+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Утверждение документов
Статьи и интервью

Утверждение документов

05.12.2006

Вопрос 1. Подскажите, в каком случае документы могут утверждаться должностным лицом, а когда требуется издавать специальный документ для утверждения? Какие документы подлежат утверждению?

Начать ответ на вопрос хотелось бы с подтверждения того, что в ГОСТе Р 6.30-2003 действительно говорится о двух способах утверждения документов, но не объясняется, когда какой из них следует применять.

Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

Пример утверждения документа

Исходя из вышесказанного, можно предложить следующий алгоритм выбора способа утверждения документа.

Прежде всего, нужно проверить, не закрепляется ли форма создаваемого вами документа в нормативных актах. Если форма документа установлена, то способ утверждения легко определяется. Приведем в таблице несколько примеров закрепляемых форм документов с пояснениями о способе их утверждения.

Документы и способы их утверждения

Документы и способы их утверждения

Далее следует проверить, не обговаривается ли способ утверждения документа в тексте какого-либо нормативного акта. Например, способ утверждения целого ряда документов в акционерных обществах закрепляется в Федеральном законе от 26.12.2005 г. № 208-ФЗ "Об акционерных обществах".

При этом, обратите внимание, для некоторых документов может быть установлена необходимость проставления оттиска печати в "Грифе утверждения документа". Так, ГОСТ 7.32-2001 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления" гласит: "Гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», должности с указанием наименования организации, ученой степени, ученого звания лица, утвердившего отчет, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения отчета. Здесь же проставляется печать организации, утвердившей отчет".

Первая страница номенклатуры дел организации

Пример штатного расписания

Присутствие оттиска печати в грифе может быть закреплено не только в тексте нормативного акта, но и в утвержденной им форме самого документа. Примером могут служить акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (унифицированная форма № Т-73) и акт приема-передачи документов на государственное хранение.

Когда способ утверждения документа нельзя выяснить из нормативных актов, нужно придерживаться следующего правила.

Если во время утверждения документа необходимо обговорить какие-либо дополнительные моменты (дату и мероприятия по вводу документа в действие, ответственных должностных лиц, срок действия документа и т.д.), а также внести изменения в действующие документы или отменить старые, то это можно сделать с помощью издания распорядительного документа. Другими словами, распорядительный документ издается для утверждения другого документа в том случае, если требуются дополнительные предписания и разъяснения.

Если ничего дополнительно обговаривать не нужно, то документ утверждается уполномоченным должностным лицом. В этом случае датой документа и датой вступления его в действие будет являться дата утверждения, указанная в грифе утверждения.

Итак, мы разобрались, как следует утверждать документы, а теперь постараемся выяснить, какие документы нуждаются в этом.

К сожалению, полного перечня документов, требующих обязательного утверждения, не содержится ни в одном из нормативных актов. Поэтому такой список должен присутствовать в Табеле форм документов или в Инструкции по делопроизводству организации. Основанием для его составления должны служить общероссийские и более узкие ведомственные нормативные акты. Кроме того, в этой работе неоценимую помощь вам окажут примерные перечни документов, подлежащих утверждению, которые содержатся:

Приведем примерный список документов, требующих утверждения:

В заключение скажем, что по общему правилу в обязательном порядке процедуру утверждения должны проходить внутренние организационно-правовые документы: положения, правила, инструкции, регламенты и т.д.

Вопрос 2. Существует ли какая-то разница между делопроизводителем и документоведом?

Разница существует, причем значительная. Правильнее сказать, что делопроизводитель и документовед — это разные категории работников. Соответственно, требования к квалификации, основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также должностные обязанности у делопроизводителя и документоведа будут разные.

Подробный ответ на данный вопрос можно найти в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. № 37.

Для разъяснения отличий приведем в таблице квалификационные характеристики документоведа и делопроизводителя, взятые из вышеупомянутого Квалификационного справочника.

Квалификационные характеристики документоведа и делопроизводителя

Квалификационные характеристики документоведа и делопроизводителя

Квалификационные характеристики документоведа и делопроизводителя

 

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх