СЭД размера XXL. Мнения участников рынка об особенностях проектов и решений СЭД/ECM для крупного бизнеса

Граница между крупными и средними компаниями зачастую очень условна: например, крупный горно-обогатительный комбинат или торговая сеть могут оказаться небольшим заказчиком с точки зрения системы документооборота, заказав, скажем, СЭД на 10 рабочих мест. В данном обзоре речь пойдет компаниях, критерием величины которых будет количество автоматизированных рабочих мест от 1 тыс. и больше. О таких заказчиках и особенностях СЭД для них ECM.ICT-Online.ru беседует с представителями компаний ЭОС, «Логика бизнеса», «ИнтерТраст», «ДоксВижн», КРОК, FTS Russia, WSS-Consulting, Cognitive Technologies, HAULMONT, Syntellect, «1С-КПД» и Softline.

Система CompanyMedia изначально разрабатывалась как система корпоративного класса, которая ориентируется на потребности крупной организации, и крупная компания - это основная целевая аудитория «ИнтерТраст», доля крупных компаний среди клиентов которой составляет 54 %, при этом они формируют 76 % выручки.

Особенности СЭД/ECM-проектов у крупных заказчиков

Внедряя СЭД, крупные компании в первую очередь решают задачу организации документационного обеспечения управления. СЭД корпоративного класса формирует в распределенной структуре организации единое информационное пространство, в котором осуществляется электронное документированное взаимодействие всех сотрудников, подразделений и филиалов. В организации обеспечивается режим сквозного документооборота и сквозных деловых процессов между всеми структурными элементами. Документооборот превращается из специализированной системы делопроизводителей в сервис документирования всей деловой активности в организации. Об этом рассказывает заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов. По его словам, в крупной компании в работу в системе документооборота вовлечено большое количество сотрудников от высшего руководства до рядового исполнителя. Для организации эффективного взаимодействия сотрудников СЭД предоставляет  возможности совместной работы с контентом:  настраиваемые механизмы согласования, возможность обсуждения задач и документов непосредственно в интерфейсе СЭД/ECM, мобильные решения для разных групп пользователей. По мере того, как сервисами документооборота начинают пользоваться  все больше сотрудников, в компании появляется желание реализации частных решений для отдельных подразделений и служб. Современная корпоративная СЭД должна располагать инструментами для быстрой разработки решений.

«ИнтерТраст»: мультиплатформенная СЭД CompanyMedia

Cистема CompanyMedia компании «ИнтерТраст» может предложить крупной компании весь спектр необходимой функциональности в классе решений по информационному обеспечению управления и обеспечению режима сквозного документооборота и сквозных деловых процессов, предусматривающих совместную работу субъектов компании. Прежде всего, это классическое делопроизводство - работа с входящими, исходящими, внутренними и организационно-распорядительными документами, автоматизация обращений граждан.

Часто корпоративного заказчика интересуют прикладные сервисы, которые обеспечивают повышение скорости информационного обмена, доставки управленческих решений. Востребованы инструменты горизонтального взаимодействия и эффективные механизмы совместной работы. Такими прикладными решениями могут быть, например автоматизация договорной деятельности, управление закупками - объем согласований здесь огромен. Проведение заседаний, работа коллегиальных органов - это документоемкие процессы с большим числом участников, поэтому здесь сервисы СЭД для управления контентом и совместной работы приходятся как нельзя кстати.

Еще несколько лет назад мобильные приложения СЭД/ECM были чем-то особенным, а сегодня это уже обязательный элемент СЭД. Мобильная работа с документами - это прежде всего потребность менеджмента высшего и среднего уровней, поскольку именно эта категория пользователей часто работает без «привязки» к офису. Но возможности удаленной работы сегодня становятся востребованными и рядовыми сотрудниками. И сегодня по функциональности мобильные решения практически ничем не уступают «стационарным» клиентам.

Корпоративные заказчики всегда заинтересованы в поиске наиболее гибких инструментов для автоматизации бизнес-процессов, и одним из них является адаптивный кейс-менеджмент (ACM, adaptive case management). Сфера применения ACM довольно широка и охватывает множество процессов, ключевым свойством которых можно считать изменчивость и наличие часто встречающихся исключений, которые трудно или дорого обрабатывать с помощью традиционных инструментов BPM/workflow.

Также большой интерес вызывает направление анализа тех данных, которые содержатся в СЭД/ECM. В качестве средств анализа могут использоваться и стандартные модули формирования отчетов, встроенные в СЭД, и внешние инструменты BI. В большинстве крупных организаций аналитические системы уже существуют, и задача зачастую переходит в класс интеграционных - необходимо связать BI-решение с данными СЭД.

Со стороны госорганов на фоне известных политических событий появился запрос на решения СЭД, которые обеспечивали бы импортозамещение существующих зарубежных платформ. По сути, необходима мультиплатформенная СЭД, которая не зависит от применяемого базового ПО и обеспечивает заказчикам возможность выбрать ту ИТ-инфраструктуру, которая соответствует требованиям в области импортозамещения. Такой системой является CompanyMedia 5.

Оптимальные решения СЭД/ЕСМ для крупных заказчиков

Компания «ИнтерТраст» 10 лет назад ввела в Ямало-Ненецком автономном округе в промышленную эксплуатацию региональную межведомственную систему электронного документооборота. Сегодня РМСЭД (CompanyMedia) охватывает все органы исполнительной власти ЯНАО, в системе ежедневно работают более 4 тыс. пользователей, а ежегодный объем обрабатываемых документов достиг 7 млн.

На данный момент в системе работают все органы исполнительной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, в том числе представительства округа за его пределами (гг. Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Тюмень, Курган). Система активно используется и в других структурах округа: в Законодательном Собрании, Счетной палате, Избирательной комиссии автономного округа. Также к системе подключен аппарат Главного федерального инспектора.

Завершив в своё время полный охват государственных органов, «ИнтерТраст» начала подключение бюджетных организаций. Сейчас все лечебно-профилактические учреждения и большинство государственных учреждений иной направленности реализуют общее документационное обеспечение с использованием системы. Аналогично в городах и районах автономного округа к СЭД подключены все органы местного самоуправления и значительное количество муниципальных учреждений. В некоторых муниципалитетах подключены даже школы и детские сады.

Первоочередная задача сейчас - это включение поселковых муниципальных образований в общий контур электронного документооборота. Речь идет о селах и поселках на территории автономного округа, до которых иногда физически невозможно добраться.

Система CompanyMedia получила высокую оценку руководства Ямало-Ненецкого автономного округа. Компания «ИнтерТраст» была награждена грамотой за значительный вклад в повышение эффективности государственного управления Ямало-Ненецкого автономного округа.

Полная версия статьи.