Главная Пресс - центр Статьи и интервьюКонтент и процессы: как оптимизировать работу над бизнес-задачами?

Контент и процессы: как оптимизировать работу над бизнес-задачами?

10.12.2015

Автор: Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании "ИнтерТраст" по развитию бизнеса
Источник: Современные технологии делопроизводства и документооборота, №12, 2015

Каким образом и какими способами можно оптимизировать расходы на работу с корпоративным контентом?

Руководитель отдела УДО, Ленинградская обл.

Сегодня речь идет не об оптимизации работы с контентом и соответствующих расходов, а скорее об оптимизации тех деловых процессов, в ходе которых этот контент создается и применяется. А это уже основная деятельность организации, это сфера бизнес-интересов либо шире — сфера управленческой эффективности, ведь мы говорим не только о коммерческих структурах. Поэтому давайте обозначим несколькими примерами круг деловых процессов, которые можно оптимизировать с помощью СЭД/ECM.

В этот круг, безусловно, входит закупочная деятельность, особенно если мы говорим о крупных организациях с большими объемами закупок. В таких организациях действуют сложные тендерные процедуры, объем порождаемых документов и прочего контента действительно огромный. Это и заявки различных подразделений, и сама документация по закупкам, включая договорную, и материалы для совместной работы — в ходе крупной закупки требуется взаимодействие множества подразделений и специалистов, от бухгалтера до топ-менеджера. Кроме того, в крупной организации, например, в банке или правительстве региона, вопросы приобретения товаров и услуг решаются коллегиально — на заседаниях соответствующих комиссий. А это снова документы: вопросы, материалы, резолюции, повестки, протоколы и так далее. Современная СЭД/ECM позволяет связать закупочный процесс и весь порождаемый при его выполнении контент. Это дает существенную оптимизацию по времени, а кроме того, делает процесс прозрачным и контролируемым. Оптимизация закупочных процессов — это прямой путь к экономии средств в нынешних условиях сокращающихся бюджетов. Эта проблематика сегодня актуальна как для государственных структур, так и для коммерческих организаций.

В примере с закупками упомянута договорная документация, однако работу с контрактными обязательствами можно рассматривать и как отдельный процесс. В некоторых отраслях договорная деятельность — жизненно важный процесс. Одна из таких отраслей — строительство. Договоры подряда и субподряда, заключение отношений с поставщиками материалов и услуг, разрешительная и согласовательная документация — это также немалый объем документов. От того, насколько оперативно идет работа с договорами, напрямую зависят сроки строительства, его непрерывность, а в итоге — способность компании генерировать прибыль с минимальными издержками. Это вопрос оборачиваемости капитала и конкурентоспособности. При этом для автоматизации договорной деятельности в составе СЭД/ЕСМ существуют специализированные модули.

Это лишь два примера деловых процессов, которые можно существенно оптимизировать с помощью СЭД/ECM. На самом деле таких процессов, где контент играет заметную роль, намного больше. Сюда можно добавить комплексную проектную деятельность, оказание сложных государственных услуг, выдачу корпоративных кредитов или банковских гарантий и многое другое. В этих сферах СЭД/ECM позволяет добиться существенного повышения эффективности и снижения расходов. Дополнительную ценность позволяют извлечь средства аналитики корпоративного контента — встроенные в СЭД/ECM или внешние.