+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Регламентация электронного документооборота
Статьи и интервью

Регламентация электронного документооборота

28.11.2011

Автор: Алексей Назаренко, директор по качеству, компания "ИнтерТраст"
Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Дата публикации: 11.2011

Успешное внедрение системы электронного документооборота не всегда является гарантией ее эффективной эксплуатации, поскольку для этого необходимо решить целый ряд вопросов. Прежде всего следует регламентировать электронный документооборот, работу пользователей в системе, электронное взаимодействие сотрудников и пр.
Напомним, что регламентация является, по сути, созданием системы локальных нормативных актов, устанавливающих стандарты предприятия в отношении регламентируемого вида деятельности. До внедрения СЭД документооборот в организации регламентирует, как правило, Инструкция по делопроизводству. Какие документы рекомендуется создать для максимально эффективной работы сотрудников в СЭД?

Автоматизация любой деятельности представляет собой качественное изменение процессов, ее составляющих. Автоматизация документооборота — не исключение. Чтобы обеспечить персоналу возможность безболезненно перейти на новую модель работы с документами (современную электронную, а не классическую бумажную), а также максимально быстро и легко в дальнейшем подключать к работе в СЭД новый персонал, желательно регламентировать электронный документооборот.

Упорядоченное и отлаженное подключение к работе в СЭД новых сотрудников особенно актуально в связи с тем, что в тот или иной документоориентированный процесс в любой момент могут быть вовлечены работники, ранее прямого отношения к этим процессам не имевшие. Очевидно, что для получения от них какого-либо заранее предполагаемого результата в локальных нормативных актах должны быть закреплены требования к организации документооборота посредством СЭД, а сам работник должен быть не только ознакомлен с этими актами, но и обязан выполнять прописанные в них требования.

Вообще регламентация любой деятельности, особенно процессно-ориентированной (к которой, в частности, относятся и процедуры документооборота), должна совершенствоваться. И первым шагом в данном направлении является анализ имеющихся регламентирующих документов (либо констатация их отсутствия или длительной неактуальности) и приведение их в должный вид.

Как правило, регламентацией в организации занимаются подразделения, функционально ответственные за процедуры документооборота. Логично, что эти же службы ответственны и за регламентацию электронного документооборота как вида документооборота. Максимально быстро и эффективно справиться с разработкой регламентирующей электронный документооборот документации работникам общего отдела, секретариата или канцелярии позволяет знание процессов управления организацией и документооборота.

Значительный вклад в регламентацию деятельности в целом и в регламентацию процессов электронного документооборота в частности могут оказать и сотрудники службы качества организации — структурного подразделения, ответственного за функционирование системы менеджмента качества (СМК) и сертификацию СМК на соответствие стандартам ГОСТ Р ИСО 9001 (ISO 9001).

На заметку! Понимание процессного подхода к управлению и опыт регламентации - очень ценные ресурсы, которые сотрудники данных служб могут использовать при разработке и внедрении регламентирующей электронный документооборот документации.

Структура регламентации работы в СЭД

Вне зависимости от размеров организации и объемов ее документооборота рекомендуется разработать:

Положение о документообороте

Положение о документообороте предприятия определяет требования как к документообороту организации в целом, так и к документообороту, организуемому посредством СЭД.

При первом подходе производится актуализация уже имеющегося Положения о документообороте путем включения в него разделов, характерных для документооборота электронного, к примеру следующих:

Таким образом, актуализация нормативного документа проводится добавлением к нему отдельных частей (разделов, глав, приложений). Этот подход также интересен тем, что позволяет осуществлять дальнейшее внесение в документ изменений путем замены устаревших разделов, исключая необходимость полной его переработки.

Альтернативный, но более длительный подход в разработке актуальных документов по регламентации электронного документооборота заключается в том, чтобы провести анализ каждого раздела в положении о документообороте, дополняя либо изменяя его в соответствии с новыми требованиями, появившимися при внедрении в компании СЭД.

Регламенты обработки документации в СЭД

С разработкой регламентов (нормативных документов, значительно более точных, чем положения или инструкции) дело обстоит сложнее.

Перед началом разработки регламента следует определить и зафиксировать цели, которые мы ставим перед собой, используя этот документ. Это позволит нам в дальнейшем сохранить возможность контроля за общими требованиями к документу.

Перед началом регламентации электронного документооборота также необходимо составить перечень автоматизированных системой электронного документооборота процессов.

Как правило, можно выделить следующие процессы электронного документооборота, связанные с обработкой разного типа документации:

Процессы электронного документооборота в организации

Процессы электронного документооборота в организации

Есть также частные процессы документооборота:

Сама же методика разработки регламента такова:

1. В рамках регламентируемого процесса выделяем цепочку исполнителей (сотрудников, участвующих в данном документоориентированном процессе).

2. Проводим опрос исполнителей, детально документируя порядок их работы с документацией, после чего выделяем по каждому исполнителю следующий набор атрибутов:

3. Разрабатываем графическую модель регламентируемого процесса, представляющую собой графическое отображение порядка работ по процессу (наименованиям и последовательности в нем отдельных процедур).

На основании предлагаемых тезисов детализированно записываем требования к регламентируемому процессу:

1) общие положения (назначение, область применения, определения и сокращения, принятые в документе);

2) условия и ограничения (условия инициации процесса, требования к инициирующему фактору и к результатам процесса, а также условия, при которых производятся отступления от регламентируемых работ);

3) порядок работ (детальное и попроцессное описание процедур, входящих в состав процесса);

4) ответственность руководства (устанавливает должности лиц, осуществляющих контроль исполнения регламентирующего документа, а также порядок реагирования на отклонения в его работе);

5) хранение и архивирование (устанавливает физическое местонахождение оригиналов нормативной документации, а также условия его хранения во время действия и после него);

6) порядок внесения изменений (раздел предназначен для управления актуальностью документа).

Сгруппированные таким образом сведения, полученные в результате анализа документоориентированного процесса, являются структурными частями регламента, который строится на их основе.

В качестве примера готового регламента приведем следующий.

Пример готового регламента

Пример готового регламента

Пример готового регламента

Пример готового регламента

Пример готового регламента

Пример готового регламента

Пример готового регламента

Пример готового регламента

ПРИЛОЖЕНИЕ А. Порядок работ по процедуре

ПРИЛОЖЕНИЕ А. Порядок работ по процедуре

ПРИЛОЖЕНИЕ Б. Требования к распорядительной документации в СЭД

ПРИЛОЖЕНИЕ Б. Требования к распорядительной документации в СЭД

Фактические трудозатраты по подготовке проекта регламента процесса электронного документооборота составляют 3-4 рабочих дня, где первые дни идет сбор сведений о процессе, тогда как в поселение два дня происходит подготовка текста проекта нормативного акта.

Регламентация электронного документа в организации является важной основой для полноценной и качественной работы в СЭД, она также позволяет подготовить компанию к дальнейшему внедрению в ней разнообразных систем управления, основанных на процессном подходе (регулярном управлении, при котором регламентируется значительный объём процессов компании), тем самым высвобождая для ее руководства время на принятие более важных управленческих решений. Это также хорошая подготовка к внедрению системы менеджмента качества (СМК), устанавливающей процессный подход к управлению как основной, что необходимо для создания полноценной системы менеджмента организации вне зависимости от ее размеров и области рынка, в которой она работает.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх