ИТ-трансформация: от автоматизации документооборота к цифровым платформам

Автор: Андрей Колесов
Источник: PC Week

В последние два десятилетия направление систем электронного документооборота/управления корпоративным контентом (СЭД/ECM), решающее свой специализированный круг задач, рассматривалось как вполне автономный сегмент ИТ-рынка. Однако по мере более широкого проникновения ИТ в деловую жизнь предприятий заказчики испытывают потребность в системах комплексной автоматизации, в том числе сочетающих возможности ERP, ECM и бизнес-аналитики. Важным аспектом развития этого рынка стало все более широкое использование межорганизационного электронного документооборота (ЭДО) в деловом взаимодействии предприятий как между собой, так и с государственными органами (B2B и B2G). В то же время идущий сегодня процесс цифровой трансформации бизнеса и появление новых технологических возможностей выдвигают и новые требования к СЭД/ECM/ЭДО. Эти и другие вопросы мы обсуждаем с экспертами — представителями поставщиков решений данного класса.

Итоги прошедшего года и перспективы будущего

Направление СЭД/ECM продолжает устойчиво развиваться, но в целом всё идет эволюционным путем без каких-то резких качественных перемен, констатируют эксперты. Растет масштаб и функционал реализуемых проектов, которые давно уже вышли за рамки традиционного организационно-распорядительного документооборота и затрагивают все более широкие аспекты деятельности предприятий. При этом отмечается, что в денежном выражении данный сегмент скорее всего показывает более оптимистичную динамику, чем ИТ-рынок в целом. Более высокими темпами продолжает развиваться направление ЭДО, которое может стать некоторым стимулом для развития и СЭД/ECM.

«Рынок СЭД сохранил стабильность на фоне непростой экономической ситуации, предприятия не прекращают развитие своих систем, доля новых проектов, по нашим данным, составила 14%», — отмечает заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании «Интертраст» Вадим Ипатов. На его взгляд, о повышении качественных показателей реализуемых проектов говорит появление запросов на интеллектуальные и аналитические возможности СЭД.

Технологические тенденции

Увеличение масштабов и функциональности проектов — это давняя тенденция развития СЭД/ECM-рынка. Что касается современного этапа его развития, то наши эксперты выделяют следующие тренды:

• расширение использования ЭДО по нескольким направлениям — во взаимодействии с государственными органами, с независимыми внешними контрагентами, внутрихолдинговое, внутри системы государственного управления;
• продолжающийся выход документооборота за пределы автоматизации организационно-распорядительных задач (управление договорами, финансовыми документами, кадровым делопроизводством, проектным документооборотом, командировками, закупками и т. д.);
• дальнейший переход к реальному электронному (безбумажному) документообороту внутри организаций. Сильное влияние на этот процесс сейчас оказывает ЭДО;
• обеспечение юридической значимости электронного документооборота, в том числе в плане использования электронных документов проверяющими органами, судами и иными инстанциями;
• расширение использования мобильных технологий как в плане числа пользователей, так и с точки зрения функционала. Если раньше мобильные средства применяли в основном топ-менеджеры, то сейчас эти инструменты нужны и рядовым сотрудникам. Возможностей только просмотра документов также уже недостаточно — требуется функционал для полноценной работы (редактирование, подписание, отправка документа внутри организации и внешним контрагентам);
• более глубокая интеграция с другими корпоративными ИТ-системами, в том числе c ERP.

Вадим Ипатов рассуждает о том, что именно в результате применения ИТ-инструментов, таких, например, как workflow, средства кейс-менеджмента и быстрой разработки прикладных решений на платформе ECM, компании могут шире использовать в своей практике методы проектного управления. Все чаще заказчики интересуются средствами аналитики, которые позволяют взглянуть на данные, содержащиеся в СЭД, с разных ракурсов. Перспективным ему видится направление «интеллектуальной СЭД», поддерживающей связь между документами посредством кросс-ссылок и способной самостоятельно определять вид документа по реквизитам и его содержанию, выполняя с ним соответствующие операции.

Интеграция СЭД/ECM в общекорпоративный ИТ-ландшафт

Еще десять лет назад направление СЭД/ЕСМ выглядело как автономный сегмент ИТ-рынка — со своими задачами, своим кругом пользователей и своими продуктами. Но сейчас уже трудно рассматривать его изолированно от всего комплекса задач ИТ-автоматизации. В связи с этим перед разработчиками и пользователями встают вопросы о перспективах развития СЭД/ECM-решений — в частности, сохранят ли они свою самостоятельность или станут компонентами некоторых комплексных цифровых платформ.

«Основными пользователями СЭД на протяжении многих лет являлись сотрудники служб документационного обеспечения управления, поэтому и системы строились на основе привычной для них метафоры бумажного документооборота и картотечно-учетных функций. Однако сейчас в системах управления контентом работает значительно более широкий круг пользователей, включая управленцев всех уровней, от руководителей высшего звена и до линейных менеджеров. Пожалуй, именно благодаря этим категориям пользователей в современных СЭД появились мобильные рабочие места и специализированные решения для автоматизации работы с договорами, закупочной документацией, материалами коллегиальных органов и другими деловыми процессами. Во многих организациях СЭД сейчас является системой самого массового пользования, обеспечивающей взаимодействие сотрудников не только внутри организации, но и с внешним миром. И в то же время это важный механизм интеграции информационных систем, который выступает в роли поставщика сервисов контента для различных бизнес-приложений и принимает порождаемый в этих приложениях контент», — полагает Вадим Ипатов.