+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Общее экономическое влияние обновления IBM Lotus Notes/Domino до версии 8.5 на бизнес-процессы в компании
Статьи и интервью

Общее экономическое влияние обновления IBM Lotus Notes/Domino до версии 8.5 на бизнес-процессы в компании

28.01.2010

В июне 2009 года компания Forrester по заказу корпорации IBM провела исследование с целью оценить общее экономическое влияние и потенциально возможный возврат инвестиций в результате перехода с существующей Lotus Notes/Domino клиент-серверной платформы на версию Notes/Domino 8.5, сочетающую в себе новые функции автоматизации совместной деятельности рабочих групп как для конечных пользователей, так и для ИТ-специалистов, благодаря чему повышается общая эффективность компании.

На примере нескольких компаний-клиентов IBM аналитическая компания Forrester показала, что их операционная и основная экономическая эффективности увеличились, а также снизилась себестоимость администрирования ИТ и вырос уровень производительности конечных пользователей.

Специалисты компании рассчитали не только возврат инвестиций (ROI), но и общее воздействие на бизнес (TEI)...

Примечание

Методика

В качестве исполнителя поставленной цели корпорация IBM выбрала Forrester как компанию, обладающую богатым опытом и компетенцией в области оценки платформ для автоматизации совместной деятельности рабочих групп, а также собственной методикой под названием «Общее экономическое влияние» (Total Economic Impact™ (TEI)). TEI не только определяет стоимость и сокращение расходов при обновлении ПО, но и оценивает повышение эффективности всех бизнес-процессов организации.

В рамках проведенного исследования Forrester задействовала четыре фундаментальных составляющих TEI в моделировании финансовых выгод от перехода на Notes/Domino 8.5:

С появлением большого количества предприятий, активно использующих передовые информационные технологии, повышается интерес к сопоставлению средств, вложенных в ИТ, и конечной выгоды для компании после внедрения программного обеспечения. Методика TEI Forrester является очень полезным инструментом, так как показывает полную картину общего экономического влияния приобретенных программных решений (см. Приложение A).

Подход

Forrester использует в статье подход, состоящий из пяти этапов.

1. Forrester собрала все данные своих уже существующих исследований, связанных с решением IBM Notes/Domino 8.5, и исследовала рынок ПО для автоматизации совместной деятельности рабочих групп в целом.

2. Для формирования обоснованного ценового предложения для продуктов Notes/Domino 8.5 компания Forrester провела среди маркетологов и специалистов отделов продаж исследование по продажам этого продукта.

3. Forrester провела серию исследований в семи организациях, которые уже используют решения IBM Notes/Domino 8.5 на клиент-серверных платформах.

4. На основе полученных данных Forrester построила финансовую модель. Ее можно увидеть в разделе "Структура TEI".

5. На основе проведенного исследования Forrester создала гипотетическую организацию и заполнила разработанную структуру полученными данными.

Ключевые показатели

В данной статье Forrester представляет три ключевых показателя.

Таблица 1 иллюстрирует возврат инвестиций для гипотетической компании на основе тех данных и характеристик, которые были получены в процессе анализа. Forrester провела эти расчеты, чтобы учесть возможное расхождение, которое неизбежно при подсчете стоимости и преимуществ от вложений в ПО. Данные значения необходимы для более серьезного подхода к подсчету и включают в себя все возможные факторы риска, которые позже могут сказаться на реальной стоимости и оценке экономической выгоды. Для более тщательного ознакомления с факторами риска, упоминающимися в статье, рекомендуем вам обратить внимание на раздел "Риски".

Forrester обнаружила, что увеличение суммы возврата инвестиций (ROI) зависит от размера и масштаба обновления, принадлежности к Notes/Domino-платформе, уровня дополнительного аппаратного обеспечения, которое может понадобиться, а также от величины запланированных в обновление инвестиций.

IBM Notes/Domino 8.5: автоматизация совместной деятельности

Согласно IBM, Lotus Notes и Lotus Domino - это программное обеспечение, которое предоставляет надежную платформу для бизнес-приложений, документооборота и обмена сообщениями. Данное ПО обеспечивает надежную и защищенную среду совместной деятельности рабочих групп для более чем 46 000 компаний по всему миру, помогая увеличить производительность, облегчить процесс принятия решений, улучшить общую оперативность компании.

Компания IBM использовала свой 20-летний опыт в обеспечении бизнес-взаимодействия для создания такого настольного приложения, которое расширяет возможности пользователя, приносит значительную бизнес-выгоду и повышает ИТ-производительность.

IBM Lotus Notes и Domino 8.5 включает в себя много новых функций и возможностей.

Анализ

Как было сказано во Введении, исследовательский подход Forrester включает несколько этапов для оценки влияния внедрения решений Notes/Domino 8.5.

Исследования, результаты которых приведены в статье, проводились с привлечением представителей клиентов IBM, находящихся в США:

Семь тщательно проведенных исследований выявили следующие общие места в процессе анализа.

На основе информации, полученной в результате исследований, Forrester вывел структуру TEI для тех организаций, которые рассматривают внедрение решений Notes/Domino 8.5. Цель этой структуры -определение стоимости, выгод и факторов риска, которые могут выявиться после внедрения.

Базируясь на исследованиях семи существующих компаний-заказчиков IBM, Forrester создал структуру TEI для гипотетической компании и объединенный анализ возврата инвестиций (ROI) для иллюстрации общей картины тех областей, на которых отражаются финансовые изменения. Гипотетическая организация, которую Forrester спроектировал на основе полученных результатов, представлена как Северо-Американская компания.

Таблица 2 показывает размер скидки, который учитывался при подсчетах общей прибыли (PV) и итоговой суммы (NPV), и временной диапазон, в пределах которого выстраивается финансовая модель.

Таблица 2 Допущения в структуре

Обычно организации останавливают свой выбор на скидке в размере 8%-16%. Читателям рекомендуется проконсультироваться с финансовым отделом для того, чтобы определить наиболее подходящий размер скидки, который будет применяться для их собственных организаций.

Таблица 3 представляет расчет заработной платы, который также используется в исследовании.

Таблица 3 Допущения к заработной плате

Стоимость

Стоимость обновления для рассматриваемой гипотетической организации включает в себя стоимость программного и аппаратного обеспечения, поддержки, внедрения и постоянного администрирования системы. Окончательная стоимость решения может варьироваться в зависимости от количества разработчиков, а также существующего уровня интеграции данных в организации.

Таблицы 4 и 5 иллюстрируют стоимость обновления для каждого пользователя сервера и клиента в рассматриваемой организации.

Таблица 4 Стоимость обновления сервера и клиента для каждого пользователя

Таблица 6 иллюстрирует общую стоимость платформы IBM для исследуемых организаций.

Таблица 6 Общая стоимость

Преимущества

К основным преимуществам перехода на Notes/Domino 8.5 можно отнести:

С появлением DAOS сокращаются затраты на базы данных. Функция DAOS связана с функцией сжатия файлов, доступной в прежней версии Lotus Domino, что позволяет сократить расходы на хранилища. Организации уменьшают свои затраты за счет сокращения потребностей в физических хранилищах, последующего приобретения хранилищ и возможности использовать поярусные хранилища для разнотипных/ой данных/информации. В дополнение к преимуществам, сократившим расходы на администрирование, можно отнести и более быстрое и меньшее по занимаемому объему снятие резервной копии (backup).

С целью определения преимуществ перехода для рассматриваемой гипотетической организации предположим, что объем необходимого хранилища, выделяемый для всех сотрудников такой организации, равен 10,000 GB (на сотрудника в среднем - 1 GB). Если организация сохранит свою текущую платформу, то объем хранилища будет увеличиваться примерно на 40% в год, при этом прирост сотрудников не будет увеличиваться. Текущие затраты на хранилища составляют $350,000, дополнительный прирост затрат в первом году составит $4,000 и увеличится до $6,240 к третьему году. Стоимость поддержки хранилища до перехода на 8.5 составляла $162,000 или 2 эквивалента FTE (fully-burdened full-time equivalent, т.е. полностью занятых на все рабочее время) и выросла на $64,000 с учетом общего увеличения объема хранилища. Основываясь на данных исследованных организаций, предполагается, что с переходом на версию 8.5 рассматриваемая организация может на 60% сократить затраты на хранилища, на 30% - прирост затрат на хранилища, а также на 20% сократить расходы на администрирование в первом году и на 40% - во втором и третьем. В таком случае общая экономическая выгода составит $310,320 в первом году, $159,888 - во втором и $170,755 - в третьем.

