+7 (495) 956-79-28
ГлавнаяКарта сайтаРешение для бизнеса

Решение для бизнеса

Повседневная деятельность специалиста организации представляет собой работу над потоком деловых задач, возникающих в связи со служебными обязанностями, собственными идеями и решениями, деловыми процессами и проектами, в которых он принимает участие, а также указаниями руководства. Одной из популярных методологий, позволяющей грамотно управлять своим потоком задач, является подход «Getting Things Done» (GTD), ориентированный на доведение дел до результата.

В системе CompanyMedia в рамках реализации этой методологии для каждого сотрудника формируется индивидуальная подборка документов, с которыми он работает в настоящее время. В этой же подборке формируется и пул задач, требующих участия сотрудника: задачи, которые он может поставить себе сам, делегировать другим или делегированные ему и т.д., - словом, все то, с чем он имеет дело. Эта подборка называется персональной коллекцией - собственным информационным пространством пользователя в системе. Персональными могут быть не только подборки документов и задач, но, например, адресные книги, справочники. Полный корпоративный справочник по структуре организации может быть слишком велик, чтобы быстро найти в нем нужных людей. Однако его точно также можно сократить, как и поток документов, выделив круг людей, с которыми чаще работает данный сотрудник, и поместить этот список контактов в персональную коллекцию. Подборки документов, задач, контактов и других объектов являются динамическими и отражают текущее состояние дел и интересов сотрудника.

Все это помогает приблизить информацию к ее потребителю.

Пользователь имеет возможность разобрать падающий в его персональную коллекцию поток задач. Поступившее сообщение можно:

  • Переложить из коллекции в «избранное» для сведения или последующего использования
  • Запланировать исполнение путем простого перенесения («Drag-and-drop») этой задачи в календарь
  • Делегировать задачу
  • Сразу же решить ее.

Можно и разделить задачу на отдельные этапы, создав из нее проект с вовлечением других коллег. Для этого в CompanyMedia 4 существуют кейсы, обладающие интерфейсом групповой работы с возможностями социального взаимодействия. При этом, однако, сохраняется индивидуальная ответственность, реализуемая через контроль индивидуальных задач.

Использование методологии GTD, кейсового подхода к решению сложных задач, горизонтальных коммуникаций позволяет пользователю, работающему в СЭД, уйти от модели исполнения документов к парадигме достижения бизнес-результатов через управление своими задачами.

CompanyMedia позволяет решать следующие задачи:

  • Создание новых документов «с нуля» или на базе существующих в системе образцов или шаблонов
  • Совместная работа с документами и делами
  • Ручное или автоматизированное формирование дел
  • Учет проектов, регистрация и контроль исполнения делопроизводственных документов (входящие, обращения, исходящие, внутренние, организационно-распорядительные)
  • Сканирование бумажных документов, распознавание образов
  • Документационное обеспечение процессов подготовки и исполнения договоров
  • Подтверждение авторства и целостности сохраняемой пользователем информации с помощью ЭЦП и сертифицированных СКЗИ
  • Комплексный контроль исполнительской дисциплины
  • Ведение обсуждений в контексте документов, дел, резолюций, поручений и т.п.
  • Ведение обсуждений на произвольные темы (вне контекста документов, дел, поручений)
  • Формирование номенклатурных дел
  • Поиск необходимой информации по реквизитам или по содержанию документов
  • Персонализация рабочего места пользователя в контексте выполняемых задач
  • Ограничение доступа к информации в соответствии с отношением пользователя к документу, а также в соответствии с выданными полномочиями замещения других пользователей.

CompanyMedia обеспечивает выполнение следующих функций:

  • Автоматизация общего документооборота: подготовка документов, их согласование, регистрация, передача по списку адресатов, передача на исполнение, контроль исполнения, формирование отчета об исполнении
  • Подготовка проектов договорных документов, их согласование, регистрация, ввод относящихся к договорам и дополнительным соглашениям документов, ввод поручений по договорам, контроль их исполнения
  • Поддержка WorkFlow-процессов отработки внутренних заявок и запросов
  • Отнесение документов к делам как по месту регистрации, так и по месту получения или исполнения
  • Оперативный поиск необходимых данных по документам, занесенным в систему, и поиск данных по неисполненным документам или отдельным резолюциям и поручениям
  • Формирование необходимых справок и сводок по данным о документах, хранящимся в системе
  • Поддержка внешнего программного обеспечения (FineReader и EZTWAIN) для планшетного и потокового сканера с целью ввода в систему графической и текстовой информации как электронных копий бумажных документов
  • Управление доступом к информации на основании положения в организационной структуре
  • Подписание информации с помощью ЭЦП, вычисленной с использованием внешних средств криптозащиты информации
  • Поддержка корпоративного документооборота для обмена документами между организациями и для участия в процессах коллективной работы с документами.
Решение для бизнеса

Заказать демонстрацию

Испытайте систему в действии. Специалисты «ИнтерТраст» готовы продемонстрировать возможности CompanyMedia у вас в офисе или организовать интерактивную дистанционную демонстрацию.

Для заказа демонстрации заполните нижеприведенную форму или свяжитесь с нашими экспертами по телефону +7 (495) 956-79-28

Защита от автоматического заполнения