Аэрофлот

Электронный документооборот в ОАО «Аэрофлот».

ОАО «Аэрофлот» является бесспорным лидером гражданской авиации России и одним из наиболее известных российских брендов. Компания имеет сложную структуру и обширную сеть филиалов и представительств. Естественно, что в Аэрофлоте предъявляются повышенные требования к документационному обеспечению деловых процессов – документооборот должен быть быстрым, удобным, надежным.

В апреле 2000 г. управлением делами ОАО «Аэрофлот» была разработана концепция документационного обеспечения управления компании. После утверждения концепции было принято решение о создании корпоративной автоматизированной системы управления документацией (КАСУД) ОАО «Аэрофлот». 

Параметры, которым должна соответствовать нужная  система электронного документооборота:

• Система должна обеспечить полный цикл работы с документами: от подготовки и согласования до регистрации в системе и передачи на архивное хранение
• Система должна быть обеспечивать соблюдение норм делопроизводства, принятых в Российской Федерации и общемировых стандартов
• У компании-разработчика должны быть аналогичные успешные проекты в крупных российских компаниях
• Система должна быть дорабатываемой по индивидуальным требованиям заказчика, масштабируемой, интегрирующейся с другими информационными системами и корпоративными базами данных
• Затраты при внедрении должны быть оптимальными в части стоимости приобретения и владения ПО, затрат на администрирование и поддержку.

По совокупности данных параметров лучше всего подходила СЭД CompanyMedia, разработанная Компанией «ИнтерТраст». На базе этой системы и дорабатывались в дальнейшем все модули КАСУД. 

КАСУД представляет собой:

• комплекс взаимосвязанных подсистем регистрации, передачи, движения всех видов документов, контроля исполнения, хранения электронных копий документов, ведения баз данных документов, оперативного поиска документов и выдачи справок по ним;
• взаимосвязанные серверы и рабочие места руководителей, исполнителей и других работников ПАО «Аэрофлот», участвующих в электронном документообороте, а также технологии, обеспечивающие автоматизированное решение задач документационного обеспечения управления.

КАСУД обеспечивает информационную поддержку документооборота. Принципы построения аналогичны принципам построения документооборота ПАО «Аэрофлот».

Информационная поддержка централизованной или децентрализованной политики учета и регистрации поступающей и отправляемой корреспонденции.

Информационная поддержка смешанной политики применения классификаторов и справочников с учетом потребностей центрального аппарата, представительств и филиалов, как на территории Российской Федерации, так и за рубежом.

Веб-интерфейс для доступа к КАСУД для всех категорий пользователей.

Для руководителей высшего звена используется так же и работа на мобильных рабочих местах под управлением iOS.

В состав КАСУД входят следующие подсистемы:

• Делопроизводство, включая: Входящие, Внутренние, Исходящие документы; Организационно-распорядительные документы; Приказы по личному составу; Протоколы Правления; протоколы Совета директоров; Обращения граждан.
• Договоры.
• Поручения (учет прямых поручений руководителей и их исполнения), включая Поручения, Еmail-поручения ГД, Поручения ГД (разное).
• Контроль.
• Отчеты.
• Web-клиент КАСУД.
• Клиент для IPAD.
• АРМ руководителя.
• Электронная цифровая подпись (ЭЦП).
• Согласование с применением ЭЦП по договорам, внутренним, исходящим и организационно-распорядительным документам.
• Архив.
• Конфиденциальные документы, включая: Входящие, Внутренние, Исходящие документы; Организационно-распорядительные документы; Договоры, Согласование, Ознакомление.
• Заседания, включая Заседания Правления, Заседания комитетов и комиссий.
• Базы данных нормативных документов:

          - Нормативная база деятельности представительств;

          - ДОУ – Нормативные документы;

          - Документы СМК;

          - Положения о подразделениях, организационной структуры, штатные расписания;

          - Нормативная база договорной работы;

          - Проекты стандартов.

• Доверенности.
• Суды и иски.
• Библиотека, включая Учет выдачи документов (библиотека ДПП).
• Мероприятия.
• Журнал учета переговорных помещений.
• Автотранспорт, включая представительства и филиалы.
• Фонд алгоритмов и программ (ФАиП).
• Оперативный архив приказов по личному составу.
• Оперативный архив департамента строительства и эксплуатации зданий  и сооружений.

- Интеграция с: Электронной торговой площадкой, SAP ERP «Управление договорами», SAP MDM «Ведение справочников».

КАСУД обеспечивает следующие корпоративные сервисные функции:

• ведение структуры ПАО «Аэрофлот»;
• ведение справочника организаций (контрагентов);
• ведение номенклатуры и формирования дел;
• предоставление доступа к документам;
• согласование документов;
• ознакомление с документами;
• рассылка уведомлений о наступлении в КАСУД контрольных событий;
• возможность открыть документ по ссылке из уведомления;
• контроль исполнительской дисциплины по всем контрольным поручениям;
• связи между документами;
• поиск документов (контекстный и по реквизитам);
• навигация по ресурсам КАСУД;
• выдача поручений и документирование исполнения.

Для различных прикладных подсистем КАСУД обеспечивает следующие возможности:

• работа с едиными справочниками;
• оптимальная и надежная доставка информации;
• предоставление универсальных сервисных функций документооборота;
• многоуровневое администрирование системы.

В системе работет ~  5 000 пользователей.