Юридическая значимость электронных документов — ключ к эффективности бизнес-процессов

Автор: Станислав Макаров
Источник: PC Week/RE, №2-3 (901-202), 2016

Сегодня всем очевидно, что бумажные документы — главный тормоз в любом бизнес-процессе. Сколько ни оптимизируй сам процесс, время на физическое перемещение такого документа из точки А в точку Б и на его обработку останется конечной (и часто весьма заметной) величиной. Из секунд и минут, потраченных на его передачу от одного сотрудника к другому, складываются человеко-месяцы и годы, которые могли бы быть использованы гораздо эффективнее. И чем больше в компании документов и сотрудников, тем выше ее непроизводительные потери от бумажного документооборота.

Переход к электронным документам решает проблему ускорения передачи информации в бизнес-процессе. Однако есть одно «но»: чтобы участники процесса могли выполнить реальные действия на основании полученной информации, например провести платеж или отгрузить товар, электронный документ должен быть юридически значимым. В России юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО) еще не стал повсеместным явлением, но серьезные сдвиги в этом направлении уже есть.

Юридическая значимость внутрикорпоративного документооборота

Вопрос о возможности переноса наработанных решений по межкорпоративному ЮЗДО во внутреннюю СЭД — далеко не праздный. Как минимум это дополнительные расходы, поскольку субъектов внутреннего документооборота оказывается на порядок больше, чем лиц, имеющих право подписи от организации. Нужно ли всем сотрудникам выдавать электронную подпись? Или можно обойтись более простыми решениями? Мнения экспертов разделились.

Подробные пояснения по существу вопроса дает Владимир Горностаев, директор Центра компетенции по защите информации компании «ИнтерТраст»: «В ГОСТ Р 7.0.8 — 2013 вместо ранее   использовавшегося термина „юридическая сила“ введены два термина — „юридическая сила“   и „юридическая значимость“. В обоих случаях это свойство документа, но в первом — документа официального, который вызывает правовые последствия, а во втором — документа, который выступает в качестве подтверждения деловой активности. С этой точки зрения любые действия персонала, отраженные в корпоративной СЭД, могут оказаться юридически значимыми, но вопрос, какие технические и организационные решения применять для обеспечения электронного взаимодействия между сотрудниками, лежит в зоне ответственности самой компании».

Чтобы избежать проблем с электронными документами в любых спорных ситуациях, г-н Гороностаев рекомендует создать на предприятии рабочую группу и поставить ей задачу разработать регламенты и политики, которые закрепят условия признания электронных документов, подписанных ЭП, правила их создания и работы с ними и другие вопросы, обеспечивающие юридическую силу или значимость электронных документов. При переходе на электронный документооборот во внутренней деятельности организации в большинстве случаев оправдано применение простой ЭП. Не менее важным является вопрос обучения сотрудников, в том числе и ознакомление с условиями признания электронных документов, подписанных электронной подписью, с правилами и требованиями по их созданию, а также по использованию ключа ЭП и сохранению его конфиденциальности.

Полную версию материала читайте на PC Week