Таблица 7 иллюстрирует сделанные подсчеты.

Таблица 7 Эффективная стоимость хранилищ

Консолидация серверов

Вкупе с сокращением затрат на хранилища еще одним преимуществом, отмеченным рядом исследуемых организаций, стала возможность архивирования приложений, что делает реальным перенос затрат на обновление аппаратного и программного обеспечения на счет будущего периода. Внедрение IBM/Lotus Domino 8.5 позволило организациям сократить количество серверов с помощью их консолидации, при этом был обеспечен хороший уровень работы системы. Как итог – сократились затраты на аппаратное обеспечение и администрирование, уменьшилось число задействованных в работе серверов.

С целью определения деталей указанного выше преимущества рассматриваемой организации, предположим, что в организации было пятнадцать серверов для обеспечения среды взаимодействия. Годовая стоимость поддержки серверов составляла $28,800, куда входила и стоимость администрирования, и аппаратное и программное обеспечение. Опираясь на данные, полученные в процессе исследования клиентов, получается, что рассматриваемая организация сократит количество серверов на 25% в год. И это примерно на $108,000 сократит расходы на потенциальное обновление серверов.

Таблица 8 иллюстрирует проведенные подсчеты.

Таблица 8 Экономическая эффективность консолидации серверов

Сокращение затрат на принятие решений

В дополнение к сокращению основных затрат есть и другие области, которые выигрывают от внедрения 8.5. Компании получают возможность заранее выявить потенциальные проблемы с целью предотвращения денежных потерь из-за простоя системы. Эта возможность сокращает затраты на администраторов и устранение трудностей: сам пользователь может обратиться в техническую поддержку, получив предостережение системы, чтобы избежать потери продуктивности.

Сокращение затрат на принятие решений напрямую связано с размером индивидуального почтового файла. Благодаря использованию DAOS организации смогут еще больше сократить затраты, переместив хранилище за пределы клиентских мест, тем самым сделав клиентскую систему стабильней. Также хранение прикрепленных файлов позволяет быстрее произвести восстановление данных при меньшей потере производительности. Например, один из клиентов отметил исчезновение проблемы, связанной с превышением объема почтового ящика в результате обновления сервера Domino до версии 8.5.

С целью определения преимуществ для рассматриваемой организации предположим, что общая годовая стоимость среды Notes/Domino составляет $2.400.000, примерно 27% от общей стоимости относится к кадровому обеспечению и 30% стоимости кадров - к проблеме утверждения решений. Основываясь на данных исследования заказчиков, модель предполагает сокращение расходов на ИТ-поддержку пользователей на 30%.

Таблица 9 иллюстрирует проведенные подсчеты.

Таблица 9 Сокращение затрат на принятие решений – влияние на ИТ

В целях уменьшения влияния непосредственно на пользователя модель предполагает, что есть 10.000 Notes/Domino пользователей, каждый обращается к своей внутренней технической поддержке в среднем три раза в год, приблизительно 40% звонков связаны с вопросами обмена сообщениями и взаимодействием. Предполагается, что с улучшением пользовательских возможностей и простотой использования новой версии Notes/Domino количество обращений сократится на 20%. Общий годовой показатель экономической выгоды станет равным примерно $36.000.

Таблица 10 иллюстрирует проведенные подсчеты.

Таблица 10 Сокращение затрат на принятие решений – влияние на конечного пользователя

Сокращение затрат на безопасность пользователя

Ряд организаций особенно отметили выгодность использования ID для сокращения воздействия на первый уровень безопасности. Благодаря хранению копий пользовательского ID централизованно в Vault-базе данных на сервере пользователи могут восстановить свой пароль без обращения во внутреннюю техническую поддержку. В одной из организаций количество звонков в службу поддержки, касающихся восстановления пароля, занимали рекордное число от общего количества звонков. В результате ключевой целью миграции на Notes 8.5 стало сокращение звонков в техническую поддержку, связанных с восстановлением пароля. Другая организация отметила преимущество расширенной функции единократного ввода пароля (Client Single Sign) в версии 8.5, позволяющей пользователям заходить в Lotus Notes без ввода уникального пароля Notes (благодаря синхронизации с паролем Windows).

Благодаря возможности доступа к Lotus Notes ID файлам через базу Lotus Domino ID Vault пользователи могут быстро восстановить потерянный файл или забытый пароль, не дожидаясь помощи администратора. Администраторы могут сконцентрироваться на основных задачах, в то время как ID Vault прозрачно управляет операциями с ID файлами, такими как изменение имени, пароля и забытые пароли.

С целью определения преимуществ для рассматриваемой организации предположим, что общая годовая стоимость среды Notes/Domino составляет $2.400.000, примерно 27% от общей стоимости связано с кадровым обеспечением, а 20% стоимости уходит на обеспечение безопасности пользователя. Основываясь на результатах исследования заказчиков, модель предполагает 25%-ное сокращение затрат на ИТ поддержку для решения вопросов безопасности пользователя.

Таблица 11 иллюстрирует проведенные подсчеты.

Таблица 11 Сокращение затрат на безопасность пользователей

В целях уменьшения влияния непосредственно на пользователя модель предполагает, что есть 10.000 Notes/Domino пользователей, каждый из которых обращается к своей внутренней технической поддержке в среднем три раза в год, приблизительно 20% звонков связаны с вопросами восстановления пароля. В результате улучшения пользовательских возможностей и простоты использования новой – 8.5 - версии Notes/Domino предполагается, что количество обращений сократится на 20%. Общий годовой показатель экономической выгоды станет равным примерно $18.000.

Таблица 12 иллюстрирует проведенные подсчеты.

Таблица 12 Сокращение затрат на безопасность пользователей

Сокращение затрат на разработку приложений

Новые функции по разработке приложений позволяют организациям оценить появившиеся преимущества в разработке и развертывании новых браузерных и клиентских приложений. Новая возможность – Xpages - обеспечивает гибкость в дизайне и написание приложений сразу для всех клиентов, что уменьшает время на разработку. Domino Designer на платформе Eclipse обеспечивает одинаковый подход к разработке всех видов приложений, тем самым облегчая использование и расширяя возможности ПО. Приложения, написанные ранее, все так же эффективно функционируют и не требуют времени на дополнительную доработку.

Большинство исследуемых организаций заявило, что планируют расширить функциональные возможности разработки и для клиента, и для браузера, и иметь возможность написать единое приложение для обеих платформ, экономя тем самым и время, и усилия. В частности, одна организация задействовала около 4 FTE для разработки Notes-приложений, поддерживая примерно 200 приложений и на клиенте, и на браузере.

Наличие платформы для единой разработки позволяет организации сократить среднее время на развертывание браузерных и клиентских приложений примерно на 20%, стоимость разработки – на 10%-15% процентов.

С целью определения преимуществ для рассматриваемой организации предположим, что общая годовая стоимость среды Notes/Domino составляет $2.400.000, примерно 16% от общей стоимости относится к клиентскому программному обеспечению, 20% - отводится на кадровое обеспечение для среды разработки приложений. Опираясь на данные исследований, модель предполагает, что на 15% сократятся затраты на разработку приложений в результате повышения эффективности инструментов разработки.

Таблица 13 иллюстрирует проведенные подсчеты.

Таблица 13 Сокращение затрат на разработку приложений

Общие преимущества

Таблица 14 иллюстрирует суммарные преимущества за три года в результате обновления версии IBM Notes/Domino до 8.5.

Таблица 14 Общие преимущества

Риски

В результате проведенного исследования Forrester выявила два типа рисков инвестиций: риски, связанные с внедрением, и непредвиденные риски. Риск, связанный с обновлением, - это риск того, что предложенное вложение в технологию может отклониться от первоначально необходимой суммы для внедрения и интегрирования, что увеличит итоговую сумму в сравнении с ожидаемой. Непредвиденные риски – это ситуации, при которых технические и бизнес-требования организации не полностью удовлетворяются, что может снизить общие преимущества для компании.

В процессе анализа был выявлен следующий непредвиденный риск: количественная выгода от новшеств в разработке может быть меньше за счет времени на обучение и миграции на новую среду разработки - XPages.

Возврат инвестиций (ROI)

В отдельный пункт исследования выделены следующие риски, связанные с внедрением:

Меры для предотвращения рисков, связанных с внедрением

Факторы риска рассматриваются в TEI, чтобы точнее оценить итоговую сумму и преимущества от перехода на Notes/Domino 8.5 (и общую экономическую выгоду). Для более верного подсчета TEI выявил, что для оценки основного предела каждого подсчета и преимуществ должны быть рассчитаны минимум три значения. Показатели и экономическая эффективность суммируются для получения общей картины и оценки возврата инвестиций (ROI).

Гибкость

В рамках TEI гибкость системы представлена как вложение в дополнительные возможности и производительность, которые могут представлять собой бизнес-выгоду в будущем. Гибкость также будет учтена как отдельная часть проекта (подробнее описано в приложении A). Значение гибкости уникально для каждой организации, и желание ее измерить зависит от компании (См Приложение A для дополнительной информации, касающейся подсчетов гибкости системы).

Структура TEI: Заключение

Полученная в результате анализа смоделированная финансовая структура, итоговые суммы, преимущества, риски – все это может быть использовано для определения возврата инвестиций (ROI), чистого значения и периода окупаемости.

Таблица 15 Подсчет денежного потока с учетом риска

Анализ выводов

Проведя исследование, Forrester выявила следующие важные моменты.

Финансовый анализ, проведенный в данной статье, поможет организациям оценить выгодность для них решения Notes/Domino 8.5. Основываясь на исследовании семи клиентских организаций, Forrester подсчитала, что для гипотетической организации трехгодовой ROI с учетом рисков составит 147% с периодом окупаемости в 1 год.

Приложение A: Обзор общего экономического влияния

Методика Forrester TEI (общее экономическое влияние) помогает обобщить и сделать прозрачной ценность продукции и услуг IBM.

TEI-методика состоит из четырех компонентов для оценки выгодности вложения: преимущества, стоимость, риски и гибкость. В рамках данного анализа влияние гибкости не подсчитывалось.

Преимущества

Преимущества – это улучшения ИТ или бизнес-модулей организации в результате предложенного решения. Часто предложения нацелены только на сокращение стоимости ИТ и не ставят перед собой задачу оценить влияние новой технологии на организацию в целом. TEI-методика позволяет оценить и общее влияние на организацию. Все подсчеты прозрачны и понятны для сотрудников организации, чтобы те понимали, как приведенные значения были получены.

Стоимость

Стоимость складывается из той суммы, которая необходима для реализации всех преимуществ решения для компании.

Риски

Риски могут быть связаны с выходом за рамки стоимости проекта и временного диапазона внедрения. Для более верного подсчета TEI выявил, что для оценки основного предела каждого подсчета и при оценке преимуществ должны быть рассчитаны минимум три значения.

Гибкость

Forrester полагает, что помимо основных показателей организации желательно высчитать и показатель гибкости. Он позволяет оценить, какие еще дополнительные преимущества может получить компания в будущем при дополнительном инвестировании в решение.

Приложение Б: Глоссарий

Размер скидки - необычная скидка, использующаяся в анализе денежного потока для вычисления временной ценности денежных средств. Несмотря на то, что Федеральный Резервный Банк устанавливает свой размер скидки, компании часто выставляют свой, ориентируясь на свою бизнес-среду. Forrester в данном анализе взяла годовую скидку в размере 10% процентов. Организации обычно принимают для себя размер скидки между 8% и 16%. Для своей организации рекомендуется проконсультироваться со своим финансовым отделом.

Итоговая сумма (NPV) - положительная сумма NPV обычно означает, что инвестирование может быть сделано, если только другие проекты не имеют более высокий показатель NPV.

Текущее значение (PV) - значение с учетом размера скидки, оцененной стоимости и преимуществ.

Период окупаемости - контрольная точка, предполагающая, что при вычете из прибыли суммы затрат получается значение, равное первоначальному вложению.

Возврат инвестиций (ROI) - процентное значение, полученное делением прибыли (общий доход минус стоимость) на стоимость.

Заметка к таблицам

Столбец "Первоначальная стоимость" - это стоимость в момент времени "0" или на начало 1 года. Это значение без учета скидки. Все остальные денежные потоки с 1 по 3 год учитывают скидку под конец года (см. Таблицу 2). PV подсчеты делаются отдельно для каждой общей суммы или преимущества. NPV отражены только в сводных таблицах и представляют собой денежный поток в каждом году с учетом скидки и вычетом первоначального вложения.

Таблица-образец

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх