+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Практика управления совещаниями коллегиальных органов посредством СЭД
Статьи и интервью

Практика управления совещаниями коллегиальных органов посредством СЭД

30.06.2012
Автор: Алексей Назаренко, директор по качеству, компания "ИнтерТраст"
Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Дата публикации: 06.2012 г.

Совещания и заседания как вид коллегиальной модели принятия управленческих решений характерны практически для любой современной организации, исключая разве что представителей малого бизнеса. Как следствие, в крупных организациях, а также органах государственной власти и местного самоуправления, использующих в целях автоматизации управленческой деятельности системы электронного документооборота, автоматизируются обычно и документоориентированные процессы, связанные с проведением разнообразных заседаний и совещаний. В этой статье мы подробно рассмотрим практику управления коллегиальной правленческой деятельностью посредством системы электронного документооборота на современных предприятиях.

Коллегиальная управленческая деятельность, как и многие документоориентированные процессы на предприятии, несмотря на то, что достаточно стандартизована, может носить различные наименования, из которых чаще всего можно встретить следующие:

Также зачастую наименования коллегиальных органов управления, таких как комитеты, советы и др., ошибочно путают с совершаемым актом управленческой деятельности. Таким образом, условно можно в наименования управленческой коллегиальной деятельности добавить и указанные наименования коллегиальных органов управления.

В связи со всем многообразием в названиях в настоящей статье всю коллегиальную управленческую деятельность мы будем условно называть совещаниями, собирательно подразумевая в этом термине и все остальные обозначения управленческой деятельности такого рода.

Совещания в любой современной организации могут быть разделены на две большие группы, которыми и обуславливается начальная структура процесса и порядок его проведения:

Также различие между этими двумя типами совещаний заключается в том, что планирование деятельности коллегиальных органов управления возможно лишь в том случае, если они относятся к категории постоянно действующих. Также для постоянно действующих коллегиальных органов управления характерно наличие такого документа, как "Положение о комиссии (комитете)", устанавливающего следующие его атрибуты:

Тем не менее современная практика автоматизации коллегиальной управленческой деятельности посредством СЭД показывает, что автоматизируются лишь оперативные совещания, причина чему – низкая востребованность автоматизации плановых совещаний, несмотря на их абсолютное количественное превосходство по отношению к оперативным, что очень заметно в органах государственной власти и местного самоуправления и менее заметно в небольших коммерческих структурах.

Автоматизация планирования совещаний

Планирование совещаний чаще всего производится не путем реализации в системе электронного документооборота специализированного решения, а путем использования в СЭД стандартной процедуры работы с организационно-распорядительной документацией. Несмотря на то что планы совещаний классификационно относятся к другому типу документации – плановой, сама процедура по работе с ними является сходной. Отличия кроются лишь в исполнителях ролевых функций и непосредственно в аспектах, закладываемых инструкцией по делопроизводству организации.

Рассмотрим этап планирования проведения совещаний с использованием системы электронного документооборота более детально (рис. 1).

Этапы планирования проведения совещаний в СЭД

Рис. 1. Этапы планирования проведения совещаний в СЭД

1. Подготовка проекта плана совещаний выполняется обычно секретарем коллегиального органа, деятельность которого планируется, если другого не установлено Положением либо иным регламентирующим деятельность коллегиального органа локальным актом.

Сама подготовка проекта плана производится в текстовом или табличном редакторе, к примеру, входящих в пакеты офисных приложений Microsoft Office, Libre Office либо Google Docs. После того как файл с планом подготовлен, секретарь создает в системе электронного документооборота регистрационно-контрольную карточку документа, заполняет ее атрибуты и прикрепляет к ней файл плана, сформированный ранее (рис. 2), после чего вводит в РКК согласующих должностных лиц, которые в данном случае одновременно являются постоянными членами коллегиального органа управления, и направляет РКК документа для проведения параллельного согласования.

Формирование повестки дня

Рис. 2. Формирование повестки дня

2. Согласующие должностные лица – постоянные члены органа коллегиального управления – в случае согласия с планом согласовывают его, а в случае несогласия либо частичного согласия возвращают на доработку секретарю с обязательным указанием причин.

По факту устранения замечаний план согласовывается и по окончании процедуры согласования автоматически передается на утверждение.

3. Утверждение плана производится по той же модели, что и его согласование, однако осуществляется единственным должностным лицом – председателем коллегиального органа, который введен в роль утверждающего в РКК секретарем.

При согласии с планом председатель коллегиального органа утверждает его посредством СЭД, при частичном согласии – требует произвести необходимые доработки документа, по результатам которых также осуществляет утверждение, после чего план, а вернее, его регистрационно-контрольная карточка в СЭД передается для регистрации.

4. Регистрацию производит посредством системы электронного документооборота секретарь коллегиального органа путем присвоения документу уникального идентификатора – регистрационного номера в специализированном журнале системы. После этого документ актуализируется, распечатывается на принтере, а полученный документ в бумажной форме передается на подписание председательствующему должностному лицу, обычно через секретариат последнего.

5. Секретарь по результатам подписания организует сканирование оригинала плана и прикрепляет образ документа к его РКК в дополнение к редактируемому файлу плана. Также секретарь вводит даты и темы проведения совещаний в планировщики должностных лиц – участников запланированных совещаний. После этого секретарь публикует утвержденный и зарегистрированный план в массиве документов организации таким образом, чтобы заинтересованные должностные лица получили доступ не только к РКК документа, но и к его файлам – образу документа с собственноручной подписью утверждающего должностного лица в графе утверждения и к файлу, текстовые данные из которого можно было бы заимствовать при подготовке к совещаниям либо их оперативному планированию.

Итоговым результатом работ по процедуре планирования совещаний становится утвержденный план совещаний, помещенный в текущее дело, а также РКК плана, опубликованная посредством системы электронного документооборота и доступная заинтересованным должностным лицам.

Подготовка к проведению совещаний

Прохождение этого этапа характерно и для плановых, и для оперативных совещаний. Для надлежащей подготовки к проведению совещания должны быть известны следующие его (совещания) атрибуты:

Подготовка к проведению совещаний – документоориентированный процесс, реализуемый посредством специализированного решения в рамках системы электронного документооборота. Рассмотрим его детально (рис. 3).

1. На основании утвержденного плана (если совещание плановое) или исключительно по рекомендации председательствующего должностного лица либо должностного лица, его замещающего (если совещание оперативное), секретарь совещания готовит проект повестки дня совещания, где документируются место и время проведения, а также остальные необходимые атрибуты совещания, рассмотренные нами ранее. После подготовки проекта повестки в системе электронного документооборота создается регистрационно-контрольная карточка совещания, в которую вносятся его атрибуты, после чего РКК направляется на согласование, а затем и на утверждение.

Этапы подготовки проведения совещаний в СЭД

Рис. 3. Этапы подготовки проведения совещаний в СЭД

2. Несмотря на то что РКК заводится на совещание, а не на проект повестки, согласовывается именно его повестка (рис. 4), так как само совещание еще не проведено, а лишь запланировано к проведению на ближайшее будущее. Сами же процедуры согласования проекта повестки дня аналогичны тем, что уже были нами рассмотрены в предыдущем разделе.

Таким образом, информационная система после проведения согласования осуществляет рассылку повестки дня всем должностным лицам – участникам совещания, включая докладчиков, информируя их тем самым о времени и тематике доклада. Обычно секретарь делает контрольный обзвон докладчиков, чтобы убедиться, ознакомились ли они с информационным сообщением СЭД, в противном случае секретарь должен провести ознакомление лично.

3. Через определенный промежуток времени, как правило, за несколько дней до проведения совещания, докладчики самостоятельно либо через секретаря осуществляют прикрепление файлов с материалами по докладу (презентаций, документов) к РКК совещания таким образом, чтобы названия файлов соответствовали вопросам повестки дня и тем самым легко идентифицировались остальными участниками.

Если же СЭД по какой-либо причине не позволяет прикрепить файлы материалов к РКК совещания, то файлы размещаются в информационной сети организации, а к РКК прикрепляются ссылки на них. Также возможен подход, при котором участникам рассылаются ссылки либо сами файлы материалов посредством корпоративной электронной почты, однако это случается лишь в устаревших информационных системах.

Карточка проекта повестки дня

Рис. 4. Карточка проекта повестки дня

4. После ознакомления всех участников совещания с материалами докладчиков можно обоснованно считать этап подготовки к проведению совещания завершенным. Дальнейшие действия по рассматриваемым процедурам предпринимаются уже по факту проведения самого совещания.

На заметку! При поименном установлении кворума применяется документ, называемый явочным листом участников, являющийся в дальнейшем приложением к протоколу совещания и устанавливающий его правомочность в принятии решений по рассмотренным вопросам.

Проведение совещаний

Совещания проводятся по факту наступления запланированного в повестке времени в установленном ею месте. Перед началом процедур принятия коллегиальных решений зачастую требуется определить правомочность органа, необходимость и методика чего обычно указана в Положении либо ином нормативном документе, регламентирующем его деятельность. Это может быть и регистрация кворума (лат. quorum praesentia sufficit) – количества участников, имеющих право голоса, присутствия которых достаточно для принятия коллегиальным органом легитимных решений.

Этапы процесса проведения совещаний в СЭД

Рис. 5. Этапы процесса проведения совещаний в СЭД

Рассмотрим процесс проведения совещания более детально (рис. 5).

1. После установления кворума, выполняемого секретарем совещания (либо, в случае проведения таких расширенных заседаний коллегиальных органов, как общие собрания, это действие выполняется специализированной комиссией, являющейся органом самого общего собрания), председательствующее должностное лицо произносит вступительную речь, которая позволяет точно установить основную тематику и перечень рассматриваемых вопросов для должностных лиц, которым описанные в предыдущем разделе рассылки не производились, а также сориентировать участников в последовательности рассмотрения вопросов. Задача секретаря в этом случае – по возможности максимально точно документировать происходящее в зале проведения совещания, для чего могут использоваться стенографирование и технические приспособления, например диктофоны.

2. По окончании вступления начинается заслушивание докладчиков и дальнейшая дискуссия, завершающаяся обычно принятием коллегиальных решений по вопросам повестки дня собрания. Со стороны секретаря также желательно детальное документирование процедуры принятия решения.

3. По завершении совещания на основании задокументированных сведений о его прохождении секретарь готовит проект протокола совещания, который присоединяет к регистрационно-контрольной карточке совещания в поле фиксации протокола, после чего направляет его на согласование и утверждение тем же должностным лицам, что мы рассматривали ранее в процедуре планирования.

4. После утверждения в СЭД проекта протокола совещания секретарь распечатывает его и проект повестки и передает их на подписание, предварительно поставив и свою подпись, чем фиксирует правильность содержания и ответственность за авторство проектов документов.

По результатам подписания документы сканируются, регистрируются посредством СЭД, а сканированные образы прикрепляются к РКК совещания и в дальнейшем доступны заинтересованным должностным лицам в СЭД в цифровом виде.

5. По принятым решениям возможно возникновение служебной необходимости в постановке принятых решений на контроль, что делается с помощью другого модуля системы электронного документооборота, ответственного за контроль исполнения поручений. Именно секретарь совещания в этом случае контролирует исполнение поручений по существу, тогда как временной контроль осуществляет сама система электронного документооборота.

Управление совещаниями является, без преувеличения, одним из самых сложных документоориентированных процессов современного отечественного документооборота, тем не менее зачастую от него незаслуженно стараются отказаться во время автоматизации, несмотря на то что как раз автоматизация этого процесса посредством СЭД позволяет сделать работу большого количества сотрудников организации значительно менее трудоемкой и, как следствие, более эффективной. Кроме того, использование такого мощного инструмента СЭД, как автоматизация совещаний коллегиальных органов управления, позволяет значительно усовершенствовать процессы управления организацией, сделать их более прозрачными, документированными и открытыми.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх