+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Мобильный офис губернатора
Статьи и интервью

Мобильный офис губернатора

24.04.2012

Юрий Викторович КулаковЭффективность руководителя во многом зависит от возможности максимально быстро принимать решения. О том, как внедрение мобильных рабочих мест позволило усовершенствовать работу руководителей высшего звена администрации Ямало-Ненецкого автономного округа, нашему журналу рассказал Юрий Викторович Кулаков, начальник управления докуменационного обеспечения аппарата губернатора.


Юрий Викторович Кулаков на Ямале с 1993 года, его стаж государственной гражданской службы составляет 21 год. Стоял у истоков создания региональной межведомственной телекоммуникационной сети. Является инициатором внедрения и активным поборником системы электронного документооборота и делопроизводства, которая с 2006 года действует во всех органах государственной власти автономного округа, городских и районных органах местного самоуправления. Он разработчик региональной правовой базы традиционного, безбумажного и смешанного делопроизводства.

Как в вашем округе пришли к решению создания системы "Мобильный офис"?

На момент реализации проекта все сотрудники органов исполнительной власти автономного округа и значительное количество сотрудников местного самоуправления уже работали в системе электронного документооборота. Проект "Мобильный офис" не был началом построения нашей системы, а явился ее логическим завершением.

Бюрократическая машина в исконном значении этого слова (не в негативном и растиражированным СМИ) очень эффективный механизм, способный решить любую поставленную задачу с заданными скоростью и результатом. Её можно сравнить с автомобилем, перевозящим пассажиров и грузы с определенной скоростью по выбранному маршруту.

И если чиновник среднего и ниже уровней жестко привязаны к своим рабочим местам, то руководитель высшего звена по роду своей деятельности очень мобилен. Но в интересах общего дела от него требуется выполнение функций, где бы он ни находился. Без него, продолжая аналогию с автомобилем, мотор работает, но сцепление не выжато и передача не включена. Нужен управляющий импульс. А если без аналогий, то документ, требующий рассмотрения и принятия решения, будет лежать на столе без движения до прибытия руководителя. Мобильное рабочее место позволяет первому лицу реализовать свою уникальную управляющую функцию вне зависимости от места и времени.

Кто был инициатором запуска проекта "Мобильный офис"?

Если говорить именно о последней успешной реализации этого проекта, то главным инициатором и был самый главный человек в нашей системе – губернатор автономного округа. Другое дело, что пожелание первого руководителя упало на благодатную почву: все специалисты, задействованные в обеспечении системы, были к этому не просто готовы, а активно этого желали и на своем уровне пропагандировали.

Уже после недели работы глава автономного округа поделился своими впечатлениями и настоятельно рекомендовал всем членам правительства освоить и использовать этот полезный инструмент в работе, а через месяц такие же рекомендации были даны и всем главам муниципальных образований.

Дайте совет, с чего начать внедрение "Мобильного офиса"?

В свое время в целях изучения опыта и выбора системы внедрения я посетил администрации нескольких субъектов Российской Федерации. Не смотря на единство требований делопроизводства и общей организации государственного управления, в каждом из них существовала огромная масса местных особенностей, практически сводящая на нет это единство. В таких условиях можно дать только один совет: у вас должны быть понимание необходимости и острое желание сделать это.

Какие специалисты должны быть подключены к работе по данному проекту?

У нас в этот процесс вовлечены все, кто обеспечивает работу руководителя. В первую очередь, это ближайшие помощники и консультанты - люди, знающие систему, которые всегда находятся рядом с руководителем и могут в моменты затруднений подсказать, объяснить, помочь. Поэтому сначала мы научили работать именно их.

Это ИТ-специалисты. На них возлагаются задача по организации коммутации как внутри корпоративной сети, так и за её пределами, а также решение вопросов информационной безопасности и многих других, возникающих при реализации новой информационной системы.

Это делопроизводители. "Мобильный офис" - это не просто добавление еще одного рабочего места в систему, это необходимость принципиально новых методов и технологий документационного обеспечения. Если это не учитывать, то документ, рассмотренный в электронном виде, так и останется "лежать", пока не получит своё подтверждение на бумаге.

И все эти специалисты, принадлежащие к разным ведомствам, должны продемонстрировать слаженную работу, нацеленную на результат.

На каких носителях у вас установлен "Мобильный офис"?

Здесь, наверное, мы не оригинальны, мобильные места у нас развернуты на iPad-ах. В нашем случае у руководства сначала появились iPad, а уж потом мы подключили их к системе. Как один из пользователей этого устройства, должен отметить его изумительную usability (здесь наиболее подходит именно иноязычный термин).

Удалось ли решить проблему безопасности и как?

Несмотря на то что в нашей системе отсутствуют документы ограниченного доступа, было принято решение осуществлять доступ к ней извне по защищенным каналам. Решение это вопроса было возложено на наших коллег из департамента информационных технологий и связи автономного округа.

Сколько времени длится данный проект?

Создание системы электронного делопроизводства и документооборота началось в 2006 году. Если говорить именно о мобильных рабочих местах, то начало их внедрения относится к лету 2011-го. Немного ранее, весной, было осуществлено массовое подключение к системе муниципальных образований, основных наших партнеров по документационному взаимодействию. А результат всей нашей работы лично я почувствовал, когда мне попался документ, отправленный администрацией одного из наших районов, зарегистрированный в канцелярии правительства и рассмотренный первым заместителем губернатора автономного округа. Прямого сообщения с этим районом у нас нет (я не говорю о дорогах - на Ямале о них говорить не приходится, я подразумеваю воздушный транспорт), документ был зарегистрирован в Салехарде, а рассмотревший его член правительства находился в командировке в Санкт-Петербурге! И все это было сделано в один день!

Планируете ли вы дальше развивать этот проект?

Несомненно. Если изначально решение было предоставлено высшим руководителям, то сейчас идет подключение следующего уровня – руководителей исполнительных органов государственной власти автономного округа. Не отстают и наши муниципальные образования: к лету не менее половины глав будут оснащены мобильными рабочими местами. Распространять решение на более низкие уровни служебной иерархии нецелесообразно: специфика деятельности государственных гражданских служащих не подразумевает мобильность рядовых сотрудников.

Автор: Оксана Ильина
Источник: журнал "Административный директор"
Дата публикации: 03.2012 г.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх