+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Электронный документооборот: что автоматизируем?
Статьи и интервью

Электронный документооборот: что автоматизируем?

27.08.2012

Автор: Алексей Назаренко, директор по качеству, компания "ИнтерТраст"
Источник: деловая сеть "iBusiness"
Дата публикации: 08.2012 г.

В предыдущем посте (http://www.intertrust.ru/analytics/articles/866/) я рассказал об истории автоматизации документооборота. Теперь обратимся к предметной области: что же мы автоматизируем?

Что такое документооборот? Задавая такой вопрос специалистам профильных подразделений, получаешь достаточно типовой ответ: документооборот — это деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения (отправки вовне или сдачи в архив). Ответ, безусловно, верный, однако он совершенно не дает представления о сущности документооборота и той роли, которую документооборот выполняет в организации. Как следствие, нельзя определить ни решаемые им задачи, ни выполняемые функции.

Документооборот — это прежде всего механизм поддержки системы управления организацией. Отсюда происходит и другой определяющий документооборот термин — документационное обеспечение управления (ДОУ). ДОУ — совокупность процедур документооборота, обеспечивающих надлежащее функционирование системы управления организацией. От того, насколько эффективна система ДОУ организации, настолько эффективна и система управления.

В классическом представлении документооборот является теми информационными потоками, которыми, с одной стороны, организация взаимодействует с окружающей средой (государством, обществом, гражданами, иными хозяйствующими субъектами), с другой, - с помощью документооборота организация как единая централизованная сущность осуществляет внутреннее взаимодействие между ее исполнительными органами, структурными подразделениями, отдельными работниками.

Внешний и внутренний документооборот

Такой вид документооборота характерен для любой современной организации вследствие того, что процессы управления в современных организациях методологически одинаковы, типичны. Вследствие этого такой документооборот также называют общим, тем самым выделяя его из более специфических, частных видов документооборота, выполняющих те или иные функции в четко определенных видах документоориентированной деятельности.

Таким образом, основными функциями документооборота являются:

● коммуникативная (обеспечение информационного внутреннего и внешнего взаимодействия);

● директивная (обеспечение прямого управления путем постановки задач и контроля их исполнения).

Общий документооборот

Как было отмечено ранее, общий документооборот характерен для всех современных организаций. Происходит это прежде всего вследствие единообразия и унифицированности применяемой в них модели управления. Сам же общий документооборот может быть разделен на несколько видов документоориентированных процедур, именуемых внешним, внутренним и обеспечивающим документооборотом.

И если первые два типа процедур документооборота нами были рассмотрены ранее, то обеспечивающие процедуры — это прежде всего процедуры объединения документов в дела в соответствии с индексооборазующим классификатором (номенклатурой дел) и управление нормативно-справочной информацией.

Общий документооборот организации

Здесь необходимо сделать небольшое терминологическое отступление, касающееся понятия процедуры. Фактически это понятие полностью тождественно понятию процесса, а касательно темы нашего рассмотрения — документоориентированного процесса. Однако происходят эти термины из различных областей: процедура - термин, пришедший из делопроизводства, а процесс — из теории управления (менеджмента). Употребление этих терминов в нашем случае полностью равнозначно. Выбор непосредственного термина осуществляется скорее из удобства прочтения и восприятия материала.

Таким образом, обеспечивающие процессы документооборота предназначены прежде всего для выполнения функций поддержки процедур документооборота также, как сам документооборот предназначен для выполнения функций поддержки отдельных процессов менеджмента и организационного взаимодействия.

Рассмотрение документооборота в терминологии теории управления неслучайно: именно представляя процедуры работы с документацией с точки зрения процессного подхода к управлению, а потоки документов организации как потоки информационного обмена появился самый эффективный на сегодняшний день подход в работе с электронной документацией — автоматизация документоориентированных процедур посредством потоков работ (WorkFlow) с документами.

Документ — центральная сущность системы документооборота

Документооборот и автоматизирующие его информационные системы за исключением разве что систем архивных оперируют документом как центральной сущностью всей системы. Что же такое документ? Определений этому термину дано множество: и государственные стандарты, и федеральное законодательство сходятся при этом в следующем: "Документ — однозначно идентифицируемая информация, зафиксированная на носителе".

Таким образом, документом является и лист бумаги (носитель) с текстом письма (информация), и проставленным регистрационным номером (идентификатор). Также документом является номерной компакт-диск и даже музейная глиняная табличка с присвоенным ей номером единицы хранения.

Однако этом случае с документом может работать только человек, ну или система электронного документооборота, которая, обладая механизмами искусственного интеллекта, сможет обеспечить понимание машиной смысла документа, что в настоящее время и в ближайшем будущем нереализуемо.

Тем не менее, существует иной подход, позволяющий качественно производить машинную обработку электронной документации — это добавление документу новых признаков-атрибутов, так называемых метаданных, происходящих из текста и смысла документа и позволяющих производить его машинную обработку. Причем добавление метаданных - процесс интеллектуальный и проводится в бОльшей степени человеком-оператором системы электронного документооборота, тогда как обработка с использованием метаданных — чисто машинная прерогатива.

Работа над документом

Таким образом, система электронного документооборота сможет, к примеру, искать какую-либо текстовую информацию в документе, хотя на самом деле поиск производится по одному из атрибутов-метаданных электронного документа — текстовому контенту документа. Также система будет "знать" и регистрационный номер и дату регистрации и имя подписавшего его должностного лица и многое-многое другое, то может быть востребовано при машинной обработке документов организации.

Кроме того, одним из метаданных документа обычно является признак его принадлежности какому-либо делу организации, что позволяет производить быстрый учет документации, исключить ее утрату и обеспечить быструю и в надлежащем порядке сдачу документации в архив организации, при этом единица учета укрупняется до дела как совокупности архивных документов.

Управленческие инструменты: согласование и утверждение

Таким образом инструменты реализованы абсолютно во всех современных системах электронного документооборота, с ними могут работать в любой организации. Почему? Прежде всего потому, что процедура управленческого согласования позволяет разделить проект документа по компетенциям заинтересованных экспертов, что позволяет последним выразит свое согласие или потребовать доработки документа в той части, которая находится в их компетенции.

Согласование документа

Согласование и утверждение, являясь процедурами чисто управленческими, хотя и документоориентированными, реализуются в любой современной СЭД на самом высоком уровне, что позволяет исключить ненадлежащую работу с документацией и тем самым повысить качество управления организацией.

Утверждение документа, в отдельных процессах называемое подписанием, является процессом легализации, т.е. придания юридической значимости проекту документа, которую производит должностное лицо — ее исполнительный орган, наделенный соответствующими полномочиями. В связи с этим появляется вопрос, на каком именно этапе процедуры работы с документом он теряет статус проекта: до утверждения (подписания) или после него. Ответ на этот вопрос скрыт в определении документа и демонстрирует двойственность документа: проект документа становится документом не после его подписания, а после совершенно независимой от подписания процедуры - регистрации, при которой проекту присваивается номер, появляется возможность документ идентифицировать, таким образом, все признаки документа оказываются соблюдены. Юридическая же значимость может быть придана и проекту документа, таковой может быть, к примеру, доверенность без номера, но подписанная руководителем: она является правомочной и действительной, однако при этом не является документом. Сходная ситуация наблюдается при проставлении резолюции на входящем документе. Сама по себе резолюция документом не является несмотря на наличие подписи руководителя и имеющуюся распорядительною функцию.

Частные виды документооборота

Кроме общего документооборота, который присущ всем организациям вне зависимости от размеров и форм собственности существует еще большая группа систем документооборота, предназначенная для поддержания отдельных видов деятельности, которые могут как составлять неотъемлемую часть ландшафта процессов организации, так и полностью отсутствовать. Детально останавливаться на всем многообразии систем частного документооборота не имеет смысла, остановлюсь на перечислении отдельных из них:

● архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота);

● кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);

● бухгалтерский документооборот;

● секретное и конфиденциальное делопроизводство;

● технический и технологический документооборот;

● документооборот системы менеджмента качества.

И многие другие. Очевидно, что систем документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности, как следствие, информационные системы, автоматизирующие частные виды документооборота, развиваются по направлению массовости, так как такой подход удовлетворяет обеспечивает интересы значительной части целевой аудитории и обеспечивает максимальные продажи. К недостаткам можно отнести сравнительно высокую конкуренцию в этом секторе рынка.

Управление доступом к документам, электронная подпись и обеспечение безопасности

В условиях бумажного, неавтоматизированного документооборота, документы хранятся в подразделениях, тогда как при хранении электронных документов в СЭД документ может быть доступен лишь определенным работника, которые получают доступ как:

● работники подразделения-исполнителя;

● исполнители ролевой функции по работе с документом.

Эти два подходя являются основными при управлении доступом к документации, однако такой подход не позволяет обеспечить безопасность документации, для чего используются шифрование и электронная подпись, являющаяся в при соблюдении некоторых условий полым аналогом подписи собственноручной. Именно этот аспект позволяет при необходимости полностью отказаться от использования бумажной составляющей документооборота, перейдя на документооборот безбумажный сначала в части работы с отдельными документами, а затем и полностью, благо законодательство в целом к этому уже практически готово.

В этом посте мы рассмотрели виды документооборота а также его процедуры, делая упор на наиболее значимых. Отдельному рассмотрению были подвергнуты те изменения в представлении документов и процедур, которые они претерпевали для того, чтобы позволить автоматизировать как отдельные процессы, так и документооборот организации в целом.

Продолжение следует...

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх