Возможности современной ECM-системы в работе с корпоративными данными

Автор: Эдуард Михайлов, руководитель отделаразвития типового программного обеспечения компании "ИнтерТраст"
Источник: Современные технологии делопроизводства и документооборота, №10, 2015

Что может современная ECM-система в работес корпоративными данными?

Начальник отдела документооборота, г. Барнаул

Наиболее интересные возможности относятся к сфере анализа корпоративных данных. В СЭД/ECM, особенно если мы говорим о системах крупных организаций, содержится огромный объем информации, которая может быть использована для повышения эффективности управления. Для этого данные нужно агрегировать и настроить соответствующие отчеты в СЭД.

Самый простой пример — это анализ исполнительской дисциплины. Инструменты для решения этой задачи есть уже в базовом функционале современной системы электронного документооборота. С их помощью можно анализировать различные показатели. В органах власти подобные отчеты служат для мониторинга работы по обращениям граждан. Из каких источников поступают обращения, с какой скоростью обрабатываются и каков процент повторных обращений — это лишь немногие показатели, которые можно отслеживать и анализировать. Причем есть возможность получить необходимый срез данных по организации в целом, по отдельным подразделениям и исполнителям, по типам оказываемых гражданам или организациям услуг и т.д. Подобная информация может служить и для анализа исторических данных, и для формирования целевых показателей эффективности на будущее.

Анализ можно проводить не только по отношению к обращениям граждан, но и вообще к клиентским запросам, если они регистрируются в СЭД. Сегодня системы класса СЭД/ECM часто используются для обработки клиентских обращений в самых разных сферах бизнеса — от заказов на строительство до обработки кредитных заявок в банках. Это уже сфера бизнес-интересов, и здесь от исполнительской дисциплины сотрудников напрямую зависит степень удовлетворенности и лояльности потребителей, а значит, и конкурентоспособность компании. Кроме того, в коммерческом секторе подобная аналитика вполне может использоваться для совершенствования системы мотивации. Скорость и качество обработки клиентских запросов — это те показатели, к которым, как правило, привязана система премирования.

Перечисленные разновидности анализа можно считать относительно простыми — для них не требуется какое-либо дополнительное программное обеспечение помимо самой СЭД. Для более глубокого погружения в корпоративный контент встроенных возможностей системы может оказаться недостаточно. Но в этом случае необходимо учитывать, что существует большой выбор специализированных инструментов — систем класса BI, которые могут быть интегрированы с СЭД/ECM.

Во многих организациях такие системы широко используются уже сейчас, а значит, речь не идет об их внедрении «с нуля». Если же такой системы нет, то заказчик может провести пилотный проект с использованием одного из относительно простых и недорогих BI-продуктов — чтобы понять, насколько реальна потребность в анализе данных, какие данные имеет смысл анализировать и с какой целью. На рынке существуют и свободно распространяемые бесплатные BI-решения. Первоначальную их настройку лучше доверить подрядчику, внедрявшему СЭД и располагающему компетенциями в области бизнес-анализа данных. Если в ходе такого "пилота" станет ясно, что аналитика действительно востребована, можно задуматься о внедрении промышленного решения с высокими показателями производительности и более развитыми возможностями в области анализа корпоративных данных.

Один из примеров более продвинутой аналитики — это мониторинг данных, касающихся процесса тендерных закупок, характерного для крупных компаний и организаций с большой долей государственного участия. Сама закупочная деятельность автоматизируется с помощью СЭД, а мониторинг может касаться такого показателя, как масштаб экономии средств. Если по итогам закупки, осуществленной в формате редукциона, экономия оказалась слишком велика, это может свидетельствовать о том, что компетенции сотрудника или подразделения, готовившего закупку, невелика. Стартовая цена была завышена, а если это происходит регулярно, можно задуматься о возможном служебном несоответствии специалиста или о низком профессиональном уровне всего департамента. Если же экономия, напротив, постоянно держится на очень низком или нулевом уровне, это может говорить о том, что плохо проводится работа с поставщиками — первоначальные предложения и условия дальнейшего сотрудничества недостаточно проработаны.

Еще одно возможное применение BI-инструментария, не связанное с закупками, это всесторонний контроль сроков согласования финансовой и договорной документации. Контроль сроков прямо влияет на доходность компаний, поставляющих товары и услуги самого разного плана. Просрочка согласования означает, что компания получит деньги позже ожидаемого, а из базового курса экономики известно, что деньги сегодня гораздо дороже, чем деньги завтра. Углубленная аналитика позволяет выявить причины просрочки, определить ответственных и в дальнейшем избежать затруднений в движении средств, а значит, прямых финансовых издержек.

Кроме собственно результатов анализа, развитые решения BI предлагают удобные визуальные представления данных  в виде инфографики. Графики и диаграммы намного нагляднее и позволяют быстро выявить тренды в отличие от данных в табличной форме.