СЭД нужна новая дорожная карта

Автор: Станислав Макаров
Источник: PC Week/RE, №12-14 (911-913), 2016

Сегодня уже никто не сомневается в необходимости применения СЭД/ECM-систем на предприятиях, в организациях и органах власти, а на российском рынке представлено достаточное количество решений отечественных и зарубежных поставщиков. Более того, пользователи, как правило, уже имеют опыт работы с разными системами и вполне профессионально могут оценить их функциональность и удобство в работе. То есть налицо все признаки зрелого рынка. 

Однако очевидно, что безбумажный документооборот пока остается лишь перспективой, а управленческие процессы продолжают идти в привычном бюрократическом русле, съедая потенциал эффективности, который несет в себе информатизация. На изменение сознания и привычек людей нужно, безусловно, больше времени, чем на разработку программ, поэтому задачу автоматизации документооборота еще рано считать выполненной. Вместе с тем ясно, что на фоне происходящих в ИТ глобальных перемен, СЭД/ECM-системам предстоит найти новое место в ИТ-инфраструктуре предприятий, и для этого нам понадобится новая дорожная карта — ведь нельзя бесконечно тиражировать решения, разработанные полтора десятка лет назад.

С вопросами о том, каким путем пойдет развитие рынка СЭД, мы обратились к экспертам.

Новые драйверы рынка СЭД

Сегодня СЭД есть во многих организациях, поэтому экстенсивный рост за счет привлечения новых клиентов сбавил обороты. По своим функциональным характеристикам все продукты примерно сравнялись. Что же позволит рынку расти дальше?

«СЭД должна стать интерфейсом к бизнес-процессам, а не отдельно стоящей системой документирования. Это основной вектор развития на ближайшую перспективу, — заявляет Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании „ИнтерТраст“ по развитию бизнеса. — Системы электронного документооборота могут стать своего рода суперклеем, позволяющим объединить людей, процессы и связанный с ними контент в удобную рабочую среду. Во многих крупных организациях, таких как многофилиальные банки или промышленные группы, СЭД уже являются общекорпоративными решениями. С нашими системами работают не только делопроизводители, но и непосредственные участники основных бизнес-процессов: управленцы всех уровней и предметные специалисты — от бухгалтеров и сотрудников финансовых отделов до специалистов по маркетингу и продажам», — заключает эксперт. Поэтому компания «ИнтерТраст» видит будущее СЭД в возможностях быстрого и простого создания прикладных бизнес-решений, использующих сервисы работы с документами в фоновом режиме. При этом деловые активности процессного типа получают приложения, разрабатываемые с помощью встроенного в СЭД инструментария BPM, а для задач проектного характера могут использоваться механизмы адаптивного кейс-менеджмента (ACM).

Тем не менее с точки зрения технологий можно уверенно сказать, что ECM давно вышли на плато продуктивности и стали рабочей лошадкой во многих компаниях. Но если рассматривать ситуацию с точки зрения модели зрелости ECM, состоящей из пяти уровней, то окажется, что за границы второго уровня — командной работы — пока вышло мало компаний. Чтобы двигаться дальше и добиваться роста эффективности работы с документами, переходить от индивидуального использования сотрудником до накопления баз знаний и получения инноваций, нужно преодолевать недоверие пользователей и учить их хранить информацию не в своей папке на рабочем столе, а в единой системе, выстраивать сквозные процессы обмена данными, интегрироваться с другими программами.

Как лучше выстроить отношения СЭД и ERP

Если мы говорим об автоматизации крупных предприятий, то здесь ERP и ECM/СЭД всегда идут рука об руку. И, разумеется, всегда возникает вопрос об их интеграции и о рациональном разделении обязанностей. Поскольку обе платформы обладают богатой функциональностью, позволяющей решать и смежные задачи, а вендоры склонны тянуть одеяло на себя, то достижение баланса в отношениях СЭД и ERP не выглядит тривиальным.

 «Каждая система должна заниматься тем, что она лучше всего умеет, — дополняет Вадим Ипатов. — Для эффективного взаимодействия ERP и ECM необходимо исключить дублирование функций». При этом критерием организации оптимального взаимодействия является отсутствие информационных разрывов в ходе процесса.

Что могут рассказать данные, накопленные в СЭД

Обычно, говоря об аналитике по данным СЭД, мы подразумеваем извлечение смысла из больших массивов текстовой информации. Это несомненно интересно, однако в этот раз мы попросили экспертов ответить, чем могут быть полезны собственно учетные данные, которые образуются в СЭД в процессе документооборота.

«Предметом анализа в данном случае являются не документы, а их атрибуты: количественные, стоимостные, временные, сезонно-географические и другие показатели, а также события жизненного цикла, регистрируемые в СЭД», — поясняет Вадим Ипатов. Типичным примером является анализ исполнительской дисциплины. Привычные инструменты для решения этой задачи, как правило, предлагаются в базовом функционале СЭД — в виде средств построения отчетов. Однако применение встроенного или внешнего BI-инструментария позволяет вместо «плоского» отчета получить качественную аналитику по различным показателям, дополненную наглядным графическим представлением данных. Более интересный пример из нашей практики, продолжает г-н Ипатов, ‒ это мониторинг данных о процессе закупок в крупных компаниях с большой долей государственного участия. Закупочная деятельность автоматизируется с помощью специализированного модуля СЭД, а анализ может касаться различных показателей, в том числе экономии средств. Анализ характеристик закупочной деятельности возможен в различных разрезах: по ответственным за закупки экспертам, формам проведения и способам закупок.

Технологии, которых сейчас нет в большинстве СЭД и которые следовало бы добавить

ECM — это зонтичный термин, наполнение которого с течением времени неоднократно менялось. Так, по данным Gartner за 2015 год, ECM состоит на 20% из управления документами (document management), на 5% из управления веб-содержимым (web content management), на 10% из управления записями (records management), на 15% из обработки изображений (image processing), на 15% из социального контента (social content) и на 20% из потоков работ, связанных с контентом (content workflow). Оставшиеся 15% приходится на различные компоненты расширения (extended components). Все самое интересное как раз и попадает в раздел расширений — сюда относится мобильность, управление цифровыми активами, поиск, аналитика и различные средства интеграции с ERP, CRM, порталами и т. д.

Мы предложили экспертам назвать по три технологии, которые могли бы расширить функциональность нынешних систем, и вот что они ответили.

Вадим Ипатов:

• Аналитика реального времени, отражающая актуальное состояние деловых активностей, вопросов и документов. Не отчеты, которые есть во всех СЭД, а полноценный BI с возможностью на лету выгружать данные и получать визуализированные представления в виде диаграмм и дэшбордов непосредственно в интерфейсе СЭД.
• Принципиально новые инструменты для быстрой разработки прикладных решений. Сейчас реализация новой функциональности или внесение изменений в систему требуют написания нового кода. Но будущее за высокоуровневыми платформами, позволяющими создавать приложения на базе готовых сервисов, инструментов xml-конфигурирования и визуального моделирования.
• Комплекс инструментов для организации эффективного взаимодействия людей в ходе сквозных деловых процессов. Контент, производимый в СЭД должен использоваться таким образом, чтобы непосредственно способствовать достижению результатов.

Как ни удивительно, ответы экспертов оказались разными. Отсюда можно сделать один очень важный и обнадеживающий вывод — у систем СЭД/ECM имеется очень широкий потенциал развития и каждый вендор или интегратор готов идти своим путем, что будет способствовать большему разнообразию продуктов и решений, которые смогут покрыть практически все потребности заказчиков в управлении документами и задачами.

 Полная версия статьи