+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Мобильные СЭД – новый интерфейс и новая функциональность
Статьи и интервью

Мобильные СЭД – новый интерфейс и новая функциональность

28.10.2011

Автор: Алексей Назаренко, директор по качеству, компания "ИнтерТраст"
Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Дата публикации: 28.10.2011

Системы электронного документооборота уже достаточно плотно (последние 15–20 лет) вписались в свою рыночную нишу: автоматизацию процедур документооборота. Функционально разрастаясь, за этот период СЭД также стали автоматизировать и процессы управления предприятием: сначала директивного менеджмента, а в последствии и процедур регулярного и проектного менеджмента, а также иных моделей управления организацией. Таким образом, из систем управления документацией предприятия СЭД фактически переродились в системы автоматизации процедур управления организацией, в которые в зависимости от профиля компании могут входить различные модули СЭД, отвечающие за все многообразие процессов управления документоориентированной информацией (корпоративного контента). При этом учитывается модель управления, принятая в организации.

Изменение роли системы электронного документооборота в компаниях привело к изменению и роли руководителей делопроизводственных подразделений как основных методологов этих изменений и подчиненных им секретарей, а также зачастую и консультантов и помощников руководства. В организациях, систему управления которых автоматизирует современная СЭД, работникам подразделений ДОУ теперь приходится выполнять задачи, связанные с надлежащей работой системы управления, поддерживаемой СЭД. В связи с этим специалистам служб ДОУ важно следить за развитием систем электронного документооборота.

Системы продолжают бурно развиваться, учитывая новые требования бизнеса и организации деятельности компаний. В частности, в силу увеличения мобильности топ-менеджеров и руководителей среднего звена все более востребованной становится возможность ознакомления этих специалистов с поступившей на их имя корреспонденцией не на стационарном компьютере, а на ноутбуке, смартфоне, планшетном устройстве, ставших сегодня неотъемлемыми средствами коммуникации для деловых людей.

Значительное расширение спектра задач, решаемых специалистами подразделений ДОУ, а также постоянное делегирование им руководством организации обязанностей, связанных с работой руководителей с СЭД, приводит к тому, что этим специалистам необходимо искать новые подходы во взаимодействии различных категорий сотрудников (топ-менеджеров, руководителей среднего звена, профильных специалистов) с корпоративной СЭД – информационной системой, обеспечивающей управление корпоративной информацией, документооборотом и системами менеджмента. Об одном из таких решений, позволяющих сделать взаимодействие руководства с СЭД непосредственным, и будет рассказано в этой статье.

Мобильная СЭД – взгляд через призму классической автоматизации

Последние годы эволюции СЭД привели к массовому созданию решений, построенных в рамках сервисно-ориентированной архитектуры (СОА) – одним из наиболее эффективных способов автоматизации бизнес-процессов на предприятии.

СОА является в настоящее время самым прогрессивным подходом к расширению функциональности СЭД, качественному управлению лицензиями на программное обеспечение, а также иными менее значимыми факторами. Обсудим появление мобильной СЭД для руководства как части именно этого процесса с максимальным сохранением его сильных сторон.

Архитектуру СЭД, построенную на основе СОА, можно представить в виде следующей пирамиды элементов: Рассмотрим структуру современной СЭД более детально.

Структура современной СЭД

1. Уровень аппаратного взаимодействия. Первый уровень такой системы включает в себя программные механизмы СЭД, ответственные за непосредственное хранение информации – системы управления базами данных, механизмы обеспечения безопасности (использование электронной подписи документов, шифрование и дешифрование данных и т. д.).

Эта функциональность обычно реализуется программно аппаратным взаимодействием элементов системы и аппаратной части ее серверных компонентов. В целом это самая неизменная часть системы и, будучи единожды заложенной на этапе проектирования и (или) внедрения, эта структура сохраняет свою функциональность на протяжении всего жизненного цикла информационной системы.

2. Уровень системных сервисов. Второй уровень содержит универсальные, функциональные стандартные элементы (сервисы, службы), используемые любой системой управления корпоративным контентом и (или) системой электронного документооборота.

Основная задача этого уровня – работа со сведениями о пользователях системы: поддержка иерархии пользователей, разграничение прав их доступа к возможностям и объектам (документам, папкам, базам и т. п.) системы и пр.

3. Уровень функциональных модулей. Это модули, ответственные за реализацию непосредственно процедур делопроизводства и документооборота. В этот уровень входят модули, обычно именуемые по названиям автоматизируемых ими процедур документооборота:

Также функциональность этого уровня обеспечивает информационную поддержку принятых в организации моделей управления:

Обычно такая СЭД сочетает в себе функциональность планирования ресурсов проекта, учета фактических затрат, управление проектом и обеспечение его качества и т. д. Самый верхний уровень такой системы включает в себя функциональность взаимодействия пользователя с СЭД.

4. Уровень интерфейсов пользователя. Четвертый уровень обеспечивает представление всего функционала СЭД пользователю в доступной для него форме, т. е. в виде интерфейса системы, отображающего ее возможности. В зависимости от широты доступных в рамках того или иного интерфейса функций, а также от технических средств реализации интерфейса все его варианты можно представить в виде схемы:

Уровень интерфейсов пользователя

Именно к уровню интерфейсов пользователя относятся мобильные СЭД: не являясь отдельной информационной системой, мобильная СЭД является отдельным мобильным интерфейсом системы электронного документооборота, адаптированным для постоянного взаимодействия с информационной системой руководителя.

Рабочие места в мобильных СЭД

Рассмотрим эту тенденцию более детально: рабочие места в системах электронного документооборота на мобильных устройствах (смартфонах, планшетных персональных компьютерах и пр.). Действительно ли необходимы рабочие места в СЭД на мобильных устройствах? Конечно, тысячи пользователей уже на протяжении нескольких лет успешно работают с СЭД на стационарных компьютерах как в государственных структурах, так и в коммерческих организациях. Тем не менее, многие руководящие сотрудники таких компаний часто самоустраняются от взаимодействия с СЭД, перекладывая задачи обработки документов на плечи своих помощников, секретарей, консультантов, что позволяет им избавиться от изучения и использования во многом усложненного интерфейса СЭД с избыточной функциональностью.

Функциональность "мобильного" интерфейса значительно отличается от функциональности "стационарного" интерфейса – она более простая. Причина этого кроется в целевой аудитории пользователей «мобильных» рабочих мест, т. е. в личностных особенностях той группы должностных лиц организации, которая эксплуатирует мобильный интерфейс системы. В основном таких групп две.

Во-первых, это менеджеры среднего звена, часто работающие вне офиса. Мобильная СЭД должна обеспечить их участие в процедурах организационного документооборота. В настоящее время доля СЭД, обеспечивающих работу в СЭД на мобильных устройствах менеджеров среднего звена, относительно невелика, а сами системы, имеющие мобильный интерфейс на телефонах и смартфонах, пока слабо распространены вследствие специфичности и ограниченности функционала, а также низкой экономичности разработки таких интерфейсов.

Во-вторых, это топ-менеджмент организации. Руководители являются непременными участниками документооборота, поэтому им необходим оперативный доступ к поступившим на их имя документам вне зависимости от местоположения. С этой задачей успешно справляются мобильные СЭД.

Какая же основная функциональность, доступная высшему руководству компании, должна быть реализована в рабочих местах СЭД на мобильных устройствах?

Прежде всего, такое рабочее место должно обеспечивать возможность участия должностного лица в процессах управления, в том числе в качестве члена коллегиального органа управления и (или) единоличного исполнительного органа. Также мобильное рабочее место топ-менеджера должно реализовывать оперативный доступ должностного лица к полным, актуальным и достоверным сведениям, позволяющим на их основе принимать важные управленческие решения надлежащего уровня. Наконец, мобильное рабочее место топ-менеджера должно обеспечивать надежную связь и необходимый уровень информационной безопасности при работе в СЭД.

Рабочие места в СЭД, реализованные на мобильных телефонах, смартфонах, КПК, в настоящее время практически не используются сотрудниками компаний-клиентов и не развиваются специалистами компаний-разработчиков в силу того, что слишком маленький геометрический размер экранов подобных устройств мало пригоден для комфортной работы с текстом. В связи с этим наиболее перспективными техническими устройствами, поддерживающими мобильные СЭД, являются планшетные компьютеры, работающие на адаптированных для мобильного применения операционных системах Apple iOS, Android, Google и т. д. Достаточно интересным является применение планшетного компьютера BlackBerry.

Рассмотрев функциональность и технические характеристики мобильных устройств, под которые разрабатываются мобильные рабочие места в СЭД, остановимся на том, какие управленческие процедуры и в каком объеме реализует такой мобильный интерфейс, для того чтобы обеспечить максимально эффективное его использование.

В целом, если проанализировать все разработанные разными производителями модули СЭД под iPad, можно выделить модули, обеспечивающие:

Несмотря на общую схожесть в представлениях документации для руководства, на мобильных рабочих местах есть все же и принципиальные отличия, позволяющие сделать работу менеджера максимально эффективной за счет высокой степени структурированности подаваемой ему информации и фильтрации "информационного мусора". К примеру, мобильное рабочее место модуля под iPad для автоматизации коллегиальной управленческой деятельности обладает следующей функциональностью:

Во многих документоориентированных процедурах функциональность мобильного рабочего места становится более упрощенной, ориентированной исключительно на использование такой системы руководителем.

К примеру, в рамках мобильной СЭД функциональность, доступная пользователю, во многих вопросах может быть сведена к реализации механизмов согласования и утверждения, так как именно эти процедуры наиболее часто применяются топ-менеджерами практически любой более-менее крупной компании.

Что положительного можно отметить в использовании мобильных интерфейсов СЭД специалистами современной организации?

Это, прежде всего, освобождение руководящих работников от избыточной информационной загруженности с подачей им только той информации и в том объеме, которые необходимы для выполнения их непосредственных обязанностей. И в этом процессе важную роль играют секретари и помощники руководителей, часто специалисты служб ДОУ, которые берут на себя предварительную обработку поступающей на имя руководителя документации, передаваемой затем в СЭД на iPad.

Другая выгода заключается в том, что с момента начала эксплуатации мобильного рабочего места его пользователи, особенно топ-менеджмент, обеспечиваются возможностью непрерывно и своевременно получать актуальную и достоверную информацию, что позволяет им как принимать более качественные управленческие решения, так и осуществлять непрерывный мониторинг деловых процессов организации.

Таким образом, внедрение в организации мобильной СЭД (совокупности мобильных рабочих мест системы электронного документооборота) позволит вашему руководству быть своевременно и достоверно информированным, а значит – принимать максимально качественные управленческие решения, затрачивая на это минимум ресурсов.

Словарь

iPad (произносится "айпЭд") - тип планшетных компьютеров с диагональю экрана от 4 до 11 дюймов, совмещающий в себе качества ноутбуку и смартфона в одном устройстве, выпускаемый компанией Apple.

Apple iOS (до 2010 г. известная как iPhone OS) - мобильная операционная система, разработанная компанией Apple на основе Mac OS X первоначально для iPhone, а затем расширенная для поддержки таких мобильных устройств, как Apple iPod Touch, iPad и Apple TV.

Android - операционная система для коммуникаторов, планшетных компьютеров, цифровых проигрывателей, нетбуков и смартбуков, основанная на ядре Linux. Изначально разрабатывалась компанией Android Inc., которую затем приобрела компания Google.

BlackBerry - беспроводное ручное устройство, впервые представленное в 1997 г. компанией Research In Motion. В 1997 г. эти устройства выглядели как пейджеры с большим экраном. Основная их функция - осуществлять мгновенное корпоративное общение. Современный BlackBerry- это смарфон, имеющий возможность работы с электронной почтой, SMS, позволяющий достаточно удобно просматривать интернет-страницы, а также работающий с другими удаленными сервисами.

"Толстый" клиент (от англ rich client) - в архитектуре клиент-сервера - это приложение, обеспечивающее (в противовес "тонкому" клиенту) расширенную функциональность независимо от центрального сервера. Часто сервер в этом случае является лишь хранилищем данных, а вся работа по обработке и представлению этих данных переносится на машину клиента.

"Тонкий" клиент (от англ. thin client) - компьютер ли программа-клиент в сетях с клиент-серверной или терминальной архитектурой, который переносит все или большую часть задач по обработке информации на сервер.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх