+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Будущее систем электронного документооборота. Часть вступительная — о том, как все это будет выглядеть...
Статьи и интервью

Будущее систем электронного документооборота. Часть вступительная — о том, как все это будет выглядеть...

02.07.2012
Автор: Алексей Назаренко, директор по качеству, компания "ИнтерТраст"
Источник: деловая сеть "iBusiness"
Дата публикации: 07.2012 г.

Сама по себе идея создания цикла статей о том, как будет в дальнейшем развиваться и выглядеть система электронного документооборота, не нова, однако для того, чтобы она все-таки была реализована, она должна была обрести своего читателя еще до написания самой первой части.

Для практически любого печатного издания такой цикл статей недостаточно интересен вследствие слабого понимания специфики и распространенности СЭД в современном обществе, а говоря в общем, читателями такого цикла должны быть, во-первых, специалисты по предметной области (документообороту организации, которые понимают его функции и задачи, а также владеют каким-то достаточно определенным комплексом знаний для реализации этих задач и для выявления и устранения отклонений в самих процессах документооборот организации, ведь никакая СЭД не сможет спасти дефективную систему управления, которую организационный документооборот отражает и поддерживает).

Во вторую очередь такая серия должна быть интересна специалистам по информационным технологиям, которые несут ответственность за автоматизацию документоориентированной деятельности.

С третьей стороны, эта серия должна быть интересна менеджерам-управленцам, потому что, как ни крути, немалая часть документоориентированных процедур СЭД автоматизирует как раз-таки их непосредственную работу, т.е. управленческую деятельность в современной компании, либо ведомстве.

Именно эти три группы читателей могут получить от нашей серии публикаций максимальную пользу, однако и иным заинтересованным сторонам, к примеру, специалистам в области корпоративных информационных систем, уверен, каждая из этих публикаций сможет принести определенную пользу.

Пользователи систем электронного документооборота

Теперь о том, о чем будет серия публикаций. Каждая ее часть будет посвящена единственной тематике, рассматривающей путь электронного документооборота с какой-то определенной стороны: исторической, функциональной, предметной и др.

В настоящий момент, запланированы шесть постов:

● об истории автоматизации документооборота. С чего все начиналось и какие векторы намечены на будущее;

● о предметной области. Что такое документооборот организации, какие его части обычно автоматизируются в первую очередь? Какие он выполняет задачи? Какие из них реализованы в прошлом, что актуально сейчас и что будет в ближайшем будущем;

● о функциональности систем электронного документооборота. Что автоматизировалось в первую очередь и что понадобится автоматизировать в ближайшем будущем;

● об организации работы с документами. То, как работают с документацией в ведомствах и компаниях, во многом определяет то, что подлежит автоматизации; о СМЭВ и МЭДО, развитии этого электронного документного взаимодействия;

● о технической части СЭД. Каким образом автоматизируется документооборот в организации? Что стоит в основе СЭД как информационной системы? Как с развитием информационных систем происходит уменьшение трудоемкости;

● об интеграции. СЭД является одной из составных частей информационного пространства современного предприятия - с какими системами она взаимодействует сейчас и с чем ей предстоит научиться работать в будущем?

Об электронном документообороте

Это, конечно, не все.. Будет, возможно, пост о развитии SaaS-модели - предоставления системы электронного документооборота как услуги с оплатой, зависимой от количества рабочих мест и времени использования, о развитии не только самих СЭД-систем, но и их целевой аудитории. В целом же тематики постов будут уточняться в процессе их подготовки. И если у читателей (такие, все же, найдутся) возникнут какие-либо предложения по тому, какие вопросы под общей тематикой будущего автоматизации документооборота нуждаются в пристальном рассмотрении в дальнейшем — милости прошу отписываться об этом в комментариях.

В любом случае, еще перед фактическим началом очень желательно определить тот язык, на котором в рамках этой серии будет происходить разговор, поскольку отсутствие общего знаменателя языка (однозначного понимания терминологии) способно свести на "нет" любую попытку коммуникации, особенно профессиональной. Итак...

О документах, делопроизводителях и документоведах

(основы терминологии)

Термин "Документ" за многие столетия своего существования так и не нашел единого, общепризнанного определения. Даже в государственном нормативном регулировании документоориентированной деятельности не содержится однозначного указания на то, что можно назвать документом, а что - нет. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" с одной стороны, а ГОСТ Р 51141—98 Делопроизводство и архивное дело Термины и определения, с другой, дают достаточно различные толкования этому термину, всецело опираясь на те функции, которые определяемому таким образом документу требуется выполнять. В контексте задач автоматизации документооборота в настоящем и будущем документ можно определить как зафиксированную, однозначно идентифицируемую совокупность информации, что подходит как к документу классическому, на бумажном носителе, так и к документу, записанному на компакт-диске и к документу, никогда не имевшему материального носителя, но обладающем при этом юридической значимостью, трактуемой с позиции приведенного ранее ГОСТ Р.

Аналогично необходимо определить определить и основную базовую терминологию. Документооборот организации — это совокупность процессов работы с документацией в организации.

Специалисты по работе с документацией есть в любой организации, численностью штата больше 10-15 человек. Обычно работа с документацией в организации концентрируется вокруг двух сотрудников — первоначально это главный (а зачастую и единственный) бухгалтер, а в дальнейшем к нему присоединяется секретарь генерального директора. Именно в зону компетенций секретаря попадает документационное обеспечение управления (ДОУ) — то есть та самая документоориентированная деятельность в организации. В дальнейшем, при росте организации, один специалист, ответственный за документооборот, функционально раздувается до размеров небольшого подразделения — секретариата, канцелярии, общего отдела и т.д., где каждый специалист функционально курирует одно из направлений документоориентированной деятельности. При этом секретарь остается функциональным помощником руководителя организации, а в ответственном подразделении работают делопроизводители — профильные специалисты по документообороту организации. При этом кроме функций фиксации и регистрации различных типов документированной информации в задачи этого подразделения начинает входить новый, необычный процесс, относящийся к менеджменту, — экономической науке об управлении организацией. Это контроль исполнения поручений (КИП) руководства, являющийся основным инструментом директивного менеджмента. При дальнейшем росте организации ее документоориентированные процессы полностью проникают сквозь ее организационную структуру и фактически касаются каждого работника.

Автоматизация документооборота

В этих условиях дальнейшее развитие организации приводит к тому, что документооборот становится одним из важнейших инструментов управления организацией в целом. В этом случае документоориентированные процессы управления касаются уже всех и каждого ее работника и, забегая вперед, становится понятно, что обойтись без автоматизированной системы, автоматизирующей прежде всего систему управления, реализованной совокупностью документоориентированных процессов, уже не получится. Иначе — очень быстрый коллапс системы с последующей потерей управляемости, но об этом позже.

И в заключение этого поста хочется развенчать одну методологическую ошибку, часто допускаемую в именовании специалистов по документообороту — т.н. документоведов.

Документоведение — это не знание каких-то тайн о документации, а вспомогательная историческая дисциплина, подраздел источниковедения, занимающийся изучением документов как источников исторических сведений. Как следствие, ученому, защитившему научную работу на соискание ученой степени в области документоведения, присваивается звание кандидата (или доктора) исторических наук. Таким образом, документоведы не имеют никакого отношения к организационному документообороту, пока последний не начинает представлять собой историческую ценность, хотя и в этом случае такими документами скорее можно заинтересовать архивоведа. Lf;t yесмотря на то, что в последнее время появилась тенденция именно документоведами называть специалистов по документообороту, но это результат, скорее? общего снижения уровня грамотности профильных специалистов, ведь документооборот отличен от документоведения прежде всего функционально, являясь поддержкой системы управления организацией.

В следующем посте я постараюсь рассказать об истории автоматизации документооборота в нашей стране и ближнем зарубежье, а также о тех трендах, которые были заложены исторически и будут реализованы в СЭД в будущем.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх