+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / По каким критериям можно оценить эффективность эксплуатации СЭД
Статьи и интервью

По каким критериям можно оценить эффективность эксплуатации СЭД

01.06.2011

Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Дата публикации: 05.2011

На вопросы читателей журнала "Современные технологии делопроизводства и документооборота" отвечают специалисты компании "ИнтерТраст".

Я стала инициатором внедрения системы электронного документооборота в своей компании. Хотелось бы, чтобы данный проект был успешен. Подскажите, пожалуйста, по каким критериям можно оценить эффективность эксплуатации СЭД, чтобы результаты в дальнейшем предъявить руководству?

Руководитель службы ДОУ,
г. Красноярск

Антонина Букина, менеджер по работе с клиентами компании "ИнтерТраст": Прежде всего напомню, что внедрение системы электронного документооборота обеспечивает экономию ресурсов компании, улучшение деловых коммуникаций и, кроме того, получение прибыли (либо уменьшение рисков получения убытков). При этом вполне возможно четкое определение ключевых показателей эффективности системы, в т. ч. их числовая оценка.

Особо подчеркну, что ключевые показатели эффективности системы должны оцениваться в течение всего срока ее использования со времени завершения опытной эксплуатации СЭД. Это позволит не только понять эффективность внедрения СЭД, но и спланировать ее дальнейшее развитие:

Анализ и последующую оценку показателей эффективности применения на предприятии СЭД вы можете свести в таблицу (табл. 1) (приводится наиболее полный ее вариант, сформированный нами на основе опыта оценки эксплуатации СЭД в десятках компаний, таблица заполнена на основе данных гипотетической компании). Даже среднее числовое выражение показателей, приведенных в таблице, наглядно характеризует эффективность СЭД.

Таблица 1. Увеличение эффективности работы с документами после внедрения СЭД в компании

Таблица 1. Увеличение эффективности работы с документами после внедрения СЭД в компании

Таблица 1. Увеличение эффективности работы с документами после внедрения СЭД в компании

Таблица 1. Увеличение эффективности работы с документами после внедрения СЭД в компании

Таблица 1. Увеличение эффективности работы с документами после внедрения СЭД в компании

Таблица 1. Увеличение эффективности работы с документами после внедрения СЭД в компании

Данную таблицу вы смело можете использовать для оценки эффективности недрения СЭД в вашей организации, соответственно, указав в ней данные, рименимые к деятельности вашей организации.

Для оценки количественных показателей повышения эфективности работы с документами после внедрения СЭД можно использовать методику расчета по таблице 2.

Таблица 2. Расчет затрат на типовые операции с документами компании до и после внедрения СЭД для компании

Таблица 2. Расчет затрат на типовые операции с документами компании до и после внедрения СЭД для компании

Таблица 2. Расчет затрат на типовые операции с документами компании до и после внедрения СЭД для компании

В таблице приведены данные гипотетической компании. Вы можете использовать ее, заполнив данными вашей компании, для наглядной демонстрации снижения трудоемкости и времени выполнения операций, связанных с обработкой документов.

Числовые данные гораздо мощнее воздействуют на руководство в сравнении с общими словами. Когда общие фразы переведены в цифры, они ярче емонстрируют результаты эксплуатации системы.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх