Переход к безбумажному ЭДО: опыт, проблемы, перспективы

Автор: Андрей Колесов
Источник: PC Week/RE, №20 (897), 2015

Еще несколько лет назад стало понятно, что термин «электронный документооборот» (ЭДО) не очень точно отражает то, что реализуется на практике в российских компаниях и организациях. Выяснилось, что зачастую речь шла (и идет), скорее, об электронной поддержке традиционного бумажного документооборота: в самом простом случае — об управлении электронными карточками бумажных документов, в более сложном — о создании дополнительного контура их электронных копий. Однако подлинником здесь всегда является бумажный документ. Именно поэтому в данном обзоре мы решили использовать термин «безбумажный электронный документооборот» (БЭД), имея в виду вариант реализации «настоящего» ЭДО, когда подлинники документов представлены именно в электронном формате. При этом хотелось бы подчеркнуть, что отказ от бумажных документов — это не самоцель, а лишь средство повышения качества и эффективности работы.

Разговоры о переходе на БЭД идут довольно давно, на государственном уровне — активно с 2008 г. Но насколько динамичен и успешен этот процесс? В чем причины того, что сегодняшние результаты отличаются от тех, которые прогнозировались 7–10 лет назад? За ответами на эти вопросы мы обратились к экспертам — разработчикам средств СЭД/ECM и тем, кто занимается внедрением и эксплуатацией таких систем.

Какова актуальность перехода на БЭД

Данная тема становится все более актуальной для разного вида заказчиков — и коммерческих, и государственных организаций. Все уже буквально тонут в потоках бумаги — это физически становится проблемой, рабочие столы и шкафы многих сотрудников завалены рассматривающимися, согласуемыми, подписываемыми, хранимыми и «отчетными-для-налоговой» документами, управлять ими все тяжелее и тяжелее.

Заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов напоминает, что помимо организационных и технологических проблем есть еще нормативно-правовые требования, которые сегодня во многом по-прежнему ориентированы на использование бумажных оригиналов. В частности, до сих пор остаются нерешенными вопросы долгосрочного (и тем более вечного) хранения документов. Доля таких документов в общем их объеме вроде бы небольшая, но она, как якорь, сдерживает процесс отказа от бумажных оригиналов в целом.

Если же говорить о документах, используемых в качестве средства коммуникаций, то сегодня самым распространенным является механизм электронной почты. Казалось бы, тут организационно-правовых и технических проблем нет. Но на самом деле электронная почта реализует традиционный бумажный вариант взаимодействия, который в автоматизированной реализации приводит к созданию огромных массивов информации, которыми трудно управлять даже при использовании ИТ. То есть необходимы какие-то качественно иные коммуникационные архитектуры. А для их применения, подчеркивает эксперт, нужно пересмотреть наше понимание СЭД/ECM, позиционируя их в качестве систем, объединяющих людей, процессы и связанный с ними контент. Сегодня правильнее говорить не о безбумажном документообороте, а о безбумажном, но документированном взаимодействии людей в ходе рабочих процессов.

Традиционно под проблематикой СЭД у нас понимались вопросы автоматизации внутренних бизнес-процессов предприятия, причем в существенной степени в отношении организационно-распорядительных документов. Однако в последние годы быстро повышается актуальность проблематики межорганизационного обмена документами: между коммерческими компаниями, внутри органов государственного управления, а также при взаимодействии бизнеса и частных лиц с госструктурами. Все эти направления сейчас быстро развиваются именно с точки зрения перехода на межорганизационный ЭДО.

Еще в 2013–2014 гг. электронные методы взаимодействия с контрагентами начали использовать компании из высококонкурентных и технологичных отраслей, например торговые сети, дистрибьюторы, телеком-операторы и т. д. Это позволило им получить комплексный эффект: от ускорения возврата НДС и снижения налоговых рисков до оптимизации затрат и повышения оперативности взаимодействия с контрагентами. Под давлением компаний-поставщиков на БЭД начали переходить и их контрагенты. В 2015 г. процесс принял еще более массовый характер, чему способствовали развитие законодательства и появление ряда новых нормативных требований по сдаче налоговой отчетности. За последние годы количество пользователей, подключенных к сервисам ЭДО, увеличилось в разы.

Практика перехода к безбумажному электронному документообороту

Охваченных БЭД областей много — это и классические СЭД, и финансовый документооборот организации, и юридически значимый оборот финансовых документов. Несколько буксует юридически значимый организационно-распорядительный документооборот — слишком много тут правовых тонкостей, не наработана достаточная практика. Еще сильнее отстает электронное хранение и обработка документов с различными грифами доступа, поскольку предъявляются (в целом обоснованно) довольно жесткие требования к реализующим их системам.

Как правило, задача избавиться от бумаги не является самоцелью, цель — оптимизировать те или иные деловые процессы, ускорить и упростить их выполнение, подчеркивает Вадим Ипатов. По его оценкам, в большинстве организаций-заказчиков полностью реализован внутренний электронный документооборот, включая весь комплекс вспомогательных документов (поручения, резолюции, отчеты об исполнении...). Во многих органах власти из числа заказчиков его компании в значительной степени автоматизированы предоставление госуслуг и работа с обращениями граждан. Если обращение поступает по электронным каналам, то работа с ним полностью идет в электронном виде. В сфере организационно-распорядительных и нормативных документов «цифровизация» может достигать, условно говоря, 99,9%, но приказ, распоряжение или регламент хотя бы в единственном бумажном экземпляре все равно нужен — это продиктовано и традициями, и законодательными нормами. В работе с договорами ситуация схожая: весь процесс их подготовки и согласования проходит полностью в электронном виде, но два экземпляра, которые подписывают стороны, все еще «живут» в бумаге.

Важную роль в переходе на БЭД играют ИТ-отделы организаций именно как пользователи СЭД — они применяют эти средства для своих внутренних задач (обработка пользовательских заявок, управление проектами в части распределения задач и работ, согласований и пр.), при этом

Полная версия статьи