+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Ключевые особенности автоматизации архивов в телекоммуникационных компаниях
Статьи и интервью

Ключевые особенности автоматизации архивов в телекоммуникационных компаниях

20.07.2012

Автор: Алексей Назаренко, директор по качеству, компания "ИнтерТраст"
Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Дата публикации: 07.2012 г.

С момента своего исторического появления технологии предоставления услуг связи постоянно совершенствовались на протяжении всего периода существования, что привело к значительному росту количества их операторов и потребителей. Документирование деятельности телекоммуникационных компаний, как в нашей стране, так и во всем мире, позволило обеспечить надлежащее управление рисками при оказании услуг связи и зафиксировать основные договоренности между оператором и потребителем, а государственное нормативное регулирование в этой сфере определило основы этих взаимоотношений. Таким образом, практически с начала XX века телекоммуникационные компании проводили непрерывное накопление документальных свидетельств основной деятельности, которые даже после прекращения отношений между организацией и ее контрагентом необходимо было продолжать хранить по причине того, что эта документация все еще представляла и представляет определенную ценность для самой телекоммуникационной компании либо государства.

Проблемы автоматизации архивов в телекоммуникационных компаниях

В 1990‑е гг. вопрос управления документацией, всесторонне фиксирующей взаимоотношения с потребителем в отечественном телекоммуникационном сегменте, стал настолько острым, что потребовал срочного решения как в отношении отдельных юридических лиц, так и отрасли в целом:

с одной стороны, договорные отношения с отдельными корпоративными клиентами длились десятилетиями, и документация по ним, в т. ч. и финансового характера, занимала целые шкафы, а то и комнаты; с другой – огромное количество розничных клиентов также порождало большие объемы однотипной документированной информации, которую тоже нужно было где-то хранить.

Эффективность управления такой информацией в классическом случае прямо пропорциональна количеству задействованных в процессе работников и уровню систематизации документов (каждый работник ведет определенную группу розничных клиентов) и обратно пропорциональна объему документации и срокам ее хранения. Таким образом, чем лучше идут дела в телекоммуникационной компании с точки зрения ее основной деятельности (наблюдается динамический прирост абонентской базы, растет показатель средней выручки с пользователя), тем сложнее обстоят дела с точки зрения эффективности управления документационным контентом такого предприятия. И даже если организация обеспечивает своевременную сдачу в архив из оперативного документооборота договорной, технической, технологической и финансовой документации, проблема снижения управляемости документационного контента лишь откладывается, усугубляясь за счет того, что сами документы продолжают накапливаться и размер фонда все растет и растет. На рис. 1 показано, что эффективность управления архивной документацией возрастает при упорядочивании (систематизации) документов и количестве ответственного за документооборот персонала и, с другой стороны, падает при росте объемов документации и росте сроков ее хранения.

Рис. 1. Зависимость эффективности управления архивной документацией от ее количества, срока хранения, уровня систематизации и количества ответственных работников

Рис. 1. Зависимость эффективности управления архивной документацией от ее количества, срока хранения, уровня систематизации и количества ответственных работников

Так, при большом объеме архивного фонда документация более старая, с большими сроками хранения, менее управляема, как и в случае недостаточности ответственного за управление персонала, тогда как при высоком уровне систематизации эффективность управления значительно возрастает.

Попытки решить возникшую проблему путем автоматизации проводились в течение последних 10–12 лет, однако, будучи лишенными системности, они приводили лишь к созданию информационных комплексов класса "файловая помойка". Несмотря на комичность термина обобщающее название таких систем определяло методические аспекты, применяемые в автоматизируемой деятельности:

1) документ воспринимался как файл, что позволяло обеспечить его хранение в файловой системе сервера без использования для этих целей систем управления базами данных (СУБД);

2) файлы хранились группами, имеющими общий признак – контрагента;

3) СУБД использовалась только для хранения небольшого количества метаданных, характеризующих один базовый документ группы – договор с контрагентом (наименование, дата договора, год архивного дела, его номер и т. д.).

Такой подход имел свои преимущества:

К выраженным недостаткам такого подхода к автоматизации архива относились:

В течение первого года эксплуатации система полностью оправдывала свое название, превращая большие объемы разнородных документов в "помойку": найти конкретный документ при отдаленности его даты от текущего момента становилось очень затруднительным, а главное – длительным процессом, не обеспечивающим гарантированного результата в конце. Таким образом, после временного облегчения наступал еще более тяжелый кризис управления корпоративным контентом;

при работе с претензиями, ведении учета и другой деятельности, предполагающей постоянную и регулярно возникающую потребность использования оригиналов архивной документации.

Недостатки ИС типа "файловой помойки" были очень существенны и очевидны, а внедрение такой системы для управления архивной документацией имело "эффект рогатки" – чем дальше оттягивалось решение проблемы по существу, тем больше становился ущерб, наносимый бизнесу. Во многих случаях этот ущерб был столь значителен, что замедлял и даже полностью парализовывал развитие бизнеса предприятий телекоммуникационной отрасли.

Таким образом, потребность в полноценной автоматизации архива современного предприятия связи сформировалась эволюционно, и те организации, которые не выделяли ресурсов для решения этого вопроса, были жестоко наказаны. Ситуация заметно улучшилась после 2005 г., когда практически во все крупные компании и государственные структуры пришли системы электронного документооборота.

Новые способы работы с документами

Телекоммуникационные компании, создавая и оказывая высокотехнологичные услуги, сами не оставались в стороне от прогресса.

Многие из них первыми обзавелись такими инструментами поддержки характерных для телекома направлений деятельности, как:

Использование вышеперечисленных, а также других информационных систем, входящих в информационное пространство современного высокотехнологичного предприятия, обусловили развитие управления архивной документацией от рассмотренного нами ранее бессистемного документного файлового хранилища со всеми присущими ему недостатками до внедрения архивных систем, в задачу которых входило устранить возникший перекос в управлении архивным контентом, а также обеспечить интеграцию документных хранилищ в единое информационное пространство, что, в свою очередь, позволило бы использовать архивную документацию и ее атрибуты во всей организации, учитывая характерную для предприятий телекоммуникационной отрасли территориальную распределенность.

Что в наше время подразумевается под понятием "электронный архив современного телекоммуникационного предприятия"?

Корпоративный электронный архив современного телекоммуникационного предприятия базируется обычно на соответствующем функциональном модуле (подсистеме), который представляет собой доработанную типовую разработку. Причина этого – специфичность автоматизируемых процедур архивного дела, из-за чего разработка архивной системы с нуля является очень ресурсоемким проектом и по трудовым, и по временным, и по финансовым затратам.

Оптимальным решением будет внедрение на предприятии системы корпоративного электронного архива, являющегося функциональной компонентой уже эксплуатируемой в компании системы электронного документооборота.

Обратное также верно: если предприятие намерено внедрить новую СЭД взамен устаревшей, оптимальное решение в такой ситуации – это сделать выбор в пользу той системы, которая имеет в своем составе типовые модули, автоматизирующие стандартные документоориентированные задачи предприятия связи:

делопроизводство, управление документацией, договорную деятельность, работу с претензиями, заявками, обращениями граждан, взаимодействие с клиентами и, конечно, корпоративный электронный архив.

Дополнительными преимуществами при этом являются следующие факторы:

функциональность этих модулей реализуется через единый либо слабо фрагментированный сервер приложений, лицензирование которого позволяет приобрести значительный функционал за меньшую стоимость лицензий;

Единая многофункциональная СЭД обеспечит автоматизацию практически любых задач, которые могут возникнуть у предприятия связи, сделав это с минимальными затратами, так как СУБД, система криптографии и сервер приложений уже лицензированы при первом внедрении документоориентированной системы (рис. 2).

Рис. 2. Наглядное сравнение стоимости внедрения системы на общем технологическом базисе (слева) и на различных базисах (справа)

Рис. 2. Наглядное сравнение стоимости внедрения системы на общем технологическом базисе (слева) и на различных базисах (справа)

Таким образом, поскольку в процессе развития информационных систем приоритеты автоматизации у предприятия связи могут изменяться, то необходимо заблаговременно закладывать возможность таких модификаций информационного пространства предприятия путем унификации его базиса, к примеру, используя СУБД и криптографические подсистемы.

Корпоративный электронный архив и СЭД

Вернемся же к корпоративному электронному архиву. Если он является частью единой системы электронного документооборота, именно последняя обеспечивает первый способ комплектования – передачу электронной документации непосредственно из СЭД. Этот путь является самым малозатратным и при этом наиболее эффективным, так как система электронного документооборота позволяет автоматизировать следующие процедуры:

Поскольку система электронного документооборота в текущем делопроизводстве поддерживает электронное дублирование оригиналов документов, то функциональность СЭД также обеспечивает формирование дел с разбиением на тома/части по фактическому количеству листов (не более 250 шт.) и с фактической толщиной тома/части (не более 4 см), и генерацию отчетных форм (титульный лист, лист-заместитель и внутренняя опись), необходимых для процедуры сдачи в архив оригиналов документов. В этом случае делопроизводителю подразделения остается лишь пронумеровать страницы в соответствии с описью и завершить оформление дела, подготовив его таким образом к сдаче. Также СЭД позволит сгенерировать сдаточную опись, которая исключит возможность случайной утраты дел;

Процедура экспертизы ценности применяется чаще всего при сдаче в архив разнородной документации и проводится для того, чтобы установить, представляет ли сдаваемый документ ценность для самой организации, ее работников, общества и (или) государства, а также определить временной срок, в течение которого документы эту ценность сохранят.

Именно механизмы групповой работы членов экспертной комиссии, реализуемые посредством collaboration-процедур, а также механизмы генерации установленных отчетных форм, являющихся результатами этой работы, значительно повышают эффективность деятельности такой комиссии, освобождая ее членов-экспертов для выполнения своих основных обязанностей на предприятии.

Кроме того, используемая в современных СЭД система автоматизации документоориентированных деловых процессов позволяет достаточно легко автоматизировать процессы, характерные уже для эксплуатируемой архивной системы;

Архивная система обеспечивает автоматизированный анализ записей сроков хранения в архивной картотеке, что позволяет в очень короткий срок выделить дела к уничтожению, установить их топографическое размещение в хранилище, а также подготовить проект документа установленной формы – акта о выделении дел к уничтожению;

Зачастую в делах отдельные документы теряют ценность быстрее других. Для актуализации ценности таких дел и применяется процедура их переформирования, которая позволяет провести экспертизу ценности и удалить отдельные документы из дел/томов/частей с актуализацией форм НСА – внутренней описи, титульного листа и листа-заместителя.

Заслуживает отдельного упоминания вопрос эффективного поиска в корпоративном электронном архиве. Если в обычной компании – источнике комплектования главное требование – это найти документ/дело по годам и описям, то в телекоммуникационной отрасли образуется огромное количество архивной документации, поэтому необходимо дополнительно обеспечить возможность полнотекстового поиска. Получается, что в первом случае архивная система для пользователя эмулирует только функциональность обычной архивной картотеки, которая позволяет осуществлять поиск по атрибутам дел/документов и устанавливать топографическое размещение оригиналов в архивном хранилище.

Для нужд телекоммуникационной отрасли архивная система должна обеспечивать более мощный функционал, а именно – поддерживать полнотекстовый поиск по контенту хранимых документов, что накладывает новое требование на архивную СЭД, значительно меняющее фактическую себестоимость процесса комплектования: каждый документ для помещения в СЭД должен быть оцифрован, а его образ – прикреплен к документу, равно как и его атрибуты (метаданные). Также к регистрационной карте документа должен быть прикреплен его текстовый контент, по которому и будет осуществляться поиск (рис. 3).

Рис. 3. Структура регистрационной карты архивного дела электронных документов

Рис. 3. Структура регистрационной карты архивного дела электронных документов

Таким образом, к относительно малозатратной и хорошо автоматизируемой процедуре сканирования документов добавляется процедура распознавания, выполняемая с помощью дополнительного программного обеспечения, и процедура верификации, выполняемая оператором и требующая внесения изменений, что значительно удорожает процесс ввода документа в СЭД или архив. Однако использование полнотекстового поиска в архиве настолько увеличивает его возможности, что на полную оцифровку документов операторы связи идут весьма охотно, выделяя на это значительные ресурсы.

Процедура ретроконверсии

Альтернативным вариантом комплектования электронного архива можно назвать процедуру ретроконверсии – ввода в электронный архив тех документов/дел, которые хранятся в архиве оригиналов за период времени, предшествующий автоматизации.

Процедура ретроконверсии обеспечивается обычно самой архивной системой, однако функционально она может производиться посредством системы электронного документооборота. Этот вроде бы незначительный фактор дает возможность провести ретроконверсию архивов подразделений их собственными силами, не перемещая материалы хранилища в единый центр ретроконверсии, что в условиях высокого уровня территориальной распределенности офисов предприятий связи увеличивает эффективность процедуры ретроконверсии архивной документации в целом.

Процесс ретроконверсии архивной документации можно условно разделить на последовательность следующих процедур:

1) подготовка архивного дела к сканированию.

Процедура включает расшивку дела и помещение листов-разделителей со штрихкодами перед титульным листом каждого документа;

2) помещение документов в потоковый сканер и запуск сканирования. Далее система производит сканирование последовательно всех листов, помещенных в сканер.

При сканировании листа-разделителя система создает регистрационную карту архивного документа, в атрибуты которой прописывает следующие метаданные: идентификатор документа, его отсканированный образ, многолистовой pdf-файл по количеству листов до следующего разделителя в стопке, распознанный контент документа (для верификации привлекается при необходимости оператор сканирования);

3) после окончания сканирования система позволяет объединить документы в архивное дело и сгенерировать его опись и титульный лист с листом-заместителем;

4) дело нужно опять сшить, а его НСА заменить на сформированный системой, после чего дело следует поместить в хранилище, а в его регистрационной карте в системе сделать отметку о фактическом топографическом его размещении.

Эта процедура позволяет ввести в информационную систему очень большой объем документации в достаточно сжатые сроки, однако требует от самой телекоммуникационной компании значительных усилий, в том числе и в отношении методологического аспекта – для обеспечения максимально эффективной работы операторов сканирования. Альтернативным и весьма продуктивным подходом будет передача всего процесса ретроконверсии на аутсорсинг специализированным компаниям, оказание услуг по ретроконверсии архивных и библиотечных фондов для которых является основной деятельностью. Зачастую такие организации осуществляют ретроконверсию с использованием собственного оборудования, что позволяет отказаться от закупки избыточного количества поточных сканеров для оцифровки документов.

Третий подход – миграция данных

Кроме рассмотренных ранее ретроконвесии и пополнения электронного архивного фонда непосредственно из СЭД есть и третий подход – миграция образов архивных документов и метаданных. Упомянутая нами в начале статьи информационная система типа "файловая помойка" и документное хранилище другого типа, которое могло применяться в организации ранее, – вот те источники миграции данных, которые передают данные в СЭД.

При миграции, помимо создания образов документов, самое важное – обеспечить максимально целостную миграцию метаданных, что позволяет сразу создавать и заполнять карточку архивного документа. Но и другие процедуры, такие как распознавание сканированного образа, добавление полнотекстового поискового контента к карточке документа, оформление дел в электронной форме и подготовка описей и нормативно-справочного аппарата, также обязательны. Однако из приведенных в настоящей статье путей пополнения корпоративных электронных архивов именно миграция является самой малозатратной и позволяет выполнить всю работу по переводу в электронный вид архивной документации в минимальные сроки.

Подводим итоги

Подводя итоги, можно сделать весьма позитивный вывод о том, что накопившаяся историческая проблематика, связанная с управлением большими объемами разнородной архивной документации в условиях значительной территориальной распределенности фондообразователя, в настоящее время практически решена за счет внедрения продуктов компаний "ИнтерТраст", "ЭОС" и некоторых других. Тем не менее при решении одного комплекса задач появилась новая проблема: "двойственность" представления архивных документов, которые могут наличествовать как в электронной форме, так и на физическом носителе.

Каждой форме соответствует определенный атрибутивный состав. Так, атрибут состояния документа неактуален для электронных архивов, а валидность электронной подписи, скрепляющей целостность образа и атрибутов электронного документа, как и методы управления ею, совершенно неактуальны для документов, представленных в классической бумажной форме.

Эта вновь возникшая методологическая двойственность требует привлечения внимания экспертов-документоведов соответствующих регулирующих государственных органов – Росархива и подчиненного ему ВНИИДАДа. А пока этот вопрос должна решать сама организация, а вернее, то ее подразделение, которое ответственно за выработку и актуализацию локальных актов, регламентирующих архивные процедуры предприятия.

Словарь

Верификация – (здесь) подтверждение корректности результатов распознавания образа документа и исправление возникающих при этом несоответствий, выполняемое работником.

Валидность электронной подписи – однозначно устанавливаемая связь между целостностью документа, его содержанием и датой и временем, с одной стороны, и должностным лицом, осуществившим подписание, с другой стороны. Является полным аналогом установления подлинности собственноручной подписи должностного лица на документе, однако проводится с минимальными затратами за счет функциональности самой информационной системы.

Эмуляция (англ. emulation) – воспроизведение программными или аппаратными средствами либо их комбинацией работы других программ или устройств.

Collaboration – процедура совместной работы группы должностных лиц, результатом которой является проект документа, с содержанием которого согласны все участники работ, что, в свою очередь, исключает необходимость его дальнейшего согласования. Эта процедура применятся чаще в зарубежных компаниях и их представительствах в Российской Федерации.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх