+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Может ли ECM быть ИТ-сердцем компании?
Статьи и интервью

Может ли ECM быть ИТ-сердцем компании?

12.04.2012

Автор: Станислав Макаров
Источник: информационный портал "CNews"
Дата публикации: 12.04.2012

Обычно основной ИТ-системой в любой компании является ERP или CRM. При этом преобладающая часть информации не структурирована и требует "вмешательства" СЭД. Фонд "Сколково" решил отойти от традиций и сделать ECM центральной ИТ-составляющей бизнеса. Можно ли превратить исключение в правило?

Может ли ECM быть ИТ-сердцем компании?

Как известно, доля неструктурированной информации в бизнесе составляет 80%, а структурированной — всего лишь 20%. Однако системы, ориентированные на обработку этой небольшой части данных, например, ERP и CRM, занимают преобладающие позиции в бизнесе, претендуя на центр информационной архитектуры предприятия.

А что же ECM? Этой технологии обычно отводится роль второго плана. Чаще всего применение ECM ограничивается задачами автоматизации документооборота, что, по мнению бизнес-аналитиков, относится к вспомогательным процессам.

ИТ-департамент фонда "Сколково", как и положено штатным инноваторам, решился изменить этот традиционный подход. Если ECM-система обрабатывает 80% всей информации, то пусть она и будет в центре ландшафта прикладных информационных систем.

Михаил Берман, директор ИТ-департамента "Сколково", объясняет, почему было принято такое решение: "Мы воспринимаем ECM не столько как систему хранения данных и документооборота, сколько как движок бизнес-процессов, совмещенный с обработкой информации и хранения документации. Мы не рассматриваем это как проект внедрения ECM. Мы идем не от системы, а от процессов. Для нас ECM – это платформа, на которой мы реализуем их".

После того как в "Сколково" была принята ECM-центричная концепция, необходимо было определиться с вендором. По результатам тендера было выбрано решение Open Text. Сейчас первая очередь системы уже сдана в промышленную эксплуатацию, на основе ECM-ядра был запущен процесс обработки и экспертизы заявок от соискателей, который является одним из корневых в "Сколково". На очереди - процесс выдачи грантов. Кроме того, ECM решает и классические задачи документооборота, связанные с обработкой корреспонденции, проведением совещаний, советов, исполкомов многочисленных комитетов и т. д., а также контроль исполнения решений этих коллегиальных органов.

"Сколково" еще создает "чудо-город". Управление закупками (включая строительство и эксплуатацию целого города), инженерный документооборот, управление проектами, ГИС, система управления недвижимостью, эксплуатация, техобслуживание и ремонт — все эти системы тоже должны быть построены, и все они будут реализовывать сквозные бизнес-процессы, централизованные в ECM.

Еще одна задача, "порученная" ECM, - управление "умным городом" (Smart City). Можно сказать, что Smart City - это клиенто-ориентированная сервисная организация, которая оказывает резидентам города разнообразные услуги по принципу "одного окна", и ECM здесь вполне уместна.

Конечно, это интересный опыт, но должна ли ECM брать на себя такую важную роль — быть основой информационной системы организации? Ведь это еще ответственность за проект в целом.

Дмитрий Сиднев, генеральный директор компании "Мастердата", являвшейся исполнителем работ по данному проекту, настроен вполне оптимистично касательно возможностей нынешних ECM-систем: "Идеология построения ECM-систем как раз и подразумевает то, что они являются единой основой для управления контентом всей компании. Промышленные ECM-платформы давно предоставляют весь необходимый для этого функционал. В случае организаций типа фондов, государственных учреждений, где основные бизнес процессы - это работа с различного рода документами, стратегия построения ECM-центричного ИТ-ландшафта является наиболее эффективной".

Тем не менее, открытыми остаются еще два важных вопроса: годится ли такой ECM–центричный подход для всех типов организаций и готовы ли морально к таким изменениям сами заказчики.

По оценке Дмитрия Сиднева, данный подход может быть оправдан, в целом, для любого типа организации. "Нет ничего противоестественного, если все документы, как связанные с транзакционными системами, так и существующие сами по себе, будут жить в единой системе и по единым правилам - при этом сотрудник сможет получить доступ к ним из любой точки мира через свой компьютер или мобильное устройство. За счет универсальности и развитой интеграции ECM-платформа может легко стать фундаментом для хранения всех документов, и для реализации различных процессов, жестко не привязанных к определенным типам систем".

Сергей Курьянов, директор по развитию бизнеса "ДоксВижн", полагает, что "Сколково" - это слишком особенное образование, чтобы его практику можно было обобщить на другие проекты. "Думаю, это не общий случай, – говорит эксперт. – "Сколково" – организационный проект, его транзакции – тоже организационные ("прописка участников", выдача грантов и проч.) Они богаты документами и сложны процессно, то есть имеют характерные черты, естественные для ЕСМ, в отличие от фабрики или банка".

Вадим Ипатов, заместитель генерального директора по развитию бизнеса "Интертраст", не отрицает ECM-центричный подход, но, по его словам, это требует соблюдения ряда условий. "Если рассматривать ЕСМ как хорошо технологически вооруженную платформу, то на ней можно построить "главную" информационную систему организации, при условии, что цели и задачи проекта внедрения соответствуют целям и задачам бизнеса. Это вряд ли достижимо, если ЕСМ используется в наиболее распространенном "режиме" - управления неструктурированной информацией, когда документ является "единицей хранения" и "носителем информации". Документальное обеспечение деятельности организации может быть достойной задачей для ЕСМ, отвечающей бизнес стратегиям. В этом случае документ является, с одной стороны, элементом оперативной деятельности, средством взаимодействия; с другой - свидетельством, которое может быть использовано в интересах формирования лучших практик", - считает он.

В целом такое перераспределение ролей потенциально может привести поставщиков ECM к прямой конкуренции с поставщиками промышленных BPM и ERP-систем. Понятное дело, что с технической стороны особой разницы нет — все системы замечательно интегрируются между собой. Но изменение статуса одного из участников в проекте влияет и на распределение финансовых потоков.

Со своей стороны Сергей Курьянов не видит причин для беспокойства. По его мнению, эта ситуация давно стала привычной. "Они (ERP и ECM) всегда конкурируют на уровне потребности в автоматизации. Бюджет ИТ – один, и все, кто туда попадает – конкуренты по определению. Важнее другой вопрос – готовы ли современные платформы ECM к таким проектам? Ответ, пожалуй, положительный, и OpenText готов не лучше и не хуже других", - говорит он.

Дмитрий Сиднев считает, что ответственность за проект лежит скорее на интеграторе, нежели на отдельных вендорах. "Если посмотреть на стратегии ведущих вендоров ECM, то они активно наращивают либо функциональность BPM, либо путем поглощения добавляют в свой портфель подобные системы и интегрируют их со своими ECM продуктами. Данная стратегия позволяет соединить BPM и ECM-системы в единую систему. Что касается ERP, то заменить транзакционные операции, естественно, ECM не может, но за счет развитых механизмов интеграции и значительно более низкой трудоемкости внедрения некоторые процессы, например, Travel Management, или закупки может быть частично вынесен в ECM. Но успешная реализация подобных процессов лежит в области интеграционного решения. Наиболее выгодным вариантом может стать выбор ECM-системы, которая будет иметь готовый набор интеграционных продуктов к ERP, CRM и другим транзакционным системам".

 
16.04.2012
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх