Вадим Ипатов: «Главное ожидание заказчиков в условиях кризиса связано с возможностью оптимизации управленческой деятельности».

 - Вадим, по вашим наблюдениям, какие ожидания сейчас связывают заказчики с внедрением СЭД, в том числе CompanyMedia?

 - Мы считаем, что главное ожидание новых заказчиков, особенно в условиях кризиса, связано с возможностью оптимизации своей управленческой деятельности. Наша система как раз сфокусирована на работе, в первую очередь, руководителей и бизнес-специалистов. Этим категориям работников CompanyMedia предоставляет инструменты для анализа и принятия управленческих решений, оценки эффективности персонала, повышения результативности основной деятельности организации.

Заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов

Наиболее востребованы крупные и корпоративные внедрения (последние, как правило, насчитывают более 10 тыс. пользователей) в органах государственного управления, банковской и финансовой сфере, топливно-энергетическом комплексе, телекоммуникационных компаниях. Вообще, наши заказчики - это любые организации, для которых документирование деятельности является жизненно необходимым, а в документообороте участвуют практически все сотрудники блока управления, включая специалистов по делопроизводству, руководителей подразделений и топ-менеджмент. К нам нередко обращаются в ситуации, когда существующие способы организации документооборота уже не справляются с обеспечением растущих деловых потребностей.

Отмечу, что все крупные организации в России и ближнем зарубежье, как правило, уже имеют корпоративную СЭД или несколько систем этого класса, которыми пользуются входящие в их состав предприятия. Перед крупными организациями сегодня может стоять задача замены устаревших систем или переход на единое корпоративное решение для управления контентом и задачами. Наш проектный опыт говорит о том, что наибольшие преимущества от внедрения CompanyMedia получают территориально-распределенные организации. Кроме того, для многих заказчиков становится актуальной проблема импортозамещения.

 - Импортозамещение - одна из самых обсуждаемых в ИТ-сообществе тем. Какие решения ваша компания предлагает заказчикам, заинтересованным в переходе на российское или свободное ПО?

 - Далеко не все заказчики готовы отказаться от привычных иностранных платформ, а если и планируют переход на СПО и российские системы, то ожидают, что этот процесс будет поэтапным. Мы заинтересованы в том, чтобы наши решения соответствовали ожиданиям различных категорий заказчиков, и эта стратегия отражена в продуктовом портфеле «ИнтерТраст».

Мы по-прежнему развиваем систему CompanyMedia 4 - это комплексное решение для управления контентом и задачами, созданное на базе платформы IBM Domino/Notes. На уровне прикладной логики CompanyMedia 4 - это наша собственная разработка. Система позволяет пользователям работать как в привычном Notes-клиенте, так и в web-интерфейсе, созданном компанией «ИнтерТраст» без применения проприетарных западных технологий. Мобильное рабочее место системы с широким набором возможностей также является российским программным продуктом. Однако на уровне хранения данных в «четверке» применяется платформа IBM Domino.

Программный продукт следующего поколения - система CompanyMedia 5 - является полностью российской разработкой на уровне бизнес-логики и пользовательских интерфейсов. При этом «пятерка» является кросс-платформенным решением, которое может эффективно работать в связке с любым хранилищем данных, будь то одна из российских СУБД на базе свободного программного обеспечения, «чистое» СПО либо проприетарная СУБД иностранного производства. Кросс-платформенность распространяется также на операционные системы и серверы приложений. Выбор инфраструктурных компонентов - отечественных и иностранных - сейчас довольно велик, и мы предоставляем этот выбор заказчику. Мотивы могут быть самыми разными. Некоторые организации заинтересованы в полном импортозамещении всех компонентов, другие заказчики рассчитывают сократить лицензионные расходы, частично или полностью перейдя на СПО. Наконец, есть и те, кто не планирует ничего менять в ближайшее время - этим заказчикам необходимо решение для управления документами, которое совместимо с существующей инфраструктурой. Если необходимость перехода на отечественные платформы или СПО возникнет в будущем, то такую миграцию можно будет осуществлять поэтапно и она не отразится на прикладных возможностях нашей системы. На сегодняшний день специалисты «ИнтерТраст» работают над несколькими масштабными проектами, в ходе которых осуществляется подобная замена инфраструктурных платформ.

 - Какие проекты для «ИнтерТраст» сегодня считаются крупными?

 - Для нас крупными считаются проекты от 1000 пользователей. Для крупных внедрений характерен комплексный подход к построению системы электронного документооборота и управления контентом с учетом всех его сторон и специфики конкретной организации, включая такие факторы, как:

• Функциональность,
• География контента (локальные офисы / ЦОД / территориальная распределенность),
• Состав участников документооборота, функциональные роли,
• Удаленные и мобильные пользователи,
• Модели управления (директивное, процессное, проектное),
• Коммуникации (вертикальные / горизонтальные / локальные / сквозные (между филиалами, дочерними предприятиями, аффилированными обществами, производственными площадками),
• Требования к масштабируемости,
• Системные требования (и ИТ предпочтения),
• Юридическая значимость,
• Требования к интеграции,
• Модель эксплуатации (on-premise/облачная).

 - Расскажите, пожалуйста, о проектах, которые сейчас ведет «ИнтерТраст».

 - Развитие внедренных нами систем - это перманентная наша задача. В прошедшем году нами выполнено или находится в стадии завершения около 200 проектов для 45 организаций. Это проекты, связанные с обновлением версии системы, доработками и функциональным развитием, масштабированием. 31 % проектов выполнено для организаций госсектора, 22 % - для банковского и финансового сектора, 20 % для нефтегазовой отрасли и энергетики, по 4 % - для авиации, промышленности и телекома.

В качестве примера интересного проекта хотелось бы выделить относительно некрупный проект, выполненный для крупной финансовой организации - банка ВТБ. В этом проекте был осуществлен переход к электронному документообороту в области закупок, что позволило не только оптимизировать весь бизнес-процесс, но и измерять прямую экономию на закупках. Сначала была достигнута сквозная автоматизация всех этапов закупочной деятельности, включая сбор и согласование заявок внутри банка, формирование и публикацию пакетов закупочной документации, осуществление процедуры закупок, выбор контрагентов и подготовку проектов договоров с поставщиками. Это само по себе экономило время всех категорий пользователей - инициаторов закупки, экспертов исполняющих подразделений, специалистов финансового и юридического департаментов, бухгалтерии, службы безопасности и других подразделений, участвующих в закупочной деятельности.

В состав внедренного в ВТБ решения входит специализированный модуль, с помощью которого автоматизирована работа комиссии по закупкам - коллегиального органа банка, ответственного за обеспечение закупочной деятельности. На заседаниях этого коллегиального органа, объединяющего руководителей банка, еженедельно рассматриваются от 20 до 100 вопросов, связанных с закупочной деятельностью. Специализированный модуль служит для автоматизации подготовки и проведения заседаний комиссии, а также для контроля исполнения решений. Участникам комиссии обеспечена возможность дистанционного участия в ее работе с применением планшетных устройств. Благодаря внедренному модулю удалось сократить среднее время проведения заседания более чем на 50 % - с 4 часов до 1,5-2 часов. Кроме того началось накопление исторических данных, появилась возможность анализировать эффективность закупок в разрезе финансовых показателей.

Большое количество «апгрейдных» проектов, составляющих более половины всех проектов развития этого года, связано с массовым переходом наших заказчиков на четвертую и пятую версии CompanyMedia.

 - Что же привлекает заказчиков в обновленной CompanyMedia?

 - Актуальные версии CompanyMedia  предлагают новые подходы к электронному взаимодействию людей в ходе рабочих процессов, управлению корпоративным контентом, являющимся центральной компонентой многих деловых операций наших заказчиков. Контент используется и управляется таким образом, чтобы непосредственно способствовать достижению деловых результатов. Фокус СЭД/ЕСМ смещается от функций регистрации и учета к прямому участию в создании бизнес-ценностей.

К числу новых возможностей, нацеленных на достижение значимых деловых результатов, относится концепция кейс-менеджмента - универсального инструмента, основанного на применении проектного подхода к выполнению различных документоемких и/или многозадачных дел, в том числе заранее не предопределенных и слабоструктурированных.

Многих заказчики отмечают, что в первую очередь обратили внимание на рабочее место системы - дружественный, эргономичный и эстетичный web-интерфейс, интегрирующий в себе всю необходимую информацию для решения повседневных деловых задач. Возможность  гибкой персональной настройки позволяет создавать рабочее пространство, максимально отвечающее запросам пользователя - изменять можно набор доступных полей, вкладок и столбцов, цветовую схему и т.д.

Настраиваемыми в системе является не только интерфейс, но и бизнес-решения. Речь идет о реализации новой функциональности с помощью настраиваемых реквизитов, бизнес-правил и обработки событий. Применение этих инструментов не требует программирования, и доработанная с их помощью система остается типовой. Заказчики в этом заинтересованы, поскольку техническая поддержка и развитие типового решения обходятся дешевле.

Для многих заказчиков важным фактором является новая функциональность наших мобильных решений. В частности, мобильное приложение CompanyMedia успешно применяется как один из элементов автоматизации заседаний. Управленцам высокого уровня удобны такие функции, как удаленное рассмотрение повестки и материалов, а также голосование с применением планшетов - топ-менеджеры далеко не всегда могут лично присутствовать на заседании.

И как уже говорилось, у некоторых заказчиков есть потребность миграции на кросс-платформенную импортонезависимую архитектуру системы. Мы предоставляем клиентам такую возможность.

 - Дайте, пожалуйста, оценку минувшему году - что изменилось на ЕСМ-рынке России и в вашей компании?

 - Внутренние задачи ЕСМ/СЭД претерпевают изменения: нужно поддерживать распределенную, иногда в мировых глобальных масштабах, структуру компании, мобильную работу сотрудников с возможностью централизованного и в автоматическом режиме управления клиентскими устройствами (включая удаленную установку и обновление приложений, защиту контента). Вызывает все больший интерес межорганизационное электронное взаимодействие в рамках сквозных деловых процессов как в границах холдинговой структуры, так и между независимыми организациями.

Востребованной является возможность простой и быстрой разработки новых прикладных решений, способных удовлетворять новые текущие и будущие потребности. Это позволяет постоянно расширять границы применения эксплуатируемой ЕСМ/СЭД. При этом все чаще обнаруживаются новые потребительские ниши внутри организации, вовлекаются новые целевые аудитории.

Сегодня мы наблюдаем также смену требований к процессу автоматизации со стороны управленческого персонала. В последнее время остро востребовано развитие корпоративной коммуникационной среды, в которой руководящий состав сможет с минимальными временными затратами на изучение вопроса рассмотреть документ, оценить обстановку, сопоставить факты, оставить замечание, запросить комментарий или переадресовать поручение. И при этом нужно получить в режиме реального времени информацию (как детального характера, так и в сжатом формате) в виде цифр, различных индикаторов с наглядными диаграммами. Такое изменение информационных задач требует использования относительно новых для СЭД технологических средств, и сейчас можно наблюдать рост спроса на аналитические инструменты и панели управления.

 - Какие ожидания вы связываете с наступившим 2016 годом?

 - Интерес к ЕСМ системам не ослабевает, и мы связываем свои перспективы и ожидания с получением новых положительных откликов на ряд возможностей нашей системы. Прежде всего, таких, как концепция работы с информацией на принципах адаптивного кейс-менеджмента (ACM, Adaptive Case Management). ACM предполагает распределение ответственности за результат работы по нескольким исполнителям без жестко структурированного маршрута исполнения. Такой подход, с одной стороны, позволяет систематизировать и переосмыслить назначение традиционных функций СЭД. С другой – задает тренд в развитии систем с учетом нового уровня гибкости и глубины поддержки оперативной деятельности менеджеров и чиновников большинства уровней управления.

Второе, на что мы делаем ставку - это гибкость пользовательских интерфейсов, возможность их гибкой настройки. Современный пользователь привык к простым и понятным инструментам взаимодействия, которыми он ежедневно пользуется в социальных сетях. Именно в этом направлении максимального упрощения сейчас развиваются интерфейсы СЭД/ECM - необходимо обеспечить работу пользователя в системе в удобной для него среде, рассчитывая на минимальный уровень специальных знаний.

Мы надеемся, что окажутся привлекательными защита информации и обеспечение юридической значимости - это становится насущной необходимостью, мобильные и облачные решения, а также «социальный» подход - расширение возможностей горизонтального взаимодействия в ходе деловых процессов, оптимизации коллективной деятельности.

 - Большое спасибо!

Оригинал статьи