+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Рынку СЭД не хватает документоведов
Статьи и интервью

Рынку СЭД не хватает документоведов

20.08.2010

Западные аналитики отмечают, что в зарубежных компаниях отсутствует или крайне редко существует должность главного документоведа, отвечающего за управлением всеми официальными документами в организации. В России нет недостатка в специалистах такого уровня, как и нет пока проблем ЭДО в бизнесе по причине неразвитости рынка, а забота об имеющихся ERP-системах часто перекладывается на плечи ИТ-отдела.

Эксперты-аналитики известных сообществ, исследующих рынок управления электронными документами, AIIM и ARMA International, отмечают нехватку специалистов руководящего уровня в вопросах управления официальными корпоративными документами – такие должности есть только менее чем у 10% компаний в мире. Вместо них эти функции выполняют сотрудники ИТ-служб, что усложняет применение технологий электронного документооборота в бизнесе. Преодоление этих проблем аналитикам видится в прохождении курсов повышения квалификации ИТ-специалистами, во взаимодействии юридических и ИТ-отделов на предприятии в области экспертизы управления информацией, а также приеме на работу выпускников специализированных вузов. Российские игроки рынка СЭД говорят об отсутствии проблем с кадрами в отрасли, но также замечают, что и сами бизнес-пользователи пока не сталкиваются с теми сложностями, которые описывают зарубежные эксперты.

В России, по мнению экспертов, существует сложившаяся система подготовки специалистов в области делопроизводства, правда, ограниченного только бумажными документами. На фоне проникновения решений в области автоматизации в компаниях от выпускников требуются знания и электронного документооборота, которых у них нет. Тем не менее вендоры начинают организовывать курсы и программы для изучения таких технологий.

Виктор Сущев, директор по консалтингу DocsVision, подчеркивает, что на предприятиях часто отводится очень незначительное внимание позициям делопроизводителей и архивных документоведов: они получают невысокую зарплату, приводящую к отсутствию конкуренции за эти места, и в итоге на них далеко не всегда оказываются сотрудники, которые могут поставить современное управление документами с использованием ИТ. Эксперт перечисляет несколько рисков для российского бизнеса, связанных со снижением управляемости, прозрачности, динамичности, производительности, конкурентоспособности.

Виктор Сенкевич, управляющий директор Paybot, отмечает, что пока далеко не все еще топ-менеджеры предприятий в России осознают важность автоматизации документооборота и часто это понимание приходит после того, как им приходится оплачивать штрафные санкции за просрочку обязательных платежей по контрактам или другим обязательствам в результате того, что информация о сроках была скрыта в толстых папках с бумажными документами и не доступна в любое время в информационной системе предприятия.

Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании "ИнтерТраст" по развитию бизнеса, рассказал CNews о том, что проблема, указанная аналитиками AIIM и ARAM International в области управления электронными документами (ERM), имеет несколько "внутренних" проблем. Во-первых, речь идет о необходимости сбора, консолидации и приведения в состояние готовности к применению при возникновении прецедентов всех документов компании, которые хранятся в различных информационных системах, чаще всего в локальных базах данных и электронной почте. Во-вторых, требуется привлечение к управлению этим процессом ответственного лица из состава топ-менеджмента. "Наконец, хотя во многих странах уже давно существует практика привлечения электронных документов в ходе различных разбирательств, специалистов по постановке ERM пока явно не достаточно. Такие специалисты - это не просто люди, которые знакомы с управлением электронным контентом, они должны иметь правовую подготовку и другие специфические навыки", - отмечает господин Ипатов. Говоря о российских реалиях рынка, эксперт отмечает, что практика "электронного регулирования" еще слишком ничтожна, чтобы можно было говорить о необходимости или недостатке специалистов ERM в России.

Ирина Кубликова, директор по маркетингу "БОСС-Референт", отмечает, что для зарубежных организаций позиция, аналогичная отечественным "документоведам", не является типичной. "При этом очевидно, что прогрессивные организации имеют ИТ-системы для управления документами — их учета, хранения, поиска - равно как и специалистов, отвечающих за обработку корреспонденции. Однако можно допустить, что изрядная демократичность в работе с документами, присущая зарубежным организациям, с ростом объемов информации оборачивается возрастанием хаоса, - рассуждает она. - Поэтому организации начинают проявлять интерес к менеджерам (эксперт подчеркивает, что речь идет о специалистах "c-level", то есть о руководителях), которые могут помочь формализовать и наладить процессы документационного обеспечения управления, а также снизить издержки на работу с документами". По ее мнению, российские компании также заинтересованы в снижении издержек на документационную поддержку управления. Основные решения, к которым они сегодня прибегают, по версии госпожи Кубликовой, — это решения в области автоматизации документооборота (причем сегодня наблюдается отказ от изживших себя регистрационно-учетных систем и переход на решения с серьезным workflow/BPM-движком), создания электронных архивов и централизованных хранилищ различных видов документации (первичной финансовой документации, договоров, проектной документации).

"Российские организации часто пытаются переложить "заботу" об электронных документах на ИТ-службы – это типичный традиционный подход – в свое время так было с автоматизацией бухгалтерского учета, - отмечает Сергей Бушмелев, ИТ-аналитик Directum. - Только самые передовые в этом плане организации открывают ставку бизнес-аналитика, который смог бы выстроить на предприятии бизнес-процессы по управлению электронными документами". По его словам, "периферийные" компании, у которых делопроизводство ведется в бумажном виде, не имеют проблем в управлении документацией, поскольку большого недостатка в "бумажных" делопроизводителях в России нет. В свою очередь, наиболее "продвинутые" организации выстраивают управление документами либо самостоятельно, либо приглашают для этого консультантов, в роли которых в основном выступают организации–партнеры производителей СЭД или независимые консалтинговые компании.

Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM компании Terralink, полагает, что в России о проблеме отсутствия в компаниях ответственного лица за управление официальными документами представители бизнеса практически не знают – о ней известно органам госуправления и владельцам крупных и очень крупных компаний, которые имеют свои активы за рубежом и так или иначе вынуждены сообразовывать свое поведение с правилами игры на внешних рынках. "До тех пор, пока государство или отраслевые регулирующие органы не потребуют от бизнеса соблюдения требований по управлению официальными документами, ничего происходить не будет. Для российского рынка в целом эта проблема будет вообще не видна", - заключает специалист. Он приводит в пример тот факт, что в России становится престижной специальность архивного делопроизводителя, однако самих профессионалов на рынке крайне мало (они трудоустраиваются уже на предпоследнем курсе).

Александр Бейдер видит путь решения проблемы в изменении сознания бизнес-пользователей так, чтобы управление документами вообще и официальными документами (записями) в частности воспринималось как важная часть общей стратеги управления компанией. "Мы видим, что государство стало уделять этой проблеме больше внимания, так что ситуация далеко не трагична и не безнадежна. Конечно, она развивается не так быстро, как нам всем хотелось бы, но в целом прогресс налицо", - говорит он.

Эрик Галстян, коммерческий директор "Корус Консалтинг", подчеркивает, что для автоматизации архивного делопроизводства в РФ актуальна другая, гораздо более реальная проблема - адаптация западных программных продуктов класса RM к российским реалиям на фоне неготовности наших отечественных программных продуктов конкурировать с западными аналогами по масштабируемости, производительности, архитектурным решениям.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх