+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Система электронного документооборота для эффективного управляющего
Статьи и интервью

Система электронного документооборота для эффективного управляющего

21.05.2012
Автор: Вадим Ипатов, заместитель генерального директора, компания "ИнтерТраст"
Источник: информационный портал "iBusiness"
Дата публикации: 04.2012 г.

Электронное документирование деятельности сотрудников дает множество преимуществ. Возможно, одним из важнейших, но часто трудно достижимых является повышение эффективности труда менеджмента всех уровней.

В своей замечательной книге "Эффективный управляющий" Питер Друкер определяет управляющего как человека, который в силу занимаемой им должности или имеющихся знаний отвечает за деятельность, "непосредственно влияющую на способность организации функционировать и добиваться результатов". Такой человек должен принимать решения, его деятельность не может сводиться к исполнению приказов. Он должен нести ответственность за свою деятельность.

"Большинство руководителей, хотя и не все, являются управляющими. Одновременно многие неруководители в современном обществе становятся управляющими".

"Есть нечто, что объединяет всех управляющих любого уровня: управляющие должны быть эффективными".

По мнению Питера Друкера, существует 5 элементов повышения эффективности труда работника управления:

  • умение контролировать свое время;
  • нацеленность не на выполнение работы как таковой, а на конечный результат;
  • умение строить свою деятельность на преимущественных сильных качествах, как собственных, так и руководителей, коллег и подчиненных;
  • концентрация внимания на важнейших участках, в которых исполнение поставленных заданий принесет наиболее ощутимые результаты (необходимо устанавливать приоритетные направления работ и не отклоняться);
  • принятие эффективных решений за счет системности.

При определенных условиях современные технологии электронного документооборота позволяют управляющему легко сфокусироваться на этих пяти элементах и максимально эффективно организовать свою работу. Для этого необходимо наличие в СЭД определенного инструментария, ориентированного на нужды управляющего, и особая организация доступа к документам, а также взаимодействия управляющего с СЭД.

Знание своего времени

"Неправильные представления о затратах своего времени приводят к тому, что у управляющих нет достаточного времени на выполнение той работы, за которую им платят. Чем более высокую ступень на иерархической лестнице занимает управляющий, тем выше доля времени, которое ему неподконтрольно. Чем крупнее организация, тем больше требуется времени на управление и сохранение ее целостности и тем меньше его остается для того, чтобы организация функционировала и производила. Нужно анализировать бюджет своего времени и выносить за скобки наименее значимую деятельность".

Документационное обеспечение управления устроено таким образом, что предполагает фиксацию всех задач и всех решений управляющего. Оно с давних времен реализует принцип "если решение не задокументировано, его не существует", который возведен в систему.

Электронный документооборот открывает более широкие возможности по управлению задачами. Это и наглядное ранжирование задач по значимости, срочности, важности, и быстрое делегирование задач с автоматической постановкой исполнения на контроль, и распределение задач во времени, и наглядное представление состояния всех текущих и будущих активностей.

Управление временем управляющего – это не только календарное планирование. Оно начинается с предоставления возможности видеть полную картину завершенных, текущих и предстоящих дел, вопросов, требующих решения, контролируемых задач. Только после того, как управляющему не нужно держать в голове перечень всех своих дел, появляется возможность их оценки с точки зрения значимости результата, ранжирования и размещения во времени (или делегирования, или отказа от некоторых из них).

По мнению Дэвида Алена (книга "Как разобраться с делами"), "...Вы существенно повышаете личную продуктивность, когда обдумываете нужные дела в нужное время и постоянно имеете под рукой инструменты, чтобы свои идеи зафиксировать".

Инструментарий электронного документооборота может быть очень эффективным с точки зрения управления делами, если он позволяет в любой момент и в любом месте фиксировать (т.е. документировать) свои решения и планировать их исполнение во времени. Это позволяет сформировать систему размещения задач и действий во времени, снабженную системой напоминаний и возможностью отметки исполнения заданий. При этом выбор конкретных действий, которые управляющий должен выполнять в данное время и в данном месте, определяется контекстом (текущее окружение: место и ситуация, сопутствующие условия), временем (которым вы располагаете), имеющейся энергией (а также настроем/желанием), приоритетом. Такая организация работы "по сигналам от системы" снимает напряженность, обусловленную большими объемами того, что необходимо сделать, и освобождает голову управляющего для интеллектуальной, творческой деятельности, направленной на достижение значимого результата...

Индивидуальный вклад в общую эффективность

"Человек, который сконцентрирован лишь на своих усилиях и функциональных полномочиях, это, по сути, подчиненный, какое бы высокое положение он ни занимал. Эффективные управляющие стремятся внести конкретный вклад в деятельность своих организаций. Любая организация пытается добиться успеха в трех направлениях: достижение прямых результатов, формулировка и утверждение ценностей и подготовка кадров. Работники интеллектуального труда рождают идеи, знания, концепции".

"Сконцентрированность на вкладе предполагает 4 главных условия эффективных взаимоотношений:

1) коммуникация;
2) коллективная деятельность;
3) саморазвитие;
4) развитие других".

Коллективная работа, взаимодействие людей, даже когда они находятся на удалении друг от друга, является одной из важнейших составляющих СЭД. СЭД хранит не только документы, создающиеся в ходе деловых процессов и являющиеся результатом интеллектуального труда, но и историю их создания. Анализ прошлого опыта, зафиксированного в СЭД, позволяет не просто выявить недостатки и направления своего развития, но и быстро найти внутреннюю экспертизу, имеющую ценность с точки зрения развития других.

Ставка на сильные качества

Одна из наиболее сложных задач управляющего – выявление сильных сторон своих людей и задействование их наиболее эффективным образом. Если в организации созданы условия, когда документируются все активности всего персонала, создаются предпосылки для анализа как характера самих задач, решаемых конкретными людьми, так и результатов их решения. При наличии критериев оценки, которые вырабатываются опытным путем, СЭД может стать источником достоверной информации для оценки персонала.

Все в свое время

Знание своего времени, которое является первым из пяти элементов повышения эффективности управляющего, не дает результата само по себе. Необходима концентрация на наиболее важных делах. Но как определить, какие задачи являются наиболее важными на сегодняшний день?

"День сегодняшний – это всегда результат действий и решений, принятых вчера. Вчерашние действия и решения, какими бы смелыми и мудрыми они ни были, неизбежно превращаются в сегодняшние проблемы, кризисы и недоразумения". Поэтому каждый управляющих должен корректировать вчерашние решения и решения своих предшественников. Это не только отказ от явно неудачных решений и действий. Необходимо помнить, что "успехи прошлого надолго переживают свою полезность". Также необходимо отказываться от дел, которые, несмотря на всю свою перспективность, не принесли желаемых результатов. Поэтому так необходимо отслеживать все программы, все направления деятельности. В этом плане СЭД должна не только фиксировать все стратегические решения, но хранить историю достижения запланированных результатов таким образом, чтобы давать возможность их анализа на документальной основе и вовремя отбрасывать старое, давая дорогу продуктивному новому.

Элементы принятия решений и эффективные решения

В одном из исследований компании "Эрнст энд Янг" 2010 года делается такой вывод: "Доминировать на рынке в 2012 году будут те организации, которые обладают способностью быстро принимать решения и претворять их в жизнь".

Предполагается, что в силу своих знаний управляющий более чем кто-либо другой способен принимать правильные решения.

При этом жизненный цикл принятия и реализации решения имеет следующие элементы:

  • осознание характера проблемы;
  • определение требований, которым должно отвечать решение, т.е. определение границ;
  • формирование решения; активизация решения;
  • обратная связь, которая проверяет актуальность и эффективность решения в реальных условиях.

"Опытному управляющему известно, что неверная классификация ситуации приводит к принятию неверного решения".

"Для эффективного управляющего не секрет, что решение, которое не имеет границ, непродуктивно и неуместно".

"До тех пор пока решение не превратится в чье-то задание и на кого-то не будет возложена ответственность за его выполнение, оно останется благим пожеланием. Действие должно быть соизмеримо с возможностями исполнителей".

"Даже самые остроумные решения имеют высокую вероятность погрешности. Даже наиболее эффективные решения в конце концов устаревают. Как показывают наблюдения, сохранение изжившей себя деятельности является результатом отсутствия анализа и контроля. Систематизированная и обработанная информация необходима для обеспечения обратной связи, т.е. проверки результатов".

Современные технологии электронного документооборота имеют главной целью ускорение доставки управляющих решений до исполнителей и контроля исполнения. Также система может предоставлять богатый материал, который позволяет анализировать эффективность решения. Поддержка же таких стадий, как осознание характера проблемы и выработка решений, является гораздо более сложной задачей.

Сложность этой задачи объясняется тем, что "...эффективное решение не вытекает из согласованности по фактам. Не может быть никаких фактов, пока не установлен критерий релевантности. События сами по себе не являются фактами. Понимание ситуации, лежащее в основе верного решения, берет свое начало в столкновении разных мнений, а также в серьезном анализе альтернатив".

Однако при условии, что вся деятельность организации (включая внешние взаимодействия и участие во внешних событиях) документируется, можно ожидать, что система содержит всю необходимую информацию для выработки мнений и поддержки принятия правильных решений. Требуется только правильный инструментарий для извлечения и своевременного предоставления нужной информации в нужном виде.

Несколько перефразируя Питера Друкера, можно сделать вывод, что СЭД способна обязать "...управляющих принимать решения в полном смысле этого слова, а не прибегать к сиюминутным адаптациям, как это часто имеет место в настоящее время... управленцев среднего звена отбросить свою психологию операторов и стать настоящими управляющими, ответственными за принятие важных решений".

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх