Главная Пресс - центр Статьи и интервьюМобильные приложения СЭД. Для руководителей и не только

Мобильные приложения СЭД. Для руководителей и не только

12.11.2015

Автор: Ирина Соколова, начальник отдела мобильных устройств компании "ИнтерТраст"
Источник: Современные технологии делопроизводства и документооборота, №11, 2015

Какие задачи в реальной деятельности компании решает мобильность?

Начальник ОДОУ, Калининградская обл.

Мобильные решения в составе СЭД/ECM — это в первую очередь инструменты для руководителей. По крайней мере, это так для организаций и компаний, применяющих традиционную модель работы, когда большинство сотрудников выполняют свои задачи в пределах офиса и поэтому острой потребности в мобильных приложениях не испытывают.

Управленцы высшего и среднего звеньев — это наиболее мобильная часть рабочей команды, они могут находиться в разъездах, на переговорах, в командировках или попросту работать из дома по вечерам. Вот для этой категории пользователей СЭД планшет может стать универсальным инструментом, заменяющим и ноутбук, и стационарный компьютер. Наша практика это подтверждает, в некоторых организациях руководство полностью переходит на планшеты — чистый рабочий стол, ни документов, ни традиционного компьютера. Все, что им нужно в СЭД, есть на мобильном устройстве.

В плане функциональности самые востребованные возможности мобильных приложений — это те, которые напрямую связаны с управлением организацией. Ознакомление с документами, их электронное согласование, выдача поручений и резолюций, контроль исполнительской дисциплины — вот, пожалуй, наиболее часто используемые руководителями функции. При этом, если в составе СЭД внедряется специализированный модуль по управлению заседаниями, то на планшете управленцу становятся доступны соответствующие возможности: участие в формировании повестки и ее вопросов, просмотр материалов, дистанционное голосование и так далее, вплоть до получения протоколов заседаний.

Есть и более специфические варианты мобильного использования СЭД в работе руководителя. К примеру, коммерческий директор одного из производственных предприятий, являющихся нашим заказчиком, использует СЭД для согласования договоров. Это удобно — он может ознакомиться с контрактом и внести в него коррективы или замечания, пока находится в машине или самолете. В итоге важные для бизнеса документы не «ждут», когда он доберется до рабочего места в офисе — это прямо влияет на скорость ведения бизнеса, на взаимоотношения с контрагентами.

Широко используются мобильные приложения СЭД и в работе ИТ-департаментов. Есть множество примеров, когда СЭД применяется ИТ-руководителями для управления сложными проектами внедрений, для согласования их бюджетов и утверждения участников проектных команд и т.д. Кроме того, СЭД может применяться и для утверждения заявок на установку ПО и оборудования, для распределения рабочих задач по подчиненным ИТ-директора. Нужно сказать, что сотрудники служб ИТ — не только руководители — довольно активно пользуются мобильными инструментами СЭД в своей работе. Видимо, это следствие того, что они одними из первых получают доступ к системе, проходят обучение по работе в СЭД на уровне администраторов. Порой они лучше понимают возможности системы, чем предметные специалисты других направлений. Кроме того, айтишники — народ мобильный, им даже в пределах офиса приходится много перемещаться, поэтому планшет для них удобен.

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.