+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Статьи и интервью / Нужна ли предварительная оптимизация документооборота перед его автоматизацией?
Статьи и интервью

Нужна ли предварительная оптимизация документооборота перед его автоматизацией?

30.08.2012

Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Дата публикации: 08.2012 г.

Я работаю в оптовой торговой компании. У нас в организации около 80 человек. В последние годы значительно увеличились объемы бумажной работы, поэтому руководитель принял решение автоматизировать документооборот с помощью системы электронного документооборота. Но компания, к которой мы обратились с просьбой внедрить систему, рекомендует предварительно оптимизировать работу с документами и только потом автоматизировать документооборот. Пожалуйста, подскажите, имеет ли смысл соглашаться на такой порядок работ? И что будет, если автоматизировать документооборот без его предварительной оптимизации?

Начальник канцелярии, г. Саратов

Антонина Букина, менеджер по работе с клиентами, компания "ИнтерТраст": Действительно, во многих случаях документооборот организации, представляющий собой совокупность документов и процессов работы с ними, является достаточно дезорганизованным. И это понятно. Изначально он, как правило, представляет собой простейшую работу с одним-двумя входящими письмами в неделю, с которыми отлично справляется секретарь руководителя либо, например, главный бухгалтер (что, однако, и отвлекает их от основных обязанностей). При росте же компании организация документооборота превращается в серьезную нагрузку для работников, особенно тех, в чьи основные должностные обязанности не входит эта задача. акая ситуация может негативно повлиять на документооборот компании.

Эффективный документооборот даже без его автоматизации бывает возможен лишь в случае постоянно работающих в организации профильных специалистов, что более характерно для крупных коммерческих и государственных компаний. В большинстве же организаций среднего и малого бизнеса выделение отдельной структуры документационного обеспечения управления часто не представляется возможным из-за недооценки как важности этих процедур, так и причин финансового характера.

Кроме того, следует отметить, что создание современной нормативной базы документационного обеспечения управления началось еще в 1970-х г.

В 1973 г. была разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), получившая после одобрения нормативный характер. В 1980-х гг. была подготовлена вторая редакция ЕГСД, получившая название Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Причиной ее возникновения стало быстрое развитие компьютерных технологий и их использование для работы с документами, что вызвало значительные изменения традиционных технологий обработки документов. ЕГСДОУ переродилась в систему управления документооборотом организации, систему со своей историей, развивающуюся и имеющую более 40 лет опыта и собственных наработок.

Основными задачами, которые ставились перед ЕГСДОУ на этапе ее создания и развития, были:

- рационализация системы управления организацией;

- упорядочение оборота и повышение качества документов;

- сокращение количества документов.

Эти требования как нельзя более актуальны и в настоящее время.

Если ваша компания попытается автоматизировать документооборот, который "вырос" внутри нее, без надлежащей стандартизации процедур, их оптимизации и рационализации, такой подход приведет лишь к тому, что в автоматизированную систему будут введены неоптимальные, во многом избыточные процессы (например, необоснованное дублирование, поиск регулярно теряющихся документов и т.д.).

Сам процесс внедрения СЭД на предприятии можно представить в виде цепочки работ (рис. 1).

Процесс внедрения СЭД в компании

Рис. 1. Процесс внедрения СЭД в компании

На первом этапе происходит сбор информации о модели документооборота, которая присутствует в компании на момент начала внедрения.

Предполагается также работа по документированию всех характеристик документооборота.

В рамках компании, выбранной в качестве исполнителя проекта внедрения СЭД, формируется проектная группа, аналитики-консультанты которой начинают обследование процессов делопроизводства, выясняя у ключевых специалистов какие именно работы они выполняют с документацией на каждом этапе. Их основной задачей при этом является создание документа-отчета об обследовании области автоматизации, в котором детально фиксируются все ключевые аспекты документооборота организации и требования, предъявляемые организацией в лице своих работников к документации на каждом этапе. Поскольку в процессе автоматизации процедуры документооборота кардинально меняются, эта часть работ по автоматизации называется реинжинирингом, перестройкой процессов. Очевидно, что именно на данном этапе существует возможность провести анализ документоориентрованных процессов компании и оптимизировать их, сохранив требования к документам и порядку их прохождения у ключевых должностных лиц.

Что же даст компании оптимизация процессов, проводимая перед фактической их автоматизацией?

Прежде всего, это возможность сокращения издержек, связанных с ошибочно функционирующими процессами, существующими в компании.

Каждая такая ошибка сопровождается большим количеством рисков (от чисто репутационных, к примеру, медленная реакция на входящую корреспонденцию, до юридических и финансовых, связанных с вероятностью утраты важной документации).

Во-вторых, необходимо обязательно отметить, что система документационного обеспечения управления, которую автоматизируют современные СЭД, предназначена для поддержки и совершенствования системы управления организацией.

Выявление в процессах "бутылочных горлышек", которые создают заторы и скопления документов в некоторых отдельных местах организации, позволяет сократить сроки согласования в десятки раз, а потери документов – снизить до нуля.

В-третьих, совершенствование процессов позволит приблизить процессы документооборота к методологии, заложенной еще в ЕГСДОУ, что обеспечит, с одной стороны, значительный методический рост системы ДОУ в целом, а с другой – снизит стоимость дальнейшей автоматизации делопроизводства.

Причиной этого является тот факт, что современные СЭД уже полностью готовы к методической поддержке систем документооборота, построенных на основе ЕГСДОУ (рис. 2).

Автоматизация с оптимизацией документооборота и без нее

Рис. 2. Автоматизация с оптимизацией документооборота и без нее

Таким образом, оптимизация документооборота является весьма желательным процессом при его автоматизации, позволяющим с минимальными затратами получить синергетический рост эффективности документационного обеспечения управления при внедрении в компании ЭДО, сочетая при этом сильные методические решения, с одной стороны, и автоматизацию документоориентированной деятельности – с другой.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх