Главная Пресс - центр Статьи и интервьюАктуальные возможности СЭД/ECM

Актуальные возможности СЭД/ECM

10.02.2016

Автор: Денис Вдов, директор центра продаж и внедрения компании «ИнтерТраст»

Источник: Современные технологии делопроизводства и документооборота, №1, 2016

Какие возможности ECM на данный момент наиболее интересуют заказчиков?

Руководитель сектора электронного документооборота, Челябинская обл.

Решения класса СЭД/ECM относятся к функционально зрелым системам, они уже многие годы успешно применяются тысячами российских компаний и организаций. К настоящему моменту у заказчиков сложилась довольно четкое понимание того, какие предметные области можно и нужно автоматизировать с помощью СЭД/ECM. В первую очередь это классическое делопроизводство — работа с входящими, исходящими, внутренними и организационно-распорядительными документами. Соответствующие модули есть в любой современной СЭД/ECM, это обязательная базовая функциональность такой системы. К этой области примыкает контроль исполнительской дисциплины, который в том или ином виде (как правило, это отчеты) также реализован практически всеми поставщиками решений для управления документами.

В любой крупной и даже средней организации работа с документами — это процесс, в котором задействовано множество участников. Поэтому инструменты совместной работы с контентом — это то, что всегда интересует заказчиков. Развитые механизмы согласования, элементы социальности, возможность обсуждения задач и документов непосредственно в интерфейсе СЭД/ECM — таков минимальный набор необходимых для коллективной работы инструментов.

Еще несколько лет назад мобильные приложения СЭД/ECM были чем-то особенным, а сегодня это уже must have. Заказчик вряд ли вообще будет рассматривать систему, в составе которой нет приложений, написанных специально для планшетных устройств. Очевидно, что мобильные решения — это прежде всего потребность менеджмента высшего и среднего уровней, поскольку именно эта категория пользователей часто работает без «привязки» к офису. Функционально мобильные решения сегодня практически ничем не уступают стандартным web-клиентам, с которыми пользователи СЭД работают с использованием стационарных компьютеров или ноутбуков. Вопрос лишь в том, насколько комфортно пользователям взаимодействовать с мобильным интерфейсом системы, реализованным тем или иным разработчиком. Во многом это вопрос индивидуальных предпочтений, но в целом тенденция такова, что мобильные приложения в плане визуальной реализации и средств управления становятся все больше похожи на привычные всем социальные сети.

Однако есть и сравнительно новая функциональность СЭД/ECM, которая сейчас набирает популярность.

Во-первых, отметим автоматизацию работы коллегиальных органов. Это документоемкий процесс с большим числом участников, поэтому здесь возможности СЭД для управления контентом и совместной работы приходятся как нельзя кстати. Подготовка повестки, вопросов и материалов, собственно голосование, оформление протоколов и контроль исполнения решений, возможность полностью мобильной работы для топ-менеджеров — это основная функциональность специализированных модулей СЭД, применяемых для оптимизации заседаний.

Во-вторых, заказчики всегда заинтересованы в поиске наиболее гибких средств для автоматизации бизнес-процессов, и одним из них является адаптивный кейс-менеджмент (ACM, adaptive case management). Сфера применения ACM довольно широка и охватывает множество процессов, ключевым свойством которых можно считать изменчивость и наличие часто встречающихся исключений, которые фактически невозможно обрабатывать в рамках традиционных инструментов BPM/workflow. Пакетная подготовка документации, ведение закупочной деятельности, выдача банковских гарантий и другие многоэтапные задачи с большим числом квалифицированных участников — вот область применения ACM. Задача ACM в том, чтобы предоставить работникам умственного труда возможность самостоятельно изменять ход процесса в случае необходимости. Кроме того, ACM в связке с СЭД/ECM образует удобную рабочую среду, которая объединяет контент, процессы и их владельцев.

И наконец, в-третьих, сейчас довольно активно развивается направление анализа тех данных, которые содержатся в СЭД/ECM. В качестве средств анализа могут использоваться и стандартные модули формирования отчетов, встроенные в СЭД, и внешние инструменты BI. В большинстве крупных организаций аналитические системы уже существуют, и задача зачастую переходит в класс интеграционных — необходимо связать BI-решение с данными СЭД.

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.