+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Рабочие места в системе электронного документооборота: как учитываются интересы каждого?
Статьи и интервью

Рабочие места в системе электронного документооборота: как учитываются интересы каждого?

01.06.2011

Автор: Ольга Скиба, менеджер по работе с клиентами, компания "ИнтерТраст"
Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Дата публикации: 06.2011

При выборе системы электронного документооборота специалисты в первую очередь обращают внимание на функциональную полноту системы, иногда забывая и о важности таких нефункциональных требований, как представление информации, удобный интерфейс СЭД. А ведь неудобство использования может свести на нет все функциональные достоинства программного продукта, который в итоге будет заменен на другой – с более понятным и удобным интерфейсом.

Существуют различные стандарты и рекомендации по организации пользовательских интерфейсов, опирающиеся на опыт разработки информационных систем и учитывающие:

Однако помимо технологических и психологических аспектов пользовательский интерфейс должен также учитывать аспект управленческий: ролевое распределение участников документооборота.

На начальной стадии развития СЭД в основном решали задачи автоматизации работы канцелярии, т.е. небольшого круга сотрудников, и вопрос пользовательских интерфейсов не был так актуален.

Современные системы решают целый комплекс задач по управлению документоориентированными процессами компании, соответственно, состав пользователей стал гораздо более разнообразным с точки зрения их роли и выполняемых функций.

Это и коллективная работа по подготовке проектов документов, и согласование документов в электронном виде (в том числе документов, импортированных из других систем), и организация юридически значимого документооборота, и документационная поддержка заседаний, и система менеджмента качества, и работа с различными видами заявок, и пр.

Одно из основных требований к их пользовательскому интерфейсу – предоставление пользователю только той информации, которая ему нужна и доступна, и тех возможностей, которые необходимы ему для выполнения должностных обязанностей.

Ролевое распределение участников СЭД

В зависимости от задач пользователей и степени участия в документообороте можно выделить следующие группы:

К предметным специалистам относятся в первую очередь работники канцелярии, делопроизводители, т.е. специалисты, ответственные за ведение делопроизводства.

В их задачи входит:

С расширением перечня процессов, поддерживаемых СЭД, увеличивается и количество сотрудников, которых можно отнести к этой группе: например, секретари заседаний, специалисты по договорной работе и др.

Интерфейс предметного специалиста должен отражать специфику его работы, в частности: обеспечивать работу с журналами регистрации, визуально представлять иерархическую картину хода исполнения документов, содержать большое число полей с реквизитами и признаками. Фактически в этом интерфейсе должна быть построена модель учетно-картотечной системы, где главное внимание уделяется реквизитной части документов.

Наш совет! Предметным специалистам должен быть доступен весь набор функций в рамках того процесса, за который они отвечают.

Кроме того, сложившиеся правила российского делопроизводства предполагают повышенные требования к контролю исполнения. Поэтому целесообразно выделить особую подгруппу предметных специалистов – контролеры, в чьи задачи входит:

В небольших компаниях функцию контроля часто выполняют те же делопроизводители или секретари. В больших организациях, как правило, это отдельный сотрудник или даже целое подразделение. Конечно, для контроля исполнения резолюций и поручений, внесенных в систему, можно использовать функцию отчетов, которая есть во всех системах электронного документооборота, однако некоторые российские СЭД предлагают своим пользователям целые самостоятельные модули, в которых агрегируются данные по исполнительской дисциплине сотрудников. В них в режиме реального времени отображается ситуация по исполнению зарегистрированных в СЭД документов.

Информация может быть представлена в виде таблиц, диаграмм, в разрезе подразделений, отдельных исполнителей, по видам документам. Удобно также представление задач в виде календарного планирования: по дням, неделям, месяцам.

Набор возможностей системы зависит от конкретного поставщика решения. Поэтому крупным организациям, для которых особенно актуальна задача контроля исполнения документов, целесообразно разделить в СЭД функции делопроизводителей и контролеров и обратить внимание на системы, предлагающие специализированные рабочие места для контролеров.

Вторая группа пользователей - самая многочисленная. Это исполнители и линейные руководители. Они участвуют в документообороте по мере необходимости, но при этом набор выполняемых ими функций может быть весьма разнообразным:

В силу занятости основной деятельностью, а также из-за различного уровня подготовленности сотрудников к работе с автоматизированными системами им трудно адаптироваться к системе с большим количеством операций и сложным интерфейсом. Поэтому основные требования к СЭД этой группы пользователей – это максимальное удобство и простота работы с документами.

Рабочие места для исполнителей и линейных руководителей, как правило, характеризуются небольшим набором функций, необходимых для выполнения доступных им действий. При этом сценарии выполнения операций обработки документов в СЭД должны быть несложными, понятными и однотипными.

Интерфейс исполнителя и линейного руководителя должен представлять в первую очередь информацию в разрезе конкретного пользователя: документы, поступившие ему на рассмотрение, подготовку, согласование и пр., сводки по контрольным поручениям, находящимся у него на исполнении, а также тем, которые он выдал своим подчиненным. Должна быть возможность выполнять поиск документов и сохранять поисковые запросы, создавать подборки избранных документов и обеспечивать быстрый доступ к нужным сервисам и инструментам СЭД.

Руководитель высшего звена (РВЗ) – особая группа участников документооборота. Помимо требований к простоте и удобству интерфейса рабочее место руководителя высшего звена должно также учитывать особенности рабочего графика РВЗ, регламента его работы с документами.

Руководителю важно иметь возможность быстрого доступа к информационным ресурсам и управленческим инструментам, в том числе в случае отсутствия в офисе.

Также особенностью работы РВЗ с документами является участие в документообороте руководителя помощника/личного секретаря, который производит предварительную обработку поступающего потока документов: что-то расписывает исполнителям самостоятельно, что-то отправляет на доработку, сортирует документы по цели поступления.

Если СЭД не будет поддерживать подобный сценарий и на руководителя будет направляться весь поток документов, в том числе неправильно оформленных, с неучтенными замечаниями, ошибочно адресованных, он в лучшем случае откажется работать в системе, в худшем – примет решение заменить ее на что-то более удобное.

Возможности веб-интерфейса в СЭД

Большинство современных СЭД помимо рабочих мест в клиенте системы имеют в своем составе рабочие места в веб-интерфейсе. Эта возможность позволяет работать с документами без необходимости устанавливать клиентское место на рабочем месте пользователя. Таким образом, веб-интерфейс значительно расширил возможности СЭД. Во-первых, доступ к функциям системы можно организовать даже с маломощных рабочих станций, на которых невозможна установка клиентского места; во-вторых, значительно упростилась задача по взаимодействию с территориально удаленными пользователями, в том числе технической поддержке удаленных рабочих мест. Кроме того, веб-интерфейс позволяет организовать мобильный доступ к системе с помощью современных средств коммуникации (смартфонов, КПК, iPad).

В последнее время разработчики СЭД проявляют повышенный интерес к планшетным компьютерам (например, iPad) для обеспечения полнофункциональной работы с СЭД в любом месте и в любое время с помощью этих устройств. В первую очередь это актуально для руководителей, чья деятельность зачастую протекает вне офиса: на встречах, в командировках и пр. Поэтому наличие такой возможности в СЭД существенно повышает ее привлекательность и снижает срок окупаемости за счет своевременного принятия решений, ускорения бизнес-процессов.

Таким образом, выбирая систему электронного документооборота, стоит обратить внимание на то, как в ней решена задача поддержки различных групп пользователей.

На заметку! Удобство использования системы, возможность работы в ней без особой подготовки значительно увеличивает шансы на успешное внедрение СЭД и дальнейшую ее эксплуатацию.

Оценить соответствие СЭД требованиям компании должна в первую очередь служба ДОУ. Как владельцы процесса специалисты службы документационного обеспечения управления знают степень участия различных групп пользователей в документообороте и их потребности.

Так, если функции делопроизводителей и контролеров совмещают одни и те же сотрудники, то соответствие модуля контроля исполнения может не быть критичным. Однако если эти сферы ответственности разделены между разными работниками, целесообразно обратить внимание на системы, предоставляющие удобные рабочие места и для тех, и для других.

Отсутствие или неполнота веб-интерфейса могут не быть критичными, если компания локализована в одном месте и технические средства позволяют всем пользователям работать в клиенте системы. Но стоит подумать и о перспективе.

Так, если через год планируется открыть представительство в другом городе, лучше сразу выбирать СЭД с полнофункциональным веб-интерфейсом для организации доступа удаленным подразделениям.

Конечно, перед службой ДОУ стоит непростая задача: подумать обо всех будущих пользователях СЭД, постараться учесть интересы всех и каждого. Однако грамотный и глубокий анализ существующих процессов документооборота, потребностей их участников, планирование развития компании помогут выбрать систему, наиболее полно соответствующую задачам компании как с функциональной стороны, так и с точки зрения удобства использования.

Словарь 

Интерфейс пользователя, он же пользовательский интерфейс (UI – англ. user interface), – разновидность интерфейсов, в котором одна сторона представлена человеком (пользователем), другая – машиной/ устройством. Представляет собой совокупность средств и методов, при помощи которых пользователь взаимодействует с множеством различных, чаще всего сложных, элементов, машин и устройств.

Веб-интерфейс – это совокупность информации и средств навигации, при помощи которых пользователь взаимодействует с веб-сайтом через веб-приложение.

iPad – компьютерный планшет с сенсорным экраном и медиа-проигрыватель, который позиционируется между смарт-телефоном (например, iPhone) и ноутбуком по размеру и возможностям. Модели будут продаваться с различным объемом памяти, некоторые из которых поддерживают беспроводной доступ в Интернет через сотовые 3G сети. (Все модели поддерживают Wi-Fi под- ключение к локальной беспроводной сети.)

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх