Главная Пресс - центр Статьи и интервьюРабота в СЭД с групповыми задачами

Работа в СЭД с групповыми задачами

15.09.2015

Автор: Вадим Ипатов, заместитель генерального директора "ИнтерТраст" по развитию бизнеса
Источник: Современные технологии делопроизводства и документооборота, №9, 2015

Что представляет собой работа в СЭД с групповыми задачами?

Зав. общим отделом, г. Орел

Проще всего проиллюстрировать на примере. В этом качестве давайте рассмотрим в общих чертах проект строительства любого промышленного или производственного объекта. Соответствующие работы связаны с необходимостью решения множества коллективных задач и обработки большого объема документов, и потому пример будет наглядным. Под объектом можно понимать электроподстанцию, котельную, цех деревообработки и вообще любое производство.

Если рассматривать такой проект с позиций подрядчика, выполняющего работы по строительству и пуско-наладке оборудования, то возникают как минимум три больших потока документов и задач. Первый из них связан с внутренними бизнес-процессами компании-подрядчика и состоит из нескольких типов документации, включая договорную, сметную и собственно проектную. Последний тип документации касается сроков, этапов, взаимодействия различных служб и внутренних согласований. Это уже немалый объем контента и связанных с ним задач, выполнение которых зависит от сотрудников самых разных специализаций — от бухгалтерии и юристов до логистики и технических служб подрядчика.

Второй поток — это разрешительная документация, которая, безусловно, должна быть связана с проектной. К определенному этапу строительства необходимо иметь на руках согласования от соответствующих ведомств. Ростехнадзор, Росприроднадзор, Росэкспертиза — это лишь некоторые из них. Если разрешения не получены вовремя, это будет означать перенос сроков, а значит, возникнут дополнительные издержки, не говоря уж о недовольстве заказчика и риске расторжения контракта.

Третий из рассматриваемых потоков задач касается взаимодействия с заказчиком. Что делать, если необходимого оборудования нет на складе или его доставка потребует дополнительного времени и расходов? Можно ли заменить отдельные материалы и технику на продукцию других производителей? Готов ли заказчик согласиться на более дорогие комплектующие «здесь и сейчас» или согласен ждать следующей поставки? Какая из сторон берет на себя получение той или иной разрешительной документации? Требуется ли дополнительная независимая экспертиза по тому или иному вопросу строительства? Таких вопросов даже в ходе «типового» проекта возникают десятки, и все они требуют обсуждения и согласования с заказчиком.

В отдельный поток можно выделить задачи, возникающие в тех случаях, когда к строительству привлекаются субподрядчики.

Как упорядочить работу над всеми этими задачами и документами? Если бы речь шла о классическом электронном документообороте — фактически никак. Каждый отдельный поток можно представить в виде цепочек входящих, исходящих и внутренних документов. Но увязать весь этот объем контента в рамках одной системы и добиться соблюдения сроков проекта и нормального взаимодействия всех служб — невозможно, во всяком случае, с помощью классического ЭДО. Либо контент — либо процесс, что-то одно.

Однако в современных СЭД существуют инструменты, позволяющие объединить сложные процессы и контент, связать документы и задачи с людьми, ответственными за их совместную обработку. Такие инструменты относятся к сфере адаптивного кейс-менеджмента. При использовании технологий ACM (Adaptive Case Management) подобный проект — строительство сложного объекта — объединяется в подобие локальной социальной сети, отделенной от контура делопроизводства, но использующей интерфейс СЭД. Эта сеть объединяет только необходимых для проекта сотрудников и только необходимые для проекта документы и задачи — ничего лишнего, но все важное под рукой. Дополнительно, но все в той же сети и в том же интерфейсе СЭД, пользователям доступны удобные средства планирования, согласования и контроля хода проекта. При необходимости внести в процесс изменения, а она возникает с учетом сложности и вариабельности задач, это делается либо основным владельцем кейса, либо ответственным квалифицированным сотрудником, отвечающим за определенный этап работ. В итоге кейс становится удобной средой, в которой комплексные коллективные задачи решаются наиболее оптимальным способом — на основе компетенций участников проекта, а не на основе директив и регламентов, применяемых в классическом документообороте.

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.