафиксировать во внутренних нормативных документах организации? Прежде всего, это:

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх