+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Что есть что в мире ЭДО
Статьи и интервью

Что есть что в мире ЭДО

19.02.2012

Автор: Алексей Назаренко, директор по качеству, компания "ИнтерТраст"
Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Дата публикации: 02.2012

Имея дело с современным электронным документооборотом (ЭДО), специалисты по документационному обеспечению управления (ДОУ) не всегда понимают, что именно и как эти системы автоматизируют: ведь в индустрии современных корпоративных информационных систем, к которым и относятся системы электронного документооборота (СЭД), используется терминология столь специфичная, что разобраться в функциональности решений, представленных на рынке, совсем не просто. В этой статье мы постараемся рассмотреть бóльшую часть этой терминологии в едином контексте автоматизации документооборота, чтобы прояснить как специфические, так и общеупотребительные термины и сокращения, а также дать системное понимание их употребления в тех или иных случаях.

О методологии электронного документооборота

Согласно определению, данному в ГОСТ Р 51141-98, документооборотом называется движение документа в организации с момента его создания или получения до завершения исполнения или отправления. Очевидно, что такое определение не подходит для современного автоматизированного документооборота по причине того, что в вышеупомянутом стандарте нет упоминания о проектах документов, которые являются неотъемлемой частью ЭДО.

Ни для кого не секрет, что современные системы электронного документооборота произошли от западных систем управления контентом организации (ECM, Enterprise Content Management), поэтому, к сожалению, термина, аналогичного нашему пониманию документооборота - ни электронного, ни классического - в зарубежной терминологии в настоящий момент нет.

Рассмотрим аналоги, применяемые в той или иной ситуации:

Рассмотрим некоторые из этих систем подробнее, чтобы лучше понять их взаимосвязь и различие (рис.1).

Взаимосвязь и различие систем электронного документооборота

Рис. 1. Взаимосвязь и различие систем электронного документооборота

Как мы видим на приведенной выше схеме, самым широким понятием является система управления контентом организации - ECM-система, так как любая информация (документы, записи, знания), порождаемая организацией в процессе своей жизнедеятельности, может быть автоматизирована системой этого класса. Из этого, в свою очередь, следует, что любая современная СЭД, RM- и/или DMS-система могут быть определены как ECM-система со специфической функциональностью.

Функциональность RM-систем очень легко понять, вникнув в сущность понятия "запись".

Согласно определению, установленному Международным советом по архивам (МСА), в который входит и Российская Федерация, записью называется "записанная информация, подготовленная или полученная в процессе начинания, проведения и завершения корпоративной или индивидуальной деятельности, включающей содержание, контекст и структуру, достаточные для предоставления доказательств деятельности". Таким образом, запись - это документированное свидетельство события, что в отечественных традициях документооборота представлено понятием "акт". Так что RM-система может быть определена как система электронного частного документооборота, предназначенная для хранения документированных свидетельств деятельности (актов).

Системы DMS, в свою очередь, очень сходны с RM-системами, если исключить необходимость хранить документированные свидетельства деятельности (акты). DMS-системы также являются частными системами документооборота, предназначенными для хранения произвольной типизированной документации.

Классическим примером реализации DMS-систем в современных СЭД можно считать модуль управления документацией (организационно-распорядительной/нормативной/технической/технологической).

Также, в рамках классического документооборота, к примеру, DMS-модуль обеспечивает автоматизацию процедуры работы с нормативным актом (рис.2).

Процедура работы с нормативным актом

Рис. 2. Процедура работы с нормативным актом

Часто именно DMS-системы ошибочно называют "архивами документов". В Российской Федерации архивное дело регулируется следующими тремя нормативными актами:

Отсюда следует, что архивная система любой организации должна удовлетворять требованиям, описанным в этих нормативных актах. Очевидно, что DMS-системы такой функциональностью не обладают, что и дало им название "хранилищ документов" (Document Warehousе).

О процессах и документопотоках

Об автоматизации процессного управления, реализуемого современными системами электронного документооборота, написано уже довольно много. Тем не менее, этот вопрос остается не до конца решенным для основных потребителей СЭД — работников служб ДОУ. Для понимания сути того, что продается под красивыми наименованиями "BPMS", "WorkFlow", "DocFlow", необходимо определить понятия процесса, процессной деятельности и процессного же управления, а также установить связь этого подхода к управлению с современным документооборотом.

Понятие процесса впервые было определено Международной организацией по стандартизации (ИСО) в 1994 г. До настоящего времени понятие процесса претерпело некоторые изменения, кроме того, в первых редакциях стандарта ISO 9001 был использован термин "бизнес-процесс", от которого в последующих редакциях, начиная с 2000 г., было решено отказаться, так как процессная деятельность характерна не только для бизнеса, но и для государственных структур (что, кстати, далеко не всегда понимают даже в консалтинговых компаниях, называя бизнес-процессами документоориентированную деятельность органов исполнительной власти, а это совсем недопустимо).

Итак, процесс — это периодически повторяющийся во времени порядок работ, приводящих к созданию результата, представляющего ценность для самой организации либо ее клиентов. В большинстве случаев понятие процесса полностью аналогично понятию процедуры.

Таким образом, процессами являются:

Сходным значением обладает понятие WorkFlow — поток работ. Потоком работ в нашем случае будет единичный экземпляр процесса. К примеру, это работа по подготовке и отправке одного исходящего письма или обработка одного обращения гражданина. Соответственно, DocFlow — это документоориентированный поток работ, и именно такие документоориентированные потоки работ автоматизирует практически любая современная СЭД.

О межведомственном взаимодействии и документообороте

Электронный документооборот органов законодательной, исполнительной и судебной власти в нашей стране всегда автоматизировался точечно: в различных ведомствах внедрялись простейшие, зачастую "самодельные" решения.

Несмотря на то, что потребность в электронном документном взаимодействии граждан, хозяйствующих субъектов и органов власти существует более 10 лет, фактическая реализация принципов межведомственного электронного документооборота и взаимодействия началась лишь сейчас. В настоящее время реализация взаимодействия информационных систем организаций и ведомств осуществляется в рамках государственной программы "Информационное общество (2011 - 2020 годы)", утвержденной распоряжением Правительства РФ от 20.10.2010 № 1815-р.

В соответствии с этой программой обмен документацией в электронной форме реализуется в рамках двух различных информационных систем:

Рассмотрим эти две системы, классификационно относящиеся к СЭД/ECM, подробнее.

В соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 г. № 754, которым руководствуется оператор системы — Федеральная служба охраны (ФСО) России, в МЭДО включаются органы исполнительной власти (ОИВ) РФ: Администрация Президента и Аппарат Правительства РФ, федеральные органы государственной и исполнительной власти.

Несмотря на ограниченность приведенного списка, многие структуры регионального подчинения выражают заинтересованность в подключении к этой системе, и реализация этих пожеланий — вопрос ближайшего времени.

Основным документом, определяющим само понятие системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), цели и участников этой системы, является соответствующее Положение о единой системе межведомственного электронного взаимодействия, утвержденное постановлением Правительства РФ от 08.09.2010 № 697. Оно определяет СМЭВ как федеральную государственную информационную систему, предназначенную для организации информационного взаимодействия между информационными системами участников системы в целях предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме.

На заметку! Основной целью создания системы СМЭВ является повышение качества предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций за счет использования общих информационных ресурсов, уменьшения времени на поиск, обработку и представление информации в электронной форме.

Таким образом, СМЭВ в части выполнения поставленных целей предназначена для решения следующих задач:

Таким образом, СМЭВ и МЭДО являются совершенно разными, функционально несвязанными федеральными информационными системами, созданными и развивающимися параллельно, несмотря на некоторую общность участников — органов государственной и исполнительной власти РФ, которые, с одной стороны, взаимодействуют между собой, а с другой — обеспечивают получение хозяйствующими субъектами государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

Итак, в нашей статье мы рассмотрели бóльшую часть специфической терминологии, с которой могут столкнуться (и постоянно сталкиваются!) работники служб ДОУ, имея дело с теми или иными современными системами электронного документооборота - как локальными, так и общегосударственными.

В заключение приведем небольшой глоссарий, который поможет разобраться в многочисленных русскоязычных и англоязычных аббревиатурах, являющихся "камнем преткновения" даже для искушенных в мелочах работников служб документационного обеспечения управления. Успехов вам в работе!

Глоссарий

Термин Сокращение Значение
Автоматизированная информационная система

АИС

Информационная система (ИС), функционально автоматизирующая какое-либо направление деятельности организации либо совокупность направлений
База данных

БД

Представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов (статей, расчетов, нормативных актов, судебных решений и т.п.), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины (ЭВМ) (ст.1260 ГК РФ)
Информационная система

ИС

Совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств
Межведомственный электронный документооборот

МЭДО

Автоматизированная информационная система, обеспечивающая сквозной электронный документооборот органов государственной и исполнительной власти Российской Федерации
Система электронного документооборота

СЭД или СЭДО

Автоматизированная система, функционально автоматизирующая документоориентированную деятельность организации
Система межведомственного электронного взаимодействия

СМЭВ

Федеральная государственная информационная система, предназначенная для организации информационного взаимодействия между информационными системами участников СМЭВ в целях предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме
Электронный документооборот

ЭДО

Совокупность средств и методов управления документацией организации посредством автоматизированных информационных систем
Контент

 

Также "контент организации" либо "корпоративный контент" - совокупность документированной информации, образующейся в процессе жизнедеятельности организации
Business Process Management System

BPMS

Автоматизированная информационная система автоматизации бизнес-процессов организации
 

DocFlow

Автоматизированная информационная система поддержки документоориентированных потоков работ/процессов организации
Document Management System

DMC

Автоматизированная информационная система управления документами/система электронного частного документооборота, предназначенная для хранения различной типизированной документации
Document Warehouse

DW

То же, что и DMS
Enterprise Content Management

ECM

Автоматизированная информационная система, предназначенная для управления документированной информацией, порождаемой организацией в течение ее жизненного цикла
 

WorkFlow

Автоматизированная информационная система поддержки потоков работ/процессов организации
 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх