Система электронного документооборота для Россельхозбанка

Проект внедрения системы электронного документооборота в ОАО "Россельхозбанк" получил свое дальнейшее развитие. За последний год к корпоративной системе электронного документооборота ОАО "Россельхозбанк" было подключено еще несколько филиалов. В целом СЭД CompanyMedia установлена уже в 19 филиалах из 78. В планах — ее тиражирование на оставшиеся организационные структуры Банка с целью обеспечения высокой скорости обмена документами между филиалами.

Деятельность банков очень тесно связана с огромным количеством документов, которые либо находятся в текущем производстве, либо хранятся в архивах.

И чем крупнее банк и динамичнее он развивается, чем сложнее его филиальная структура, тем тяжелее организовать эффективную работу со все возрастающим объемом документов. Такую задачу поставило перед компанией "ИнтерТраст" руководство ОАО "Россельхозбанк"в 2002 году.

ОАО "Россельхозбанк" входит в первую пятерку крупнейших банков России. Наряду с традиционными операциями по кредитно-расчетному и кассовому обслуживанию клиентов приоритетным направлением в работе Банка является кредитование предприятий и организаций агропромышленного комплекса, представителей малого и среднего агробизнеса, а также сельского населения. Россельхозбанк занимает второе место в России после Сбербанка по количеству своих подразделений — открыто 78 филиалов и 1536 дополнительных офисов. Работа по расширению сети продолжается.

Чтобы наладить эффективную обработку огромных массивов документов организации, быстрый обмен информацией между филиалами, специалисты "ИнтерТраст" предложили внедрить систему электронного документооборота CompanyMedia и на ее основе создать единое информационное пространство для всех подразделений ОАО "Россельхозбанк".

Предполагалось также обеспечить доступ к необходимым документам, структурированно хранящимся в системе, всем имеющим на это право сотрудникам, унифицировать процессы работы с документами и оптимизировать их.

Почему руководство ОАО "Россельхозбанк" остановилось на предложенном решении? Какие критерии оценивались?

Система выбиралась с учетом не только сиюминутных потребностей, но и перспективы развития Банка через несколько лет, принимая во внимание высокие темпы роста кредитной организации,открытия новых региональных представительств, а значит и увеличения документопотоков и трудоемкости работ.

В связи с этим анализировались функционал СЭД CompanyMedia, параметры ее производительности и масштабируемости, возможность работать в организациях с территориально-распределенной структурой, настраиваться под постоянно меняющиеся бизнес-процессы. Высокие требования предъявлялись к безопасности и надежности системы.

СЭД CompanyMedia удовлетворила всем предъявленным к ней требованиям.

Проект внедрения начался в 2002 году с установки СЭД CompanyMedia в головном офисе банка (г. Москва) на 10 компьютерах. Первые результаты не заставили себя ждать: обработка и передача документов существенно ускорились. И тем не менее все понимали: чтобы получить более значимые результаты, необходимо внедрить современные технологии работы с документами во всех основных филиалах Банка.

В следующие годы CompanyMedia была установлена в московском, белгородском и нескольких других региональных филиалах Банка.

В настоящее время система функционирует на более чем 1200 рабочих местах сотрудников центрального аппарата и 19 филиалов ОАО "Россельхозбанк", обеспечивая регистрацию всех документов кредитной организации: служебные записки, распоряжения, приказы, технические задания, доверенности, договоры, заявки на кредит, документы подразделений и филиалов при разграничении прав доступа и обеспечении защиты информации.

Система постоянно развивается и совершенствуется, дополняясь новыми модулями, рабочими местами и функциональными возможностями, решая новые задачи, которые ставит перед Банком бизнес.

Анализируя результаты многолетней эксплуатации системы, Банк отмечает, что CompanyMedia позволила заметно ускорить передачу документов между филиалами и упростить получение информации о текущем состоянии документа/процесса, нагруженности и исполнительской дисциплине любого сотрудника и других аспектах работы. За счет автоматизации с помощью CompanyMedia типовых процессов обработки документов (подготовка, в том числе коллективная, согласование, регистрация, передача, архивирование и пр.) были сокращены непроизводственные затраты рабочего времени специалистов.

Переход на работу с электронными документами позволил повысить их качество, сократить время на подготовку и исполнение. Ожидается, что переход на электронный документооборот поможет повысить оперативность взаимодействия филиалов банка и обеспечить легкий и удобный доступ их сотрудников к необходимой информации. С внедрением СЭД более прозрачным и контролируемым стал механизм исполнения документов, в любой момент можно определить, у кого и на какой стадии работы документ находится. Все это позволяет оперативно реагировать на запросы клиентов, обеспечивая высокое качество предоставляемых им услуг